Nachhaltige Geschäftsreisen: Umstieg auf die Bahn

Die Auswahl des passenden Verkehrsmittels ist für Travel Manager heute ein echter Balanceakt. Einerseits sollen Reisende komfortabel und pünktlich an ihr Ziel gelangen, andererseits rücken Kostenkontrolle und ambitionierte Nachhaltigkeitsziele (ESG) immer stärker in den Fokus.

Die Bahn gewinnt als umweltfreundliche Alternative zum Flugzeug massiv an Bedeutung. Zentrale Bahnhöfe ersparen lange Transfers, und Zugreisen ermöglichen produktives Arbeiten mit dem Laptop. Dennoch zeigt eine Marktstudie von SAP Concur: Lediglich 7 Prozent der deutschen Travel Manager sehen bei der flächendeckenden Umsetzung von Bahnreisen in ihren Unternehmen keine Hürden. Wie also gelingt der sogenannte Modal Shift – der erfolgreiche Umstieg von der Luft auf die Schiene?

1. Warum der Modal Shift oft noch stockt

In der Praxis scheitert die Nutzung der Bahn häufig an strukturellen und technischen Barrieren. Die größte Herausforderung stellt laut Studiendaten die eingeschränkte internationale Zusammenarbeit zwischen den Bahngesellschaften dar (36 %). Das führt zu komplizierter Reiseplanung und erschwerten Ticketbuchungen über Ländergrenzen hinweg.

Die Folge: Die Bahn ist vor allem ein inländisches Phänomen. Laut der VDR-Geschäftsreiseanalyse nutzt fast jedes dritte Unternehmen (29 %) für mehr als die Hälfte der innerdeutschen Geschäftsreisen die Bahn. Bei Inlandsflügen sind es lediglich 4 %. Sobald es jedoch ins europäische Ausland geht, bleibt das Flugzeug führend. Fragmentierte Inhalte, länderspezifische Reiserichtlinien und eine eingeschränkte Integration der Bahn in bestehende Buchungstools (OBT) machen es Travel Managern schwer, durchgehende Prozesse zu etablieren.

Die häufigsten Hürden im Überblick:

• Fehlende Schnittstellen (API-Standards) in Europa
• Begrenzte Umbuchungs- und Stornierungsmöglichkeiten
• Fehlende Standards bei der CO₂-Berechnung

2. Smarte Buchung: Bahnreisen europaweit vereinfachen

Um diese Hürden abzubauen, ist ein übergreifendes, digitales System entscheidend. Mitarbeiter erwarten bei der Reiseplanung im B2B-Umfeld dieselbe intuitive Nutzererfahrung, die sie von privaten Verbraucherplattformen kennen.

Hier setzt Concur Travel an: Durch die Partnerschaft mit Trainline wurden die technischen Voraussetzungen geschaffen, um grenzüberschreitende Bahnbuchungen radikal zu vereinfachen. Die Integration bündelt die Angebote verschiedener europäischer Bahnanbieter in einer zentralen Lösung. Über die sogenannte „Journey-Stitching“-Funktion lassen sich sogar Fahrten mit verschiedenen Bahnanbietern in einer einzigen Transaktion buchen und nahtlos einer Reise hinzufügen.

Mit dem Startschuss für das neue Concur Travel für Bahnreisende wird das Angebot an europäischen Anbietern – von SBB über Eurostar und SNCF bis hin zur ÖBB – kontinuierlich erweitert. So wird die nachhaltige Option für Geschäftsreisende europaweit zugänglich.

3. Green Nudging & mobile Begleiter für Reisende

Buchungstechnik allein reicht oft nicht aus, um Gewohnheiten zu ändern. Unternehmen müssen klimafreundliches Verhalten aktiv anstoßen. Ein effektives Mittel dafür ist Green Nudging: In modernen Travel-Management-Systemen werden bei Flugsuchen automatisch alternative Bahnverbindungen vorgeschlagen. Reisende können so Reisezeit, Komfort und vor allem die CO₂-Bilanz direkt miteinander vergleichen und eine bewusste Entscheidung treffen.

Zusätzlich lassen sich Anreize über ein flexibles Mobilitätsbudget schaffen, das Mitarbeiter für umweltfreundliche Verkehrsmittel belohnt.

Entscheidend für die Akzeptanz der Reisenden ist zudem die Begleitung unterwegs. Mit der SAP Concur Mobile App haben Mitarbeiter ihre digitalen Tickets, Reisepläne und Echtzeit-Updates stets griffbereit auf dem Smartphone. Sollte es zu Verspätungen kommen oder ein Beleg aus dem Bordrestaurant anfallen, kann dieser sofort mobil erfasst und der Spesenabrechnung hinzugefügt werden.

Fazit: Nachhaltigkeit als neuen Standard etablieren

Der Wechsel vom Flugzeug auf die Schiene gelingt dann, wenn Travel Manager ihren Teams intuitive, grenzüberschreitende Buchungstools zur Verfügung stellen, die sich nahtlos in die internen Reiserichtlinien einfügen. Wer Hürden bei der Buchung abbaut und transparente Vergleiche ermöglicht, macht die Bahn zur ersten Wahl auf der Kurz- und Mittelstrecke.

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