Österreichische Kollektivverträge im Reisekostenmanagement

Lange Zeit galt das digitale Reisekostenmanagement in Österreich in Travel Management-Systemen als schwer abbildbar – in vielen Unternehmen ist daher sogar die händische Abwicklung noch immer weit verbreitet. Denn anders als in Deutschland oder in der Schweiz sind die umfangreichen Regelungen zur Reisekostenabrechnung in Österreich nicht nur im Gesetz verankert, sondern finden sich auch in branchenindividuellen Kollektivverträgen wieder.

Was sind Kollektivverträge in Österreich?

Österreichische Kollektivverträge (KV) sind schriftliche Vereinbarungen zwischen den Sozialpartnern – also in der Regel einer Arbeitgeberorganisation (z. B. Wirtschaftskammer) und einer Arbeitnehmervertretung (z. B. Gewerkschaft) – die für eine bestimmte Branche oder Berufsgruppe verbindliche Mindeststandards für Arbeitsverhältnisse festlegen. Sie spielen auch für die Reisekosten eine große Rolle, da sie Auswirkungen auf Taggelder, Nächtigungsgelder, Kilometergelder und Spesenregelungen haben. Dadurch variieren die Tagessätze und Besteuerung der Reisekosten von Branche zu Branche.

Kollektivverträge: Herausforderungen für das Reisekostenmanagement

Für das manuelle, aber auch für das automatisierte Reisekostenmanagement in Österreich sind solche individuellen Regelungen eine Herausforderung. Ganz besonders knifflig wird es, wenn für ein Unternehmen unterschiedliche Gewerbeberechtigungen und damit unterschiedliche Branchenzuordnungen gelten. Ein Autohändler (Handel) mit Werkstatt (Gewerbe/Werkstätten), ein Bauunternehmen (Bau) mit eigener Planungsabteilung (Information & Consulting), ein Landwirtschaftsbetrieb (Land- und Forstwirtschaft) mit angeschlossener Direktvermarktung (Handel) – wie wird entschieden, welcher Kollektivvertrag für Reisekosten gilt? Grundsätzlich erfolgt die Branchenzuordnung nach der wirtschaftlichen Haupttätigkeit des Betriebs – und trotzdem kann es sein, dass verschiedene Beschäftigtengruppen unter unterschiedliche KV fallen. Gerade bei Reisekosten entstehen so signifikante Unterschiede. Auch für Mitarbeitende, die in den KV der Arbeitnehmerüberlassung fallen, gelten andere Pauschalen wie für ihre Kolleginnen und Kollegen, die vielleicht im selben Büro sitzen. Bei Mischbetrieben oder projektbezogener Arbeit in verschiedenen Branchen kann es also durchaus passieren, dass versehentlich falsche Sätze oder Regeln angewendet werden.

Fallstricke mit Kollektivverträgen bei der Reisekostenabrechnung

Doch das sind nicht die einzigen Knackpunkte bei den Kollektivverträgen für die Reisekosten:

• Regeländerungen: KV-Verhandlungen führen oft zu jährlichen Anpassungen von Pauschalen. Unternehmen müssen diese zeitnah in Lohnverrechnung, Reisekostenabrechnung und HR-Systemen umsetzen.
• Abgrenzung steuerfrei / steuerpflichtig: Bei der Reisekostenabrechnung in Österreich müssen die KV-Regelungen mit steuerlichen Vorgaben abgeglichen werden (Lohnsteuer, Sozialversicherung). Pauschalen, die über den steuerlich begünstigten Höchstsätzen liegen, führen zu Abgabenpflicht.
• Administrationsaufwand: Unterschiedliche Reisedauern, Abfahrtszeiten oder Mischformen (Dienstortwechsel bzw. Außendienst) machen die Abrechnung komplex. Fehler führen oft zu Nachforderungen bei Lohnabgaben.

Und nicht nur die Unternehmen, auch die Mitarbeitenden sind durch die individuellen Kollektivverträge in ihrer Reisekostenabrechnung in Österreich betroffen:

• Unklare Ansprüche: Viele Beschäftigte wissen nicht, ab wann genau im KV eine Dienstreise beginnt oder wie hoch ihre Pauschalen sind. Dadurch werden Ansprüche manchmal gar nicht geltend gemacht.
• Ungleiche Behandlung zwischen Branchen: Zwei Personen mit vergleichbarer Reisetätigkeit können durch unterschiedliche KV sehr verschiedene Taggelder oder Nächtigungssätze bekommen.
• Verlust von steuerlichen Vorteilen: Wenn der Arbeitgeber die KV-Pauschalen falsch abrechnet, kann das für Mitarbeitende zu steuerlichen Nachteilen führen (z. B. weniger Nettoauszahlung).

Die gute Nachricht: All diese individuellen Berechnungen können tatsächlich problemlos in SAP-Concur-Lösungen abgebildet werden. Damit werden Unternehmen wie Mitarbeitende deutlich entlastet, mögliche Fehler im Zusammenhang mit Kollektivverträgen und Reisekostenabrechnungen werden verhindert.

In unserem Webinar „Österreich digital denken“ zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt anhand der Oberfläche von SAP Concur wie ein End-to-End Prozess für Österreichische Unternehmen funktioniert, was die Herausforderungen der Kollektivverträge für das Reisekostenmanagement im Einzelnen sind (und wie sie gemeistert werden können) – und wie eine nahtlose Systemintegration in Ihr bestehendes Ökosystem gelingt. Am besten, Sie hören sich gleich die Aufzeichnung an und erfahren so, wie Sie komplexe Vorgaben einfach digital umsetzen können.

Digitalisieren Sie Kollektivverträge und Reisekosten in Österreich

Unsere Webinar-Aufzeichnung „Österreich digital denken“ bietet Ihnen einen kompakten 30minütigen Überblick in eine maßgeschneiderte Reisekosten-Lösung für die Anforderungen des österreichischen Marktes.

Zum Video