Reisekostenabrechnung: Fristen für Arbeitnehmer & Co.

Die Reisekostenabrechnung ist für viele Arbeitnehmer ein notwendiges Übel. Aber wann genau müssen die Belege eingereicht werden? Dieser Artikel beleuchtet die Fristen, die Sie kennen müssen, um Ihre Reisekosten erstattet zu bekommen.

Gesetzliche Fristen für die Reisekostenabrechnung 

Grundsätzlich gilt in Deutschland eine gesetzliche Frist von drei Jahren für die Einreichung der Reisekostenabrechnung. Diese Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Reise stattgefunden hat. Das bedeutet, dass Sie in der Regel bis zum 31. Dezember des dritten Jahres nach der Reise Zeit haben, Ihre Abrechnung einzureichen.

• Gesetzliche Grundlage: Die relevanten Vorschriften finden sich im Einkommensteuergesetz (EStG).
• Beispiel: Eine Geschäftsreise, die im März 2024 stattfand, kann bis zum 31. Dezember 2027 abgerechnet werden.

Unternehmensinterne Fristen: Was gilt zu beachten?

Viele Unternehmen legen jedoch kürzere Fristen für die Einreichung der Reisekostenabrechnung fest. Diese Fristen sind in den Reisekostenrichtlinien des Unternehmens festgelegt.

• Kürzere Fristen sind möglich: Die unternehmenseigenen Fristen können die gesetzliche Frist verkürzen.
• Achtung, Mindestfrist: Die Frist darf allerdings nicht weniger als drei Monate betragen.
• Wichtigkeit der Richtlinien: Informieren Sie sich unbedingt über die in Ihrem Unternehmen geltenden Reisekostenrichtlinien.

Konsequenzen bei verspäteter Einreichung

Wer die Fristen versäumt, muss mit Konsequenzen rechnen. Diese können je nach Unternehmen und den Umständen unterschiedlich ausfallen:

• Verlust der Erstattung: In vielen Fällen werden Reisekosten, die nach Ablauf der Frist eingereicht werden, nicht mehr erstattet.
• Probleme mit der Gehaltsabrechnung: Verspätete Abrechnungen können zu Problemen bei der Gehaltsabrechnung führen.
• Mahnungen oder Verwarnungen: In einigen Fällen kann es zu Mahnungen oder Verwarnungen durch das Unternehmen kommen.
• Steuerliche Nachteile: Bei verspäteter Abrechnung kann es zu steuerlichen Nachteilen kommen.

Aufbewahrungsfristen für Reisekostenbelege

Nicht nur die Einreichungsfristen sind wichtig, sondern auch die Aufbewahrungsfristen für die Belege.

• Grundregel: In der Regel müssen die Belege für die Reisekostenabrechnung für mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden.
• Grundlage: Diese Frist ergibt sich aus den steuerrechtlichen Vorschriften.
• Aufbewahrungspflicht: Die Aufbewahrungspflicht gilt auch für digitale Belege.

Praktische Tipps zur Einhaltung der Fristen

Wie können Sie die Fristen für die Reisekostenabrechnung effektiv einhalten? Hier sind ein paar Tipps:

• Sofortige Sammlung: Sammeln Sie alle Belege sofort nach der Reise.
• Digitalisierung: Digitalisieren Sie Ihre Belege, um sie jederzeit griffbereit zu haben.
• Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Reisekosten und die noch offenen Abrechnungen.
• Nutze digitale Tools: Verwenden Sie digitale Tools (z.B. Apps oder Software), um die Reisekostenabrechnung zu vereinfachen.
• Setze Erinnerungen: Richten Sie Erinnerungen für die Fristen in Ihrem Kalender ein.

Fragen und Antworten zur Reisekostenabrechnung

• Was passiert, wenn ich meine Belege verloren habe? Versuchen Sie, Ersatzbelege zu beschaffen (z.B. Kreditkartenabrechnungen).
• Kann ich die Frist verlängern lassen? In manchen Fällen ist eine Verlängerung in Absprache mit dem Unternehmen möglich.
• Gelten die Fristen auch für Selbstständige? Ja, auch Selbstständige müssen die gesetzlichen Fristen einhalten.
• Wer ist für die Einhaltung der Fristen verantwortlich? In erster Linie sind Sie als Reisender für die Einhaltung der Fristen verantwortlich.

Fazit: Fristen im Blick behalten & Kosten abrechnen!

Die Einhaltung der Fristen ist entscheidend, um Ihre Reisekosten erstattet zu bekommen und mögliche Nachteile zu vermeiden. Behalten Sie die gesetzlichen und unternehmensinternen Fristen im Blick und nutzen Sie praktische Tipps, um die Reisekostenabrechnung reibungslos zu gestalten.

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