10 Experten-Tipps für die Implementierung von SAP-Concur-Lösungen

Gut Ding will Weile haben – so besagt es das Sprichwort. Und so benötigen auch die Implementierung und die individuelle Konfiguration der SAP-Concur-Lösungen eine fundierte Vorbereitung. Die gute Nachricht vorab: Wenn alle Beteiligten mitziehen, kann die Einführung in nur wenigen Monaten umsetzt werden.

Unsere Erfahrung zeigt: Ein Projektplan hilft, den Überblick zu behalten. Doch welche Aufgaben sind zu erledigen? Was ist im Vorfeld zu klären? Wer ist verantwortlich? Und wie lange dauert der Roll-out? Damit unsere Kunden für alle Schritte gewappnet sind, haben wir daher Tipps von der Vorbereitung bis zur Umsetzung zusammengetragen.

Strategie: So einheitlich wie möglich, individuell wie nötig

Bevor Sie in die operative Umsetzung der 10 Tipps starten, hat sich in der Praxis ein entscheidendes Prinzip bewährt: Die Balance zwischen Standardisierung und Flexibilität. Statt jeden lokalen Prozess mühsam zu individualisieren, setzen Marktführer auf ein globales Template für Kernfunktionen. Dies ermöglicht zügige Go-lives und ein konsistentes Reporting, während spezifische Anforderungen an Hauptstandorten flexibel integriert werden können. Mit diesem „Glocal“-Ansatz sichern Sie den globalen Standard, ohne lokale Akzeptanz einzubüßen.

Besonders bei länderübergreifenden Roll-outs zeigt sich die Stärke dieser Strategie: So lassen sich selbst hochkomplexe lokale Anforderungen wie in Österreich – von branchenspezifischen Kollektivverträgen über individuelle Taggeldberechnungen bis hin zur Unterscheidung von aktiven und passiven Reisezeiten – nahtlos im Standard abbilden. Durch die Zusammenarbeit mit spezialisierten Regional-Partnern bleibt die Lösung auch bei komplizierten Betriebsvereinbarungen rechtssicher und hochgradig automatisiert.

Die 10 Tipps für eine erfolgreiche Umsetzung

1. Zeitaufwändige Aufgaben frühzeitig planen

Die Implementierung von SAP-Concur-Lösungen dauert in der Regel drei bis vier Monate. Das hängt vor allem davon ab, wie schnell Kunden die notwendigen Daten für die individuelle Konfiguration sammeln. Dabei geht es zum Beispiel um Kontonummern, Steuercodes oder die Art und Weise, wie Kosten zugeordnet werden. Die Erfahrung zeigt, dass vor der Implementierung einige interne Aufgaben anfallen, die etwas mehr Zeit benötigen (native Schnittstelle zu SAP herstellen, Auswahl des Kreditkartenprogramms,Validierung von unternehmensspezifischen Anwendungsfällen, Abstimmungen mit dem Risiko-, Compliance- und Betriebsrat sowie Trainings für Super-User).

Der technologische Hebel einer erfolgreichen Implementierung ist dabei die bidirektionale System-Integration. Nur wenn Daten – etwa Stammdaten aus dem ERP und Abrechnungsdaten aus SAP Concur – ohne manuelle Brüche in beide Richtungen fließen, eliminieren Sie Fehlerquellen dauerhaft. Diese native Synchronisation sorgt für Konsistenz zwischen Finanz-, Personal- und Reisesystemen und liefert Ihnen eine Datenbasis nahezu in Echtzeit.

Dass ein Roll-out kein „Mount Everest“ sein muss, beweist die Felix Schoeller Group: Durch die strukturierte Vorbereitung und die Einbindung der Nutzer wurde das gesamte Reisekostenmanagement in nur acht Wochen von der Analyse bis zur Anwendung digitalisiert. Dieser „Quick-Win“ zeigt, wie effizient die Transformation gelingt, wenn interne Prozesse und die technologische Implementierung (z. B. via Concur Expense) Hand in Hand gehen.

2. Alle relevanten Stakeholder einbeziehen

Bei den Aufgaben wird bereits deutlich: Die Implementierung ist keine One-Man-Show. Letztendlich werden die SAP-Concur-Tools von fast jedem im Unternehmen verwendet – entsprechend sind auch verschiedene Unternehmensbereiche involviert. Für die Umsetzung des Projekts sollten globale und regionale Projektmanager benannt werden. Es liegt in der Natur der Sache, dass im Implementierungsprozess das Finanz- und Rechnungswesen involviert sind sowie auch Steuerberater, die HR-Abteilung und Experten für Reisekosten. Auch IT-Experten, die zum Beispiel Schnittstellenprogramme installieren, werden einbezogen. Sehr wichtig ist es auch, Compliance-Verantwortliche und das Risikomanagement hinzuziehen.

Der Erfolg bei globalen Roll-outs basiert dabei auf einem erprobten „Glocal“-Template-Ansatz: Starten Sie mit globalen Best Practices für 80 % Ihrer Prozesse und nutzen Sie eine „Single Source of Truth“ (z. B. via SAP SuccessFactors Employee Central) für Ihre Stammdaten. Das erhöht das Implementierungstempo massiv, entlastet die IT-Ressourcen und sichert eine konsistente Datenqualität über alle Landesgesellschaften hinweg.

Widerstände überwinden: So gewinnen Sie die Fachabteilungen

Unterschätzen Sie nicht den internen Widerstand: Laut Langzeitstudien (u. a. Forsa) scheitern über 51 % der Harmonisierungsprojekte an Vorbehalten anderer Abteilungen. Um alle Stakeholder ins Boot zu holen, müssen Sie deren spezifische „Pain Points“ adressieren:

• CFO: Fokus auf die Kontrolle des zweitgrößten kontrollierbaren Kostenblocks.
• HR: Argumentieren Sie mit Duty of Care und moderner Talentbindung.
• IT: Betonen Sie die Entlastung durch Cloud-Agilität statt starrer On-Premise-Wartung.
• Vertrieb: Hier zieht nur ein Argument: Die Befreiung von Admin-Aufgaben, um mehr Zeit beim Kunden zu gewinnen.
• Rechtsabteilung: Positionieren Sie das Projekt als Compliance-Anker für globale Regularien.

3. Fehlerbeseitigung durch Vorab-Tests vor dem Go-live

Eine Gruppe ist im vorangegangen Abschnitt nicht genannt: die Testnutzergruppe. Das sind zum Beispiel die Kollegen, die am häufigsten reisen und Assistenten, die häufig für andere Geschäftsreisen buchen und Kosten abrechnen. Die Erfahrung zeigt, dass die SAP-Concur-Lösungen am besten vorab gemeinsam mit diesen Super Usern getestet werden. Sie sind nach dem Go-live auch ideale Mentoren für alle anderen Nutzer.

4. Abrechnungs-Anbieter vor der Implementierung involvieren

Viele unserer Kunden suchen aktuell nach einer zentralen Lösung für die Bezahlung von Hotelrechnungen. Das Problem: Im Gegensatz zu Flug- oder Bahnreservierungen erfolgt die Zahlung erst nach der Reise. Die Reisenden zahlen individuell und sind selbst für die Prüfung der Rechnung verantwortlich. Obwohl eine zentrale Bezahllösung diesen Prozess vereinfachen würde, ist deren Umsetzung extrem komplex, da viele Faktoren berücksichtigt werden müssen: das Land, das in Concur Travel implementiert wird; die verfügbaren Kreditkarten; die Buchungsquellen und die Lösungen, die seitens des Reisebüros unterstützt werden können. Wer eine Lösung sucht, muss folglich schon vor der Implementierung alle Anbieter einbeziehen.

5. Company Hierarchy und OrgUnits definieren

Die Frage, was OrgUnits sind, kommt vor allem bei Kunden auf, die zunächst mit Concur Expense arbeiten und zeitversetzt Concur Travel hinzufügen. In Concur Expense werden verschiedene Verantwortlichkeitsebenen im Prozess der Reisebuchung über die sogenannte Company Hierarchy abgebildet. Bei der Implementierung von Concur Travel legen unsere Kunden hingegen OrgUnits fest. Diese repräsentieren die Organisationseinheiten, die zu einem Unternehmen gehören. Üblicherweise spiegeln die OrgUnits die Kundennummern auf Seiten des Reisebüros wider und können daher dazu genutzt werden, Reiseprofile von Concur Travel zum Reisebüro zu übertragen.

6. Ausländische Mehrwertsteuer: Partner-Support nutzen

Kunden fordern häufig nicht nur die inländische, sondern auch die ausländische Steuer zurück, um so den ROI zu erhöhen. Während inländische Steuercodes im System gespeichert werden können, empfiehlt sich für die ausländische Mehrwertsteuerrückerstattung die Zusammenarbeit mit einem unserer Partner, zum Beispiel mit Blue dot. 

Wahre Flexibilität bei der Implementierung entsteht durch dieses offene Ökosystem: Mit Zugriff auf über 700 zertifizierte Partnerlösungen im SAP Concur App Center integrieren Sie spezialisierte Experten für Steuerrückerstattung, Mobilität oder Buchungsplattformen nahtlos in Ihren Workflow. Dank des Financial Integration Service (FIS) binden Sie diese Erweiterungen ohne manuelle Datentransfers direkt an Ihr Finanzsystem an. Dieses Netzwerk stellt sicher, dass Ihre Lösung mit Ihren Anforderungen mitwächst, statt an Systemgrenzen zu stoßen.

7. Verantwortlichkeiten für die Zeit nach dem Go-live

An diesem Punkt gibt es an verschiedenen Stellen Verantwortlichkeiten zu klären, zum Beispiel: Wer ist Global Process Owner und damit verantwortlich für laufende Änderungen? Wer ist als Verwaltungsrat zuständig, Änderungen umzusetzen und Prozesse zu etablieren? Wer wird den Endbenutzersupport übernehmen (Firmenhotline oder SAP Concur-Hotline)? Wer führt die Wartung durch (Unternehmensadministrator oder SAP Concur Service Admin)?

Planen Sie den Support dabei als strategischen Produktivitäts-Hebel: Ein professioneller User Support Desk entlastet Ihre internen Administratoren massiv von Routineanfragen. Wenn Endnutzer rund um die Uhr fachkundige Hilfe in ihrer Landessprache erhalten, steigt die Benutzerakzeptanz und die Fehlerquote sinkt organisch. So gewinnt Ihr Finance-Team wertvolle Zeit für wertschöpfende Aufgaben, statt mühsam Support-Tickets zu klären.

Wer ist autorisierter Kontakt für Fragen, Fehler und Probleme? Welches Team prüft die Spesenabrechnungen? Wer ist für das Global Reporting verantwortlich? Wer pflegt und wartet die IT-Schnittstellen?

8. Garbage in, garbage out: Datenqualität sichern

Nur wer die Qualität seiner Daten hoch hält, bekommt gute Ergebnisse für das Reporting seiner Reisekosten. Wer zum Beispiel Workflows für bestimmte Mitarbeitertypen – vom Management über den Vertrieb bis hin zum Verwaltungspersonal – reporten möchte, muss diese Stammdaten pflegen. Die Datenqualität ist auch für Reisedaten relevant. So muss zum Beispiel für einen Flug ins Ausland der Name auf dem Ticket mit dem Namen im Reisepass identisch sein, um einreisen zu können. Mitarbeiter sollten ihren Namen im Benutzerprofil daher selbst bearbeiten können, sodass die Daten korrekt sind – egal, ob sich nun nach der Hochzeit der Nachname ändert oder ein Kollege den Zweitnamen lieber für sich behalten hat.

9. Straffe Lieferanten-Deadlines in Concur Travel managen

Im Prozess der Reisebuchung halten Lieferanten Reservierungen für Flugtickets oder Hotelübernachtungen meist nur für 24 Stunden. Für die interne Genehmigung ist das eine straffe Deadline. Einige Anbieter wie Low Cost Carrier erfordern sogar einen Sofortkauf. Die Lösung sind automatische Benachrichtigungen, die im Prozess der Reisebuchung an den verantwortlichen Manager gesendet werden. Dieser bekommt so zwar Informationen über eine Buchung oder einen Reisekostenrichtlinienverstoß, der Buchungsprozess wird aber nicht gestört. Da für die Reisekostenabrechnung in vielen Unternehmen bereits ein Genehmigungsprozess besteht, ist es am sinnvollsten, Genehmigungen darüber zu steuern.

10. Concur Travel und Concur Request gezielt kombinieren

Die Frage, wie Genehmigungen in SAP-Concur-Lösungen gehandhabt werden sollen, muss auf Seiten des Kunden beantwortet werden. Welches SAP-Concur-Produkt am meisten Sinn macht, hängt davon ab, wie komplex der Genehmigungs-Workflow im Unternehmen gestaltet ist. Wird der Genehmigungsprozess von nur einem Mitarbeiter umgesetzt, kann das in Concur Travel abgebildet werden. Wenn zusätzlich eine Genehmigung von einer anderen Abteilung eingeholt werden muss, wird der Genehmigungsprozess über Concur Request abgebildet. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Mitarbeiter in Hochrisikoländer reisen. Indem die Module technisch nicht miteinander verbunden werden, bleiben Anwender flexibel. Sie können über das Reiseantragsmodul ihre Reisegenehmigung handhaben und dennoch sofort in Concur Travel buchen.

Fazit: Ihr Fahrplan für die SAP-Concur-Implementierung

Unsere zeitsparenden Tipps helfen Ihnen dabei, Ihre SAP-Concur-Lösungen erfolgreich zu implementieren.

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