Wichtige Begriffe im Ausgabenmanagement
A
Zahlungen an Lieferanten für Waren oder Dienstleistungen, die von einem Unternehmen benötigt werden.
Die Möglichkeit für Anwendungen, über Programmierschnittstellen (APIs) automatisch Daten miteinander auszutauschen. Dies ermöglicht die ERP-Integration, wodurch ein einheitliches Software-Ökosystem entsteht.
Eine vollständige Aufzeichnung aller innerhalb eines Systems durchgeführten Vorgänge, aus der hervorgeht, wer die verschiedenen Transaktionen wann eingereicht, geändert oder genehmigt hat. Der Audit-Trail ist eine zentrale interne Dokumentation zur Sicherstellung der regulatorischen Compliance.
Der Prozess der Überprüfung früherer Ausgaben wie Rechnungen und Aufträge, um Muster und Möglichkeiten für zukünftige Einsparungen zu identifizieren.
Die Überprüfung von Ausgaben, um sicherzustellen, dass sie den Unternehmensrichtlinien entsprechen, bevor eine Erstattung erfolgt – zur Vermeidung unbefugter Ausgaben und zur Reduzierung des Betrugsrisikos.
Der Einsatz moderner Technologie zur Optimierung der Erstellung, Einreichung und Verarbeitung von Reisekostenabrechnungen.
Softwarefunktionen, die repetitive, richtlinienbasierte Prozesse automatisieren. Sie können Transaktionen verwalten und manuelle Schritte aus Workflows entfernen, um die Bearbeitungszeit zu verkürzen, Kosten zu senken und Fehler zu vermeiden.
B
Vergleich der Leistungskennzahlen eines Unternehmens – wie beispielsweise Kosten pro Fahrt, Bearbeitungszeit für Genehmigungen und Ausnahmeraten – mit internen historischen Daten oder externen Vergleichsgruppen, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
Einstellungen, die festlegen, welche Funktionen ein bestimmter Benutzer innerhalb eines Softwaresystems anzeigen oder bearbeiten darf. So werden sensible Unternehmensinformationen durch gezielte Zugriffsbeschränkung geschützt.
Eine formelle Anfrage eines Mitarbeiters zur Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen, die die Menge, die geschäftliche Begründung und andere relevante Details enthält.
Die Fähigkeit eines Unternehmens, qualitativ hochwertige Produkte oder Dienstleistungen mit minimalem Zeit- und Ressourcenaufwand zu liefern.
Eine Lösung von SAP Concur, die bei der Budgetprüfung unterstützt und Unternehmen hilft, neue Einsparmöglichkeiten zu finden und Ausgaben effizient zu verwalten.
Die Reservierung von Flügen, Hotels und allem, was Reisende vor einer Geschäftsreise benötigen.
C
Die Überwachung und Analyse der Geldflüsse eines Unternehmens, um finanzielle Stabilität und langfristige Rentabilität zu gewährleisten.
Die Praxis, Prognosen, Erstattungszyklen und richtliniengesteuerte Ausgabenkontrollen zu nutzen, um den Zu- und Abfluss der Barmittel eines Unternehmens abzustimmen und die Liquidität bei gleichzeitiger Kostenminimierung sicherzustellen.
Softwareanwendungen, die auf den Servern eines Anbieters gehostet werden, anstatt auf der firmeneigenen Hardware installiert zu sein. Der Anbieter verwaltet Wartung, Sicherheit und Skalierung und bietet Unternehmen On-Demand-Zugriff auf High-Tech-Software.
Treibhausgase, die auf Geschäftsreisen entstehen, wie z. B. Flüge, Taxis und sogar Hotelaufenthalte.
Eine KI-gestützte SAP Concur Expense-Lösung zur Ausgabenprüfung, die Anomalien, doppelte Einreichungen und richtlinienwidrige Ausgaben vor der Erstattung erkennt. Die Lösung ist in SAP Concur-Workflows eingebettet, führt automatisierte Prüfungen durch, reduziert manuelle Audits und beschleunigt die Abwicklung.
Eine Zusatzfunktion der mobilen SAP Concur App, die die zurückgelegte Fahrstrecke automatisch per GPS erfasst. Sie ermöglicht eine einfache Dokumentation, Abrechnung und Erstattung der gefahrenen Kilometer.
Eine Lösung für das Ausgabenmanagement, die alle Ausgaben an einem Ort zusammenführt und den Prozess von der Belegerfassung bis zur Genehmigung automatisiert. So wird die Transparenz verbessert und das Risiko von Betrug oder doppelten Ausgaben reduziert.
Eine Reisemanagemantlösung, die Reisedaten an einem Ort zusammenführt und Mitarbeitern eine einfache Möglichkeit bietet, Buchungen zu verwalten. Gleichzeitig ermöglicht sie Unternehmen, ihrer Fürsorgeverpflichtung nachzukommen und einen vollständigen Überblick über die Ausgaben zu erhalten.
D
Die verwendeten Richtlinien, Technologien und rechtlichen Rahmenbedingungen, um die sensiblen Daten eines Unternehmens vor Missbrauch, unbefugtem Zugriff oder Verlust zu schützen. Cloudbasierte Plattformen müssen diese Vorschriften befolgen, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten.
Der Prozess zur Sicherstellung, dass Informationen zwischen mehreren Systemen konsistent sind. Dadurch werden Diskrepanzen zwischen Finanzunterlagen, Mitarbeiterdaten und Reporting-Tools beseitigt, um fundierte Entscheidungen zu unterstützen.
Der Prozess, manuelle oder veraltete Geschäftsprozesse durch moderne Software zu ersetzen, um Effizienz, Zuverlässigkeit und Entscheidungsfindung zu verbessern – sodass Unternehmen ohne hohen Verwaltungsaufwand skalieren können.
Der Prozess, der sicherstellt, dass die Ausgaben der Mitarbeiter vor der Erstattung den Unternehmensrichtlinien entsprechen.
Die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), eines Rahmenwerks der Europäischen Union, das regelt, wie personenbezogene Daten von in der EU ansässigen Personen erhoben, gespeichert und weitergegeben werden.
E
Die Verbindung zwischen ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) und anderen Softwarelösungen, die den freien Datenaustausch ermöglicht und manuelle Arbeit durch einen genaueren und effizienteren Workflow ersetzt.
Eine Funktion der Reisekostenmanagement-Software, die wiederholte Ausgabeneinträge identifiziert und entfernt, menschlichen Fehlern entgegenwirkt und die Richtlinieneinhaltung des Unternehmens sicherstellt.
Erstattung durch ein Unternehmen an Mitarbeitende für Auslagen aus geschäftsbezogenen Kosten wie Reisen.
F
Eine Zahlungskarte, die Mitarbeitern für autorisierte Geschäftsausgaben ausgestellt wird und eine genehmigte Möglichkeit darstellt, berufsbezogene Einkäufe zu tätigen, ohne private Mittel einzusetzen.
G
Der Prozess, mit dem sichergestellt wird, dass Geschäftsbetrieb, Finanzberichterstattung und Mitarbeiterverhalten den Gesetzen und Vorschriften aller Regionen entsprechen, in denen ein Unternehmen tätig ist.
H
Die Synchronisierung von Mitarbeiterdaten zwischen einem Personal-Informationssystem (HRIS) und einer ERP-Software, um sicherzustellen, dass alle HR-Informationen automatisch abgeglichen werden und die manuelle Verwaltung reduziert wird.
I
Beratungs- und technische Dienstleistungen zur Konfiguration, Integration und Bereitstellung von Lösungen, um geschäftliche Anforderungen zu erfüllen und die Benutzerakzeptanz zu garantieren.
Eine Funktion des Ausgabenmanagements, bei der firmeneigene Kreditkarten direkt mit der Ausgabenverwaltungssoftware verknüpft werden, um die Dateneingabe zu automatisieren und die Transparenz zu verbessern.
Software, die verschiedene reisebezogene Tools wie Buchung, Reisekostenabrechnung und Compliance-Tracking auf einer Plattform für einfaches Reisemanagement bündelt.
M
Eine Funktion der Reisekostenmanagement-Software, mit der Nutzer Belege per Mobilgerät fotografieren und hochladen können, um Reisekostenabrechnungen einfacher zu erstellen.
Die Möglichkeit, von einem mobilen Gerät aus auf die Reisekostenmanagement-Software zuzugreifen, sodass Nutzer Geschäftsausgaben aus der Ferne erfassen, einreichen und genehmigen können.
O
OCR ist eine Technologie, die die Dateneingabe automatisiert, indem Text in Bildern oder PDFs in digitale Daten konvertiert wird.
P
Eine vom Unternehmen ausgegebene Zahlungskarte für den Kauf von Verbrauchsmaterialien, Abonnements oder Tools im Namen des Unternehmens bei bevorzugten Anbietern. Sie ermöglicht es Mitarbeitenden, innerhalb genehmigter Limits einzukaufen, und bietet dem Unternehmen gleichzeitig Echtzeit-Transparenz über den Cashflow.
Die Fähigkeit, Daten zwischen verschiedenen Softwarelösungen zu synchronisieren, unabhängig von Anbieter oder Technologie-Stack. Sie gewährleistet reibungslose Arbeitsabläufe und ermöglicht kohärente Softwareökosysteme mit konsistenten Informationen.
Die kontinuierliche Verbesserung von Workflows, um schnellere, genauere Ergebnisse bei niedrigeren Kosten zu erzielen.
Der End-to-End-Prozess des Einkaufs von Waren und Dienstleistungen, von der Anforderung bis zur Zahlung.
R
Eine von einem Mitarbeiter eingereichte Anfrage zur Genehmigung durch einen Vorgesetzten oder eine andere Partei vor der Buchung einer Geschäftsreise, damit Unternehmen sicherstellen können, dass Reisen im Rahmen der Unternehmensrichtlinien und des Budgets geplant werden.
Die Einhaltung von Gesetzen, Standards und behördlichen Vorschriften im Zusammenhang mit dem Geschäftsbetrieb, einschließlich verantwortungsvollem Umgang mit Daten, Finanzberichterstattung und Korruptionsbekämpfung – bei Nichteinhaltung drohen Strafen und rechtliche Haftung.
Von Mitarbeitenden eingereichte Abrechnungen, die geschäftsbezogene Ausgaben dokumentieren und als Grundlage für die Erstattung dienen.
Der Prozess der Nachverfolgung, Kontrolle und Erstattung geschäftsbezogener Ausgaben von Mitarbeitenden. Dazu gehören die Erstellung von Richtlinien, die Genehmigung von Ausgaben und die Führung von Aufzeichnungen für Buchhaltung und Compliance.
Eine Tagespauschale zur Deckung von Ausgaben, die Mitarbeitenden auf Geschäftsreisen entstehen – einschließlich Mahlzeiten, Unterkunft, Flugkosten und Nebenkosten.
Der Prozess, der sicherstellt, dass von Mitarbeitenden vorgenommene Geschäftsreisebuchungen den Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
Regeln, die festlegen, wie Mitarbeitende im Namen eines Unternehmens einkaufen, reisen und Ausgaben tätigen. Sie definieren Schwellenwerte, Kategorien, bevorzugte Lieferanten und Dokumentationsstandards, um Ausgaben zu kontrollieren und Risiken zu reduzieren.
Ausgaben, die gegen die Unternehmensrichtlinien verstoßen, wie z. B. Einkäufe, die die Ausgabenlimits überschreiten, Reisen, die außerhalb genehmigter Anbieter gebucht wurden, oder fehlende Kaufnachweise.
Der Prozess der Identifizierung und Reduzierung potenzieller Bedrohungen für den Ruf, die Finanzen oder den Betrieb eines Unternehmens.
S
Eine SAP Concur-Technologie, die von einem globalen Team professioneller Prüfer unterstützt wird, um Compliance zu gewährleisten, Betrug zu erkennen und die Arbeitsbelastung ganzer Belegschaften zu reduzieren.
Eine App, mit der Nutzer Reisebuchungen und Reisekosten verwalten können, sodass sie Reisen planen und Ausgaben von überall aus einreichen und genehmigen können.
Die Verbindung zwischen SAP Concur-Lösungen und SAP S/4HANA, die Reise-, Spesen- und Rechnungsdaten für einheitliche Finanzprozesse und Kontrollmechanismen synchronisiert.
Eine Funktion der Reisekostenmanagement-Software, mit der Nutzer Papierbelege für die digitale Ausgabennachverfolgung fotografieren und hochladen können.
Die proaktiven Maßnahmen, die ein Unternehmen ergreift, um Mitarbeiter auf Geschäftsreisen zu schützen.
Es liegt in der Verantwortung jedes Unternehmens, die Sicherheit und das Wohlergehen der Mitarbeitenden auf Geschäftsreisen zu gewährleisten.
Die absichtliche Falschdarstellung von Geschäftskosten in Form von Doppelabrechnungen, gefälschten Belegen oder persönlichen Ausgaben, die als geschäftlich eingereicht werden. Dies führt regelmäßig zu Geldstrafen, Disziplinarmaßnahmen und Rufschädigung.
Der Prozess der Erfassung, Einreichung, Prüfung, Genehmigung und Erstattung von Geschäftsausgaben.
Steuerliche und regulatorische Compliance bezeichnet die Einhaltung von Gesetzen und Standards im Bereich Geschäftsausgaben und Reporting, einschließlich korrekter Steuerberechnung, ordnungsgemäßer Datenspeicherung und Prüfungsbereitschaft.
Der Prozess der Rückforderung erstattungsfähiger Steuern, die auf Geschäftsausgaben gezahlt wurden, einschließlich Mehrwertsteuer (MwSt./VAT) und Waren- und Dienstleistungssteuer (GST).
T
Technologie, die nicht richtlinienkonforme Ausgaben in Berichten, Rechnungen oder Finanzunterlagen mithilfe von KI und regelbasierten Prüfungen erkennt, um doppelte oder betrügerische Aktivitäten zu kennzeichnen.
U
Der Rahmen, der beschreibt, wie eine Organisation ethisch, strategisch und transparent agiert. Er umfasst interne Richtlinien, Genehmigungshierarchien und Prüfpfade, die sicherstellen, dass Ausgaben den internen Unternehmensstandards sowie den Anforderungen externer Prüfer und Vorschriften entsprechen.
V
Die Koordination und Nachverfolgung von Reisedetails, einschließlich Flüge, Hotels, Bodentransport und Planänderungen.
Der Prozess der Einholung einer Genehmigung von Vorgesetzten oder anderen Genehmigern vor der Buchung von Geschäftsreisen.
W
Der Einsatz von Software zur automatischen Abwicklung von Routineaufgaben und Genehmigungsprozessen.