KUKA: 7x schnellere Spesenabrechnung mit SAP Concur

Die Mission von KUKA ist es, das Leben und Arbeiten einfacher zu machen. Deshalb verfolgt das Unternehmen eine konsequente Cloud-First-Strategie und setzt auf SaaS-Lösungen, die den Mitarbeitenden ein einfaches und intuitives Nutzererlebnis bieten.

Doch gerade bei der Spesenabrechnung war der Prozess lange alles andere als einfach. Besonders bei Hotel- und Bewirtungskosten zwangen die komplexen deutschen Steuervorschriften die Mitarbeiter zu einer aufwendigen Einzelpostenaufschlüsselung mit den jeweils korrekten Steuersätzen. Dieser manuelle Prozess war nicht nur zeitaufwendig und kompliziert, sondern für die Anwender auch äußerst frustrierend.

Effizienzsteigerung: KUKA automatisiert Reisekosten mit SAP ERP

Um dieses Problem zu lösen, arbeitete ein fachübergreifendes Team aus den Abteilungen Steuern, IT, HR und Travel zusammen. Das Ergebnis ist ein nahtlos an das SAP-ERP-System angebundener Prozess, der mithilfe von SAP Concur umgesetzt wurde. Er vereinfacht die Erfassung von Spesen für die Mitarbeiter drastisch, während im Hintergrund die steuerliche Korrektheit sichergestellt wird.

Das Ergebnis: Deutlich mehr Effizienz und weniger Fehler. Durch die intelligente Automatisierung konnte KUKA beeindruckende Verbesserungen erzielen:

• 7-mal schnellere Erstellung von Abrechnungen für Hotel- und Bewirtungskosten.
• Signifikante Reduzierung von Fehlern durch automatisierte Prozesse.
• Weniger abgelehnte Spesenabrechnungen und somit weniger Nacharbeit.