Mehr Ausgabenkontrolle bei geringerem Aufwand

Wenn Finanzverantwortliche eine Armada von Helfern hätten, die über die Heerschar Ihrer Kollegen wachen würde, dann könnten sie wahrscheinlich mit den täglichen Ausgaben Schritt halten. Aber: Höchstwahrscheinlich ist das nicht der Fall und außerdem wären so viele Adjutanten, die emsig Abrechnungen prüfen, extrem kostspielig.

Aber wie sollen Finanzabteilungen den Überblick über laufende Ausgaben behalten? Laufend ist hier übrigens wortwörtlich zu verstehen, denn bis zu 10% ihres Budgets entfallen auf Reisekosten und die damit verbundenen Reisekostenabrechnungen.

Blackbox Reisekostenabrechnung

Wenn Ausgaben nicht ausreichend und regelmäßig geprüft werden, verlieren Unternehmen schnell den Überblick über das Budget. Geschäftsreisen und damit verbundene Kosten sind ein Paradebeispiel dafür: Finanzverantwortliche wissen oft nicht, wer was (wo oder wie) ausgibt, bis die Abrechnung eingereicht wird. Auch falsch oder doppelt eingereichte Belege machen es schwer nachzuvollziehen, inwiefern regulatorische Vorgaben und interne Reiserichtlinien eingehalten werden. Nicht zuletzt steht auch die Sicherheit der Geschäftsreisenden auf dem Spiel, wenn Reisebuchungen nicht mehr überblickt werden.

Wer löst das Problem?

Um das Problem in den Griff zu bekommen, benötigen Unternehmen entweder mehr Arbeitskräfte, um jede Reservierung, Transaktion und jeden Beleg zu überprüfen, oder ein System, das die Übersicht behält und sich die Überprüfung der Compliance zur Hauptaufgabe macht.

Die Wahl dürfte nicht schwerfallen. Mittlerweile liefern professionelle Lösungen für das Geschäftsreisemanagement mobile Apps, die Mitarbeitern die Spesenabrechnung erleichtern. Gleichzeitig prüfen sie Ausgaben nach gezielten Auditierungsregeln. Die Einhaltung von Richtlinien wird so verbessert und die Zahl von Betrugsfällen reduziert.

Die Beauftragung eines externen Auditierungsteams ist eine weitere Möglichkeit Abrechnungen ohne personellen Mehraufwand zu prüfen.

Zahlen sprechen lassen

Ein Report der IDC (International Date Corporation) belegt den Effizienzgewinn durch professionelle Lösungen für das Geschäftsreisemanagement:

• Durch die Implementierung von SAP Concur folgten 62% mehr Mitarbeiter den unternehmenseigenen Reiserichtlinien
• Die Anzahl der verlorenen Belege wurde um 67% reduziert
• Das Auditing-Personal konnte gleichzeitig um 28% effizienter arbeiten
• Durchschnittlich 672.000 US-Dollar Einsparungen bei den Reisekosten belohnen die Unternehmen mit barem Geld