Wie KI das Risikomanagement bei Geschäftsreisen verändert

Künstliche Intelligenz ist im Geschäftsreisemanagement längst kein bloßes Zukunftsszenario mehr, sondern treibt die Effizienz spürbar voran. So lässt sich der Zeitaufwand für die Buchung von Reisen und die Einreichung von Reisekostenabrechnungen durch intelligente Automatisierung um 53 % reduzieren – wie IDC-Erhebungen bei SAP-Concur-Kunden zeigen. Doch während die Vorteile auf der Hand liegen, bringt der technologische Wandel auch neue, komplexe Herausforderungen mit sich: Aktuellen Studien zufolge gehen 32 % der Reisenden und 51 % der Reisemanager davon aus, dass Kollegen KI für die Manipulation von Spesenabrechnungen nutzen könnten.

Umso wichtiger ist es, die eigene Risikomanagementstrategie proaktiv an die neuen Gegebenheiten anzupassen. Wie Sie diese Maßnahmen in ein allgemeines, methodisches Framework einbetten, zeigt auch unser Beitrag zu den fünf Risikomanagement-Strategien für Reisemanager.

Chancen und Risiken im Travel Management

Bei jeder neuen Technologie kann es Anlaufschwierigkeiten geben – und das ist bei KI nicht anders. Unternehmen, die KI-gestützte Reisemanagementsysteme nutzen möchten, müssen sich mit den neuen Tools auseinandersetzen und dabei Chancen und Risiken genau abwägen. Dafür müssen Führungskräfte das entsprechende Wissen, die nötige Sorgfalt und einen strategischen Ansatz mitbringen.

Erfahren Sie, wie Sie die Vor- und Nachteile von KI bei Reisebuchungen und im Geschäftsreisemanagement gegeneinander abwägen, und klären Sie:

• welche Vorteile KI-gestützte Reisemanagementsysteme bieten, darunter Compliance, Ausgabentransparenz, Erfüllung der Fürsorgepflicht sowie schnellere Buchungen und Reisekostenabrechnungen.
• welche Auswirkungen KI-gestützte Buchungen auf das Risikomanagement im Reisebereich haben können – z. B. aufgrund von Betrug und Falschinformationen.
• warum Unternehmen Aufklärung betreiben und einen ethischen Ansatz verfolgen müssen, um Vertrauen zu gewinnen, die Akzeptanz zu steigern und den größtmöglichen ROI aus KI-Initiativen zu ziehen.

Vorteile von KI im Reisemanagement

Zu den Vorteilen von KI-gestützten Reisemanagementsystemen und KI-gesteuerten Reisebuchungen zählen eine höhere Effizienz, Transparenz bei den Ausgaben, bessere Einblicke, Unterstützung bei der Fürsorgepflicht sowie eine verbesserte Employee Experience. Nahezu alle befragten Reisemanager (99 %) und 7 von 8 Geschäftsreisenden (88 %) gaben im Global Business Travel Research Report an, dass sie den Einsatz von KI bei der Buchung und Umbuchung von Geschäftsreisen sowie bei der Reisekostenabrechnung begrüßen.

Hier sind einige konkrete Beispiele dafür, welche Vorteile integrierte KI-gestützte Reisemanagementsysteme bieten:

• Mitarbeitende erhalten schnelle, genaue, konforme und individuell auf ihre Präferenzen und ihr Reiseverhalten zugeschnittene Kostenschätzungen.
• Während des gesamten Prozesses – von der Beantragung über die Vorabgenehmigung bis hin zur Buchung der Reise und der abschließenden Spesenabrechnung – werden automatisch Richtlinienhinweise bereitgestellt, die Reisende und Führungskräfte schon im Vorfeld über mögliche Probleme informieren.
• Reisemanager erhalten dank präziser Daten und handlungsrelevanter Erkenntnisse einen Überblick über Ausgaben und Compliance, was ihren Programmen zugutekommt und es ihnen ermöglicht, Risiken proaktiv zu minimieren.
• Vor und während der Reise erhalten Reisende Tipps und Hinweise zu sicherheits- und gesundheitsrelevanten Fragen, Stornierungen, Streiks und anderen potenziellen oder tatsächlichen Beeinträchtigungen.
• Dank Tools zur Erfassung von Belegen und Reiseplänen wissen Unternehmen, wo sich ihre Reisenden gerade aufhalten, und können so für ihre Sicherheit sorgen und sie unterstützen.

„Die Live-Ortung unserer Mitarbeitenden auf Geschäftsreisen ermöglicht es uns, schnell auf Sicherheitsrisiken zu reagieren und sie effektiv zu unterstützen“, sagt ein Reisemanager.

Auswirkungen auf das Travel Risk Management

Die Stärke von KI in Lösungen für das Reise- und Ausgabenmanagement macht sie gleichzeitig zu einem potenziellen Instrument für Betrug, Fehlinformationen und Voreingenommenheit, die selbst die solideste Strategie für das Reisemanagement untergraben können. Auch die Mitarbeitenden haben Bedenken, denen Unternehmen Rechnung tragen müssen: 45 % gaben gegenüber SAP Concur an, dass sie die Gewissheit haben möchten, dass ihre personenbezogenen Daten geschützt sind, und 36 % möchten sicher sein, dass KI-Tools frei von Voreingenommenheit sind. Zudem wünschen sich 29 % die Zusicherung, dass ihnen keine Nachteile entstehen, falls die KI sie zu Buchungen veranlasst, die nicht den Richtlinien entsprechen. Dass die Kluft zwischen grundsätzlicher Offenheit und praktischer Nutzung im Alltag groß ist – unter anderem durch fehlende Kompetenz und Unsicherheiten –, belegen auch die tiefgehenden Einblicke unserer Geschäftsreise-Studie zur KI-Akzeptanz.

Spesenbetrug und Compliance-Risiken

KI-gestützte Lösungen können Belege erfassen und auslesen, doch in den Händen von Personen mit böswilligen Absichten lässt sich diese Technologie auch dazu missbrauchen, Belege, Anbieter und sogar Treuepunkte zu fälschen. Glücklicherweise lässt sich dem mit speziellen, KI-gestützten Tools zur Aufdeckung von Spesenbetrug entgegenwirken. Prüftools mit KI können alle Transaktionen durchforsten und Muster erkennen, einschließlich Anomalien, die auf Betrug oder Verstöße hindeuten könnten – und das in einem Umfang, den der Mensch nicht leisten kann. Mitarbeitende sehen den Nutzen der KI-gestützten Erkennung: 56 % sind der Meinung, dass sie dem Genehmigungsteam ihres Unternehmens etwas unterschieben könnten, während nur 44 % der Reisenden glauben, dass sie eine KI täuschen könnten.

Fehlinformationen und Algorithmen

Zwei besonders große Herausforderungen bestehen darin sicherzustellen, dass Reisende korrekte Informationen erhalten und dass die KI-gestützte Reisebuchung frei von Vorurteilen ist. Wenn ein KI-Tool falsche Informationen liefert oder sein Personalisierungsalgorithmus voreingenommen ist, wird das Vertrauen der Mitarbeitenden in die Technologie und in Ihr Unternehmen erschüttert.

Soziale Medien sind seit Langem eine Quelle für ungenaue und irreführende Informationen. Mit dem Aufkommen von KI wurden die Werkzeuge, mit denen sich realistisch wirkende Fälschungen – von Stimmen bis hin zu Videos – erzeugen lassen, jedoch noch weiter perfektioniert. Wenn Reisende fehlerhafte Informationen über Gesundheits-, Sicherheits- und Gefahrenrisiken erhalten, kann sie dies unterwegs erheblich beeinträchtigen. Möglicherweise zögern sie dann sogar, eine Reise überhaupt anzutreten. Ein Beispiel für diese Herausforderung: 27 % der im Rahmen des International SOS Risk Outlook befragten Unternehmen gaben an, von den negativen Auswirkungen von Falschinformationen betroffen zu sein.

Den Spagat zwischen einer besseren Experience und einer verantwortungsvollen KI-Governance zu meistern, ist Voraussetzung dafür, den Risiken des modernen Geschäftsreisemanagements entgegenzuwirken. Wenn Sie darüber hinaus erfahren möchten, welche weiteren technologischen Trends und Schwerpunkte das Jahr für Travel Manager bereithält, lesen Sie auch unseren Beitrag zu den Geschäftsreisen 2026: 5 KI-Trends, die Unternehmen kennen sollten. Das Schulen der Belegschaft ist hier ein entscheidender Faktor, ebenso wie die Flexibilität der Mitarbeitenden, selbst zu entscheiden, wie und wann sie KI einsetzen. Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden vermitteln, wie sie die Technologie effektiv und für ihre Bedürfnisse optimal nutzen können, stärken Sie das Vertrauen in KI-Tools und fördern deren Akzeptanz.

Sicherheit durch Whitepaper stärken

Einzelne Prozesse zu digitalisieren, ist schon mal ein Anfang. Damit daraus allerdings ein sicheres, modernes Ausgabenmanagement entsteht, braucht es einen strukturierten Ansatz. Wie Unternehmen dabei vorgehen können, zeigt unser aktuelles Whitepaper: Es beleuchtet die zentralen Herausforderungen, nimmt strategische Hebel in den Blick und stellt konkrete Lösungswege vor. 

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Fazit: Risiken und Compliance steuern

Die deutlichen Verbesserungen in Bezug auf Compliance, Effizienz und Employee Experience machen KI-gestützte Reisemanagementsysteme in der heutigen Geschäftswelt zu einem Wettbewerbsvorteil. Doch Betrug, Fehlinformationen und andere Risiken zwingen Unternehmen dazu, klare ethische Richtlinien für den Einsatz von KI festzulegen. Darüber hinaus müssen sie das Vertrauen der Mitarbeitenden gewinnen und stärken, indem sie Schulungen zu dieser Technologie anbieten: 39 % der Reisenden wünschen sich dies. Einen breiten 360-Grad-Überblick, wie Unternehmen generell die Zukunft von Geschäftsreisen mit KI optimieren, finden Sie in unserem ergänzenden Fachbeitrag.

Mit einem durchdachten Ansatz können Unternehmen die Vorteile und Risiken, die mit einem KI-gestützten Reisemanagement einhergehen, gegeneinander abwägen. Denn Tatsache ist: KI hält Einzug in Unternehmen – sofern dies nicht bereits erfolgt ist – und wird künftig aus den Geschäftsabläufen nicht mehr wegzudenken sein.

„KI gehört auf jede Zukunftsagenda. Auch wenn sie bei Ihnen heute noch nicht im Fokus steht – Partner und Wettbewerber nutzen sie längst als echten Wettbewerbsvorteil“, so Paula Finn, Global Travel and Expense Manager bei Mativ.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Welche Vorteile bieten KI-Systeme?

A: KI verbessert die Effizienz und Ausgabentransparenz und erleichtert das Erfüllen der Fürsorgepflicht. Sie kann den Zeitaufwand für Buchungen und Reisekostenabrechnungen um 53 % senken und bietet gleichzeitig Sicherheitswarnungen in Echtzeit sowie personalisierte Reiseempfehlungen.

Wie hoch ist die Akzeptanz von KI?

A: Die Technologie wird positiv bewertet: 99 % der Reisemanager und 88 % der Geschäftsreisenden nutzen KI gern für Buchungen, Umbuchungen und die Reisekostenabrechnung.

Welche Betrugsrisiken birgt KI?

A: KI kann dafür missbraucht werden, Belege, Händler und Treuepunkte zu fingieren. KI-gestützte Tools zur Aufdeckung von Spesenbetrug können jedoch Anomalien und Muster in einem Umfang erkennen, der die Fähigkeiten menschlicher Prüfer übersteigt.

Wie wirken sich Falschinformationen aus?

A: Ungenaue Informationen zur Sicherheit oder Gesundheit können Reisende beeinträchtigen und ihr Vertrauen untergraben. Tatsächlich gaben 27 % der Unternehmen an, dass Fehlinformationen bereits zu erheblichen Störungen geführt haben.

Wie gelingt der Umgang mit KI-Risiken?

A: Durch Etablierung klarer ethischer Richtlinien, Schulungen für die Mitarbeitenden und den Schutz personenbezogener Daten. All das schafft Vertrauen und fördert die Akzeptanz von KI.