Geschäftsreisen, Spesen & Personal: Resilienz neu denken

Die Geschäftswelt ist seit jeher von Wandel geprägt, doch die Herausforderungen der letzten Jahre haben uns gelehrt, wie essenziell Anpassungsfähigkeit und Resilienz sind. Unternehmen stehen vor der Aufgabe, nicht nur auf Veränderungen zu reagieren, sondern proaktiv ihre Arbeitsweise zu überdenken, um auch in unsicheren Zeiten erfolgreich zu sein. Dabei rücken drei Kernbereiche verstärkt in den Fokus: Geschäftsreisen, das Ausgabenmanagement und das Mitarbeitererlebnis.

Ein führendes Prinzip besagt: Unternehmen, die den Menschen in den Mittelpunkt stellen, Technologie einsetzen und Innovation in großem Maßstab vorantreiben, werden widerstandsfähiger sein und sich schneller anpassen können.

Genau darum geht es: Die Zukunft gemeinsam neu zu gestalten, statt einfach zum Alten zurückzukehren. Mit leistungsfähiger Business Intelligence und einem starken Partnernetzwerk können Unternehmen die neue Normalität meistern und sich für dauerhafte Resilienz positionieren.

Geschäftsreisen: Sicherheit, Effizienz & Flexibilität

Geschäftsreisen sind wieder ein integraler Bestandteil des Unternehmenserfolgs. Doch die Prioritäten haben sich verschoben. Mitarbeiter legen heute mehr Wert auf ihre Sicherheit und ihr Wohlbefinden als je zuvor.

Aktuelle Erhebungen zeigen, dass zu den größten Sorgen von Geschäftsreisenden die Regelungen nach der Reise (z.B. Quarantäne), die Einhaltung von Abstandsregeln und die Sauberkeit des Umfelds gehören. Auch wenn einige dieser Bedenken spezifischer für die Pandemiezeit waren, bleibt die Botschaft klar: Transparenz und Fürsorgepflicht sind entscheidend.

Technologie & Partner: Fundierte Reiseentscheidungen

• Fundierte Entscheidungen: Reisebüros und Technologiepartner stellen eine Fülle von Informationen bereit, die Reisenden helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen.
• Richtlinien und Effizienz: Experten raten, Reiseprogramme neu zu gestalten und Bereiche zu überarbeiten, die weder Effizienz, Kosteneinsparung noch Fürsorgepflicht dienen. Eine enge Partnerschaft mit Ihrem Travel Management Company (TMC) ist dabei Gold wert.
• Datengestützte Sicherheit: Spezialisierte Lösungen helfen, länderübergreifende Bestimmungen und steuerliche Änderungen zu verfolgen. Bestimmte Software-Anbieter integrieren beispielsweise Hygieneprotokolle von Hotels und Fluggesellschaften in Buchungsworkflows oder bieten Filter, um kontaktloses Parken zu ermöglichen.
• Zukunftsprognosen: Einige Anbieter nutzen fortschrittliche Datenmodellierung, um Reisemuster vorherzusagen und Unternehmen bei der Planung der Wiederaufnahme von Reisen zu unterstützen. Dies ist entscheidend, um den Zusammenhang zwischen Reisen und Unternehmensergebnissen zu verstehen.

Reibungslose, risikoarme und unkomplizierte Geschäftsreisen ermöglichen es, schnell auf Marktveränderungen und sich ändernde Geschäftsanforderungen zu reagieren.

Smartes Ausgabenmanagement: Technologie als Wachstumstreiber

Technologie ist der Schlüssel zur Transformation des Ausgabenmanagements. Führende Analysen betonen, dass Unternehmen auf innovative Technologien setzen, um mehr Autonomie in Workflows, Einkäufer-Lieferanten-Interaktionen und die Beschaffungssteuerung zu bringen.

Erhebungen zeigen, dass viele Unternehmen neue Technologien oder Systeme implementiert haben, um Agilität und Effizienz in einem sich schnell verändernden Umfeld zu steigern.

Finanzteams: Technologieinvestitionen priorisieren

• Künstliche Intelligenz (KI) & Maschinelles Lernen (ML): Diese Technologien ermöglichen eine intelligentere Analyse von Ausgabendaten, identifizieren Muster und automatisieren Genehmigungsprozesse.
• Automatisierung: Von der Reisekostenabrechnung bis zur Rechnungsbearbeitung – Automatisierung spart Zeit, reduziert Fehler und schafft Transparenz. Ein Beispiel ist die automatisierte Kilometerkostenerstattung, die präzise Berechnungen ermöglicht, auch bei schwankenden Kraftstoffpreisen.
• Echtzeit-Zahlungen: Spezialisten empfehlen die Nutzung von Echtzeit-Zahlungen und automatisiertem Rechnungsabgleich. Dies optimiert nicht nur den Workflow und senkt Kosten, sondern bietet auch Zahlungsempfängern Einblick und verbessert die Cashflow-Planung sowie die Transparenz über grenzüberschreitende Belege.

Schatten-IT ade: SaaS-Management für Kosteneffizienz

Wussten Sie, dass viele Unternehmen den Überblick über ihre gesamten SaaS-Ausgaben verloren haben? Studien zeigen auf, dass typische Unternehmen Hunderte von Anwendungen nutzen, wovon ein großer Teil ungenutzt bleibt. Das führt zu unnötigen Ausgaben in Millionenhöhe.

Die SaaS-Management-Roadmap, wie sie von führenden Anbietern beschrieben wird, bietet hier eine Lösung in vier Phasen:

1. Entdecken: Volle Transparenz über alle SaaS-Nutzung und Ausgaben (inklusive Schatten-IT).
2. Optimieren: Eliminierung überflüssiger Lizenzen und Anwendungen für massive Kosteneinsparungen.
3. Planen: Proaktive Verwaltung von Verlängerungen und datengestützte Prognosen für zukünftige Ausgaben.
4. Steuern: Langfristige Transparenz und Kontrolle über alle SaaS-Anwendungen im gesamten Unternehmen.

Mitarbeitererlebnis: Attraktivität & Produktivität sichern

Das Mitarbeitererlebnis ist ein entscheidender Faktor für Talentbindung und -gewinnung. Untersuchungen zeigen, dass eine schlechte Reiserichtlinie die Mitarbeiterbindung negativ beeinflussen kann. In der heutigen Welt ist es noch wichtiger, Reisenden Flexibilität, Wahlmöglichkeiten und Wertschätzung zu geben.

Mitarbeitererlebnis: Flexibilität als Standard

• Dynamische Arbeit: Unternehmen haben Konzepte wie „dynamische Arbeit“ etabliert, die Flexibilität in den Mittelpunkt stellen. Es geht darum, eine gleichberechtigte Erfahrung für Mitarbeiter zu schaffen – egal, ob sie im Büro, im Homeoffice oder unterwegs arbeiten.
• Sichere Arbeitsumgebungen für alle: Der Einsatz der richtigen Technologien ist entscheidend für eine verteilte Belegschaft. Single-Sign-on-Lösungen (SSO) und Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) gewährleisten schnellen und sicheren Zugriff auf Unternehmensressourcen von jedem Ort aus.

Mitarbeitererlebnis: Wertschätzung & Anreize

• Belohnung für kosteneffizientes Verhalten: Programme motivieren Mitarbeiter durch Boni, weniger für Geschäftsreisen auszugeben. Einsparungen können erheblich sein, wenn Reisende beispielsweise freiwillig eine günstigere Reiseklasse wählen.
• Unterstützung für das Homeoffice: Angepasste Bonusprogramme können auch die Ausstattung des Homeoffice unterstützen oder gemeinnützige Zwecke fördern, was zur Unternehmenskultur beiträgt und die Mitarbeiterbindung stärkt.

Nachhaltigkeit: Kernsäule der Geschäftsstrategie

Der Umweltschutz ist heute ein zentrales Anliegen für Unternehmen und Mitarbeiter. Die Auswirkungen von Geschäftsreisen auf den CO2-Fußabdruck sind nicht zu unterschätzen.

Es ist ein wichtiges Anliegen für Mitarbeiter, ihre persönlichen Nachhaltigkeitswerte auch im Berufsleben zu integrieren.

Nachhaltige Reisen: Schritte für Ihr Unternehmen

1. Bestandsaufnahme: Analysieren Sie die Umweltauswirkungen Ihrer Mitarbeiterreisen (z.B. CO2-Ausstoß von Flügen).
2. Planung und Umsetzung:
   • Messen Sie vermiedene Reisen und fördern Sie umweltfreundlichere Transportmöglichkeiten (z.B. Bahn statt Flugzeug, spart deutlich CO2).
   • Erleichtern Sie Spenden an Klimaschutzorganisationen.
3. Mitarbeiter-Empowerment:
   • Binden Sie Mitarbeiter in die Planung ein und geben Sie ihnen grüne Reisetipps (z.B. Direktflüge, treibstoffeffiziente Routen). Die Fähigkeit der Mitarbeiter, kulturelle Veränderungen zu inspirieren, ist enorm!

Fazit: Resilienz als Wettbewerbsvorteil

Die Fähigkeit zur Resilienz – die Mission und Vision unabhängig von Krisen zu erfüllen – wird zu einem echten Wettbewerbsvorteil. Dies erfordert die Integration und Nutzung von Technologien, die kritische Daten liefern: von Echtzeitinformationen zur Mitarbeitersicherheit über die Automatisierung des Ausgabenmanagements bis hin zu innovativen Wegen, Mitarbeiter zu binden und zu belohnen.

Das SAP-Concur-Partner-Netzwerk ist hier eine unschätzbare Ressource. Mit über 200 der innovativsten Unternehmen, die integrierte Services für SAP Concur-Lösungen entwickelt haben, können Sie Ihre Reiseprogramme überdenken, fundierte Ausgabenentscheidungen treffen und sich gleichzeitig um Ihre Mitarbeiter und die Umwelt kümmern.

Bereit für die Zukunft? Besuchen Sie das SAP Concur App Center, um zu erfahren, wie SAP Concur Partner die Regeneration und Resilienz Ihres Unternehmens unterstützen können.