Wachstum und Optimierung
Wie lange sollte die Bearbeitung einer Spesenabrechnung dauern?
Was denken Sie – wie lange dauert die Bearbeitung einer Spesenabrechnung im Durchschnitt? Es wird Sie vielleicht überraschen, aber Unternehmen brauchen tatsächlich durchschnittlich etwa neun Tage, um eine Spesenabrechnung für Mitarbeitende zu bearbeiten. Bei vielen dauert es sogar noch länger, bis zu mehreren Wochen. Was läuft also schief, und gibt es eine Möglichkeit, das Problem zu lösen?
Eine Verzögerung mit Folgen
Langsame Spesenabrechnungen können eine Belastung für alle Beteiligten sein. Die Mitarbeitenden, die ihre Ausgaben tätigen, leiden sicherlich darunter, aber auch die Finanzteams müssen sich scheinbar durch einen Wust an Herausforderungen kämpfen, um ihre Arbeit zu erledigen. Das führt zu Frustration, Zeitverschwendung und zusätzlichen Kosten für das Unternehmen. Die schleppenden Abrechnungen sind auch kein seltenes Phänomen – Daten von Vanson Bourne zeigen, dass 89 % der Finanzabteilungen Probleme mit ihren Ausgabenprozessen haben. Werfen wir einmal einen Blick auf die vier großen Hindernisse für eine schnelle Spesenabwicklung und Reisekostenrückerstattung. (Keine Sorge, es gibt einen Weg, jedes dieser Hindernisse zu überwinden).
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Hindernis Nr. 1: Mühsame Einreichung
Oft verzögert sich die Einreichung von Anträgen, weil sie für die Mitarbeitenden kompliziert und umständlich ist. Es kann sogar sein, dass sie den Papierkram nach Feierabend einreichen müssen, weil sie sonst dafür zu beschäftigt sind – was natürlich ärgerlich ist.
Schulungen können helfen – aber moderne Unternehmen machen es ihren Mitarbeitenden leicht, instinktiv das Richtige zu tun. Die Automatisierung spielt dabei eine wichtige Rolle. Denn heute ist es kein Problem mehr, dass Mitarbeitende einfach Fotos von Quittungen machen und sie einreichen, wo immer sie sind. Das geht fast so schnell wie das Hochladen eines Fotos auf Instagram.
Hindernis Nr. 2: Verzögerungen bei der Bewilligung
Seien wir ehrlich: Die meisten Menschen sind nicht wegen des Nervenkitzels bei der Bewilligung von Ausgaben ins Management gekommen. Das gehört einfach zum Job dazu. Aber Genehmigungen können sich verzögern, wenn Managerinnen und Manager nicht im Büro sind. Sie können auch ins Stocken geraten, wenn Verantwortliche nicht wissen, was erlaubt ist und was nicht. Doch lässt sich das leicht beheben?
Klare Antwort: ja. Heutzutage können Unternehmen ihren Verantwortlichen eine mobile App zur Verfügung stellen, mit der sie unterwegs Genehmigungen erteilen und Reiserichtlinien einfach und schnell überprüfen können.
Hindernis Nr. 3: Chaos bei manuellen Arbeitsschritten
Oft gibt es irgendwo in der Mitte des Ausgabenprozesses ein schwarzes Loch, in dem Stunden oder sogar Tage auf mysteriöse Weise verschwinden. Dabei gibt es nicht den einen Grund für diese Verzögerung. Vielmehr handelt es sich um eine Schlangengrube manueller Prozesse, die Ihre besten Mitarbeitenden bindet, und Sie können nicht immer erkennen, wo sie lauert. Denken Sie nur an mühsame Tabellenkalkulationen, das erneute Eingeben von Daten, das Einholen von Genehmigungen und die Beseitigung von komplizierten Fehlern.
Auch hier kann die Automatisierung helfen, diese Probleme zu lösen. Cloud-basierte Tools liefern systemkonforme Informationen von Mitarbeitenden und Verantwortlichen – und das sofort.
Hindernis Nr. 4: Erstattungsrückstände
Man könnte meinen, dass die Auszahlung der einfachste Teil wäre, aber das stimmt nicht. Wie bereits erwähnt, dauert die Bearbeitung von Ausgaben im Durchschnitt neun Tage, von Anfang bis Ende. Bei manchen Unternehmen kann es aber auch viel länger dauern. Und sogar die Zahlungsphase selbst kann eine unwillkommene Verzögerung bedeuten.
In der Regel richten Unternehmen ihre Mitarbeitenden wie Lieferanten ein, erstatten ihnen die Kosten über die Gehaltsabrechnung oder bearbeiten sie manuell über ihr Konto. Doch all dies kann zusätzlichen Verwaltungsaufwand und Verzögerungen verursachen.
Lösungen der nächsten Generation können hier Abhilfe schaffen, indem sie zuvor genehmigte Zahlungen automatisch direkt auf die Bankkonten der Mitarbeitenden leiten. Und schon ist die Erstattung abgeschlossen.
Wie viel Zeit bei der Spesenabrechnung können Sie sparen?
Durch Automatisierung können Sie Ihren Ausgabenprozess um einige Tage verkürzen, was nicht nur Ihrem Finanzteam, sondern auch Ihren Mitarbeitenden und Verantwortlichen zugutekommt. Stellen Sie sich vor, was Sie mit dieser Zeit sonst noch alles machen könnten. Außerdem sorgen Sie für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und erhalten einen Echtzeit-Überblick über Ihre Spesenverpflichtungen, was Ihrem Unternehmen wertvolle Einblicke verschafft.