Geschäftsreisen & Kostensteigerungen: Darauf sollen Unternehmen achten

Unternehmen auf der ganzen Welt erstatten jedes Jahr Milliarden von Euro für Geschäftstermine und berufliche Reisen. Waren die Kosten vor der Pandemie schon hoch, sind sie jetzt noch deutlich höher: Eine umfassende SAP-Concur-Analyse für den Zeitraum von 2019 bis 2023 weist auf Verschiebungen bei verschiedenen Ausgabenkategorien hin. Vor allem aber zeigt sie massive Kostensteigerungen von 19 % bei deutschen Unternehmen – und zwar über alle Ausgabenkategorien hinweg. Diese Entwicklung betrifft Unternehmen und Mitarbeitende gleichermaßen, da sie direkte Auswirkungen auf die Unternehmensbudgets und persönliche Belastung der Mitarbeitenden hat. Das Reisekosten- und Ausgabenmanagement wird damit zu einem wichtigen Aspekt des Finanzhaushalts.

„Haben Unternehmen ein vollständiges Bild ihrer Mitarbeiterausgaben, können sie Steuerungsmaßnahmen einleiten, um Kosten zu stabilisieren und teure Überraschungen zu vermeiden“, so Götz Reinhardt, Managing Director MEE bei SAP Concur. Bei den Maßnahmen sollten Unternehmen folgende Empfehlungen berücksichtigen, um Einsparungen nicht zulasten ihrer Mitarbeitenden auszutragen:

1. Sicherheit und Fürsorgepflicht gehen vor: Laut der Employee Experience Studie von SAP Concur geben 37 % der deutschen Personalverantwortlichen an, dass ihre Mitarbeitenden unzufriedener sind, wenn Reiserichtlinien nicht an inflationsbedingte Kostenschwankungen angepasst werden. Gleichzeitig haben nur 29 % der Unternehmen ihre Verpflegungspauschalen tatsächlich erhöht. Mehr von ihnen haben sie gesenkt (31 %). Mit Blick auf Kostenkontrolle und erforderliche Einsparungen mag es sinnvoll erscheinen, die Budgets für Geschäftsreisen nicht zu erhöhen. Allerdings kann dies zum Sicherheitsrisiko für Geschäftsreisende werden.
   
   Wird von Geschäftsreisenden etwa weiterhin erwartet mit dem Budget von 2019 zu haushalten oder sogar weniger, sind sie möglicherweise gezwungen, Hotels in weniger sicheren Gegenden zu buchen. Eine weitere SAP-Concur-Studie zeigt, dass bereits im letzten Jahr jeder dritte deutsche Geschäftsreisende aufgrund der wirtschaftlichen Situation in unsichereren Gegenden oder qualitativ minderen Unterkünften nächtigen musste (31 %). Genauso ist denkbar, dass Geschäftsreisende nachts auf öffentliche Verkehrsmittel umsteigen müssen, statt Taxis zu nutzen, die sie direkt vor die Hotelpforte oder nach Hause bringen. Mögliche Sparmaßnahmen können auch psychische und gesundheitliche Folgen haben, wenn das Stresslevel durch weitere Entfernungen zwischen Büro- und Veranstaltungsorten steigt oder gesunde Mahlzeiten nicht mehr mit der Reiserichtlinie vereinbar sind.

2. Erstattungsfristen ernst nehmen: Die Employee Experience Studie zeigt ebenfalls, dass 70 % der Befragten besorgt darüber sind, wie sich steigende Lebenshaltungskosten auf ihre persönlichen Finanzen auswirken. Unternehmen können handeln und Geschäftsreisende entlasten, indem sie kostenintensive Reiseposten wie Flüge und Übernachtungen im Voraus übernehmen und nicht erst mit der Reisekostenabrechnung erstatten. Angesichts der steigenden Ausgaben für Geschäftsreisen ist es zudem wichtig, dass Unternehmen die eingereichten Mitarbeiterausgaben zuverlässig und so schnell wie möglich erstatten. So können sie die private finanzielle Belastung ihrer Mitarbeitenden geringhalten. Aktuell müssen Mitarbeitende laut Ergebnissen von SAP Concur oft noch zwei bis vier Wochen auf die Rückerstattung ihrer verauslagten Reisekosten warten (36 %).
   
   Häufig stellt die Rückerstattung Finanzverantwortliche vor eine Herausforderung: verschiedene Zahlungsmittel, Fehler in der Reisekostenabrechnung oder verlorene Belege erschweren den Prozess. Digitale Lösungen für das Geschäftsreisemanagement können durch automatisierte Prozesse den Aufwand reduzieren und erlauben Reisenden, Belege und Zahlungsmittel direkt digital zu hinterlegen. Belege und damit Geld, das Reisende unterwegs ausgelegt haben, gehen so nicht verloren und Finanzverantwortliche benötigen weniger Zeit für die Rückerstattung.

3. Reiserichtlinie aktuell halten: Eine Reiserichtlinie fasst alle Regularien rund um Geschäftsreisen zusammen, darunter auch gesetzliche und unternehmenseigene Pauschalen. Dennoch sollte sie flexibel genug sein, um sich an lokale und internationale Reiseanforderungen anzupassen und regelmäßig auf ihre Aktualität geprüft werden. Feedbackrunden mit Finanzverantwortlichen und Geschäftsreisenden können Unternehmen einen Überblick verschaffen, welche Richtlinien sich bewähren oder nicht. Sie zeigen zudem, ob die aktuelle Reiserichtlinie nachvollziehbar ist, oder ob Formulierungen vereinfacht werden sollten. Dadurch werden Richtlinien fortlaufend auf Mitarbeiterbedürfnisse zugeschnitten.
   
   Erhalten Reisende zudem eine konkrete Anleitung und Hilfestellung, um Kosten zu kategorisieren, können Finanzverantwortliche die Ausgaben besser nachvollziehen und das Budget für Geschäftsreisen entsprechend steuern. Außerdem benötigen sie weniger Zeit, um die Ausgaben nachträglich den korrekten Kategorien zuzuordnen.

„Inflation, Lieferengpässe und Zölle auf bestimmte Importe haben die Kosten für Unternehmen zweifellos in die Höhe getrieben. Doch mithilfe zukunftsfähiger Lösungen für das Geschäftsreise- und Ausgabenmanagement können Unternehmen die negativen Auswirkungen begrenzen“, schlussfolgert Götz Reinhardt. „Werden Daten schnell und transparent erfasst, können Unternehmen gerade die volatilen Reisebudgets zuverlässiger verwalten, was nicht nur zu Kosteneinsparungen führt, sondern auch faire und mitarbeiterfreundliche Ausgabenrichtlinien ermöglicht.“