Ausgabenmanagement erklärt
Erfahren Sie, was Ausgabenmanagement ist, wie es funktioniert und warum viele Unternehmen auf Spesenmanagement-Software umsteigen, anstatt auf Tabellenkalkulationen und manuelle Nachverfolgung von Ausgaben zu setzen.
Was ist Ausgabenmanagement und wie entwickelt sich der Prozess?
Ausgabenmanagement beschreibt, wie ein Unternehmen Ausgaben von Mitarbeitenden – etwa für Reisen, Mahlzeiten und Büroeinkäufe – nachverfolgt, prüft und erstattet.
Während einige Unternehmen immer noch auf Tabellenkalkulationen, E-Mail oder Papierbelege setzen, nutzen viele Unternehmen mittlerweile KI-gestützte Automatisierungssoftware zur Verwaltung der Unternehmensausgaben.
Warum ist die Kostenkontrolle wichtig?
- Zeitaufwendige Erstattungen, die Mitarbeitende frustrieren
- Nachverfolgung von Ausgaben in Tabellenkalkulationen oder per E-Mail, die Zeit kostet
- Wenig Einblick in die Ausgaben des Unternehmens
- Häufige Einkäufe entgegen den Richtlinien
- Fehler, doppelte Kostenabrechnungen oder Betrug
- Genau nachverfolgen, wo Geld teamübergreifend ausgegeben wird
- Einhaltung der Ausgabenrichtlinien automatisch sicherstellen
- Mitarbeitende schneller und mit weniger Fehlern erstatten
- Manuelle Arbeit für Finanzteams reduzieren
- Ausgaben in Echtzeit einsehen und schnellere Entscheidungen treffen
Wie funktioniert die Abrechnung von Reisekosten?
Die meisten Unternehmen befolgen diese Schritte, um Ausgaben zu verwalten. Reisekostenmanagement-Software kann viele dieser Schritte automatisieren, um manuelle Arbeit zu reduzieren und die Genauigkeit zu verbessern.
Schritt 1: Ausgabeneinreichung
Mitarbeitende reichen Reisekostenabrechnungen ein und laden Belege hoch.
Schritt 2: Genehmigungs-Workflow
Vorgesetzte prüfen die Ausgaben, um zu bestätigen, dass sie den Unternehmensrichtlinien entsprechen.
Schritt 3: Finanzprüfung
Finanzteams prüfen auf Fehler, ordnen Belege den Transaktionen zu und genehmigen Ausgaben für die Erstattung.
Schritt 4: Erstattung
Mitarbeitenden werden genehmigte Ausgaben erstattet.
Schritt 5: Reporting und Nachverfolgung
Das Unternehmen erfasst und analysiert Ausgabendaten, um Ausgaben zu überwachen, Kosten zu kontrollieren und die Budgetierung zu verbessern.
Anzeichen dafür, dass Sie möglicherweise ein besseres Reisekostenmanagement-System benötigen
Wichtige Begriffe im Reisekostenmanagement
Reisekosten
Reisekosten bezieht sich auf Geschäftsausgaben, die Mitarbeitende auf Reisen entstehen, wie z. B. Flüge, Hotels, Mahlzeiten und Transport.
Reisekostenabrechnung
Eine Reisekostenabrechnung (oder Kostenabrechnung) ist ein Dokument, das Mitarbeitende einreichen, um Geschäftsausgaben aufzulisten und eine Erstattung zu beantragen, in der Regel mit beigefügten Belegen.
Ausgabenabstimmung
Bei der Ausgabenabstimmung werden Reisekostenabrechnungen mit Finanztransaktionen abgeglichen, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist.
Belegerfassung
Belegerfassung ist der Prozess des Hochladens, Scannens oder automatischen Erfassens von Belegen, sodass Ausgaben aufgezeichnet und verifiziert werden können.
Genehmigungs-Workflow
Ein Genehmigungs-Workflow ist die Abfolge von Schritten, die eine Ausgabe durchläuft, wenn Vorgesetzte sie anhand der Unternehmensrichtlinie prüfen und genehmigen.
Erstattung
Erstattung ist die Zahlung, die an Mitarbeitende geleistet wird, nachdem ihre Reisekostenabrechnungen genehmigt wurden.
Spesenrichtlinie
Eine Spesenrichtlinie definiert, was Mitarbeitende ausgeben dürfen, wie viel sie ausgeben dürfen und wie Ausgaben eingereicht werden müssen.
Sorgfaltspflicht
Die Sorgfaltspflicht bezieht sich auf die Verantwortung eines Unternehmens, die Sicherheit und Unterstützung der Mitarbeitenden auf Geschäftsreisen zu gewährleisten.
Best Practices für eine gute Kostenkontrolle
Eine klare Spesenrichtlinie festlegen
Definieren Sie einfache Regeln, damit Mitarbeitende wissen, welche Ausgaben erlaubt sind und wie sie Reisekostenabrechnungen einreichen.
Automatisierung und KI in den Prozess integrieren
Setzen Sie KI-gestützte Automatisierungssoftware ein, um die manuelle Dateneingabe zu reduzieren, Genehmigungen zu beschleunigen und Fehler zu vermeiden.
Richtlinieneinhaltung in Echtzeit sicherstellen
Prüfen Sie die Ausgaben bei der Einreichung, um richtlinienwidrige Ausgaben frühzeitig zu erkennen.
Mehr Ausgabentransparenz schaffen
Aktuelle Ausgabendaten helfen Führungskräften, Kosten zu kontrollieren und intelligentere finanzielle Entscheidungen zu treffen.
Reisekostenabrechnung für Mitarbeitende einfach gestalten
Ein einfacher, mobilfreundlicher Prozess hilft Mitarbeitenden, korrekte Reisekostenabrechnungen rechtzeitig einzureichen.
Erfahren Sie mehr mit diesen zusätzlichen Ressourcen
Verwenden Sie eine Checkliste, um Tools zu bewerten und die richtige Reisekostenmanagement-Lösung für Ihr Unternehmen auszuwählen.
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Die Wahl der richtigen Ausgabenmanagementlösung ist eine strategische Entscheidung, die weit über die reine Kostenkontrolle hinausgeht.
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Um den komplizierten manuellen Abrechnungsprozess abzunehmen, entschied sich das Unternehmen für die Einführung eines länder- und standortübergreifenden Tools zur Reisekostenabrechnung und fand damit Anklang bei den Mitarbeitenden.
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