Fahrtkostenabrechnung: Regeln, Pauschalen & Pflichtangaben

Wer die Kilometerpauschale für eine Dienstreise abrechnen möchte, steht im Unternehmensalltag oft vor formalen Hürden. Die Fahrtkostenabrechnung ermöglicht es Arbeitnehmenden, Kosten für beruflich veranlasste Fahrten vom Arbeitgeber erstattet zu bekommen oder sie steuerlich geltend zu machen. Das ist vor allem dann relevant, wenn kein Firmenwagen zur Verfügung steht und Mitarbeitende ihr privates Fahrzeug nutzen. Wie die Fahrtkostenabrechnung 2026 rechtssicher funktioniert, welche Pauschalen gelten und wie HR und Finance den manuellen Prüfaufwand minimieren, erfahren Sie hier.

Was ist eine Fahrtkostenabrechnung?

Eine Fahrtkostenabrechnung ermöglicht es Arbeitnehmenden, beruflich bedingte Fahrtkosten geltend zu machen. Bei Geschäftsreisen – etwa Kunden- oder Geschäftsterminen – können die Kosten direkt vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Für den täglichen Arbeitsweg hingegen greifen andere Regeln für die Einkommensteuererklärung.

Fahrtkostenabrechnung bei Nutzung des privaten PKW

Wer für eine Auswärtstätigkeit das eigene Fahrzeug nutzt und die Kosten über die Reisekostenabrechnung zurückfordert, hat grundsätzlich drei Möglichkeiten:

• Einzelbelege & Fahrtenbuch: Die tatsächlich angefallenen Unterhaltskosten (Steuern, Versicherung, Abschreibungen) werden anteilig über ein lückenloses Fahrtenbuch dokumentiert.
• Fahrzeugindividuelle Kilometerkosten: Ein hochkomplexer Nachweis, der in der Unternehmenspraxis aufgrund des enormen manuellen Aufwands extrem selten genutzt wird.
• Die Pauschalabrechnung: Der absolute Standard in deutschen Unternehmen. Hierbei greifen gesetzliche Festbeträge, die den administrativen Aufwand für Finanzabteilungen deutlich reduzieren.

Die gesetzliche Kilometerpauschale für Dienstreisen 2026

Gemäß § 670 BGB („Ersatz von Aufwendungen“) können Mitarbeitende Kilometerkosten vom Arbeitgeber erstattet bekommen. Die gesetzlich festgelegte Pauschale deckt dabei alle fahrtbezogenen Kosten (inklusive Kraftstoff und Verschleiß) ab – das Sammeln von Tankbelegen entfällt.

Die Höhe der Pauschale richtet sich nach dem genutzten Fahrzeug:

• 0,30 Euro pro Kilometer mit dem eigenen Auto
• 0,20 Euro pro Kilometer mit dem eigenen Motorrad, Moped oder Mofa
• 0,20 Euro pro Kilometer mit dem eigenen E-Bike oder Pedelec (sofern kennzeichenpflichtig und schneller als 25 km/h)

Wichtig für Unternehmen: Welche steuerlichen Rahmenbedingungen Arbeitgeber bei der Festlegung dieser Sätze zwingend beachten müssen, lesen Sie in unserem Leitfaden zur Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber.

Fahrtkosten beim täglichen Pendeln

Der Weg zwischen Wohnung und Arbeitsplatz gilt nicht als Geschäftsreise. Hier greift nicht die Kilometerpauschale, sondern die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale).

Seit der jüngsten Anpassung durch das Bundesfinanzministerium liegt diese ab dem ersten Kilometer bei 0,38 Euro. Diese Pauschale kann ausschließlich über die jährliche Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden und wird nicht vom Arbeitgeber erstattet.

So muss eine Fahrtkostenabrechnung 2026 aussehen

Der Gesetzgeber schreibt keine zwingende Form vor, jedoch scheitert die Erstattung durch das Finanzamt oder die interne Buchhaltung häufig an fehlenden Pflichtangaben.

Diese Pflichtangaben müssen zwingend enthalten sein:

• Name des Antragstellers
• Anlass und Zweck der Reise sowie exaktes Reiseziel
• Reisedatum (Beginn und Ende)
• Genutztes Verkehrsmittel
• Exakt gefahrene Kilometer (bei Privat-PKW)
• Datum des Antrags und Unterschrift

Manuelle Fehlerquellen durch Automatisierung abschaffen

Die manuelle Dokumentation von Distanzen in Excel-Tabellen oder Papierformularen ist nicht nur fehleranfällig, sondern bindet wertvolle Ressourcen in der Finanzabteilung.

Zukunftsorientierte Unternehmen setzen daher auf in Concur Expense integrierte, digitale Lösungen. Mit Modulen wie Drive wird die gefahrene Strecke via GPS rechtssicher aufgezeichnet. Die Kilometerkosten werden völlig automatisch berechnet und der Spesenabrechnung hinzugefügt – ganz ohne manuelles Abtippen oder fehlerhafte Distanzschätzungen.

👉 Sehen Sie selbst, wie einfach es funktioniert: Video ansehen: Fahrtkostenabrechnung mit Drive

Häufige Fragen zur Fahrtkostenabrechnung

Wie hoch ist die Kilometerpauschale 2026?

Die gesetzliche Kilometerpauschale beträgt 0,30 Euro pro Kilometer für Fahrten mit dem privaten PKW im Rahmen von Geschäftsreisen. Für Motorräder und kennzeichenpflichtige E-Bikes gilt ein Satz von 0,20 Euro.

Muss ich Belege für die Kilometerpauschale einreichen?

Nein. Bei der Kilometerpauschale sind keine Einzelnachweise für Kraftstoff oder Reparaturen erforderlich. Es genügt die rechtssichere Dokumentation der gefahrenen Kilometer.

Unterschied zwischen Kilometer- und Pendlerpauschale?

Die Kilometerpauschale gilt für Geschäftsreisen und wird meist vom Arbeitgeber erstattet. Die Pendlerpauschale gilt für den täglichen Arbeitsweg und wird ausschließlich über die private Steuererklärung abgewickelt.

Bereit für fehlerfreie und automatisierte Prozesse? Sparen Sie Ihrem Finance-Team hunderte Stunden manueller Prüfarbeit. Fordern Sie jetzt eine unverbindliche Demo an und erleben Sie, wie sich Reisekosten praktisch von selbst verwalten.