Geschäftsreisen per Auto automatisch mit Drive erfassen

Das Auto ist derzeit ein beliebtes Verkehrsmittel für Geschäftsreisen. Das ist kein Wunder, schließlich lässt sich der direkte Kontakt unterwegs auf ein Minimum reduzieren und das Ansteckungsrisiko sinkt. Doch schon lange vor der Corona-Pandemie gehörten die Fahrtkosten häufig zu den größeren Ausgabeposten in Unternehmen. Doch häufig gehören sie auch zu den fehleranfälligsten. Warum gelingt es nicht, zuverlässig den Kilometerstand festzuhalten?

Es ist doch ein Leichtes, den Kilometerstand vor und nach der Dienstfahrt zu vergleichen oder mit einem Blick auf das Navigationsgerät die gefahrenen Kilometer festzuhalten – oder etwa nicht? Ganz so einfach ist es dann doch nicht. Wer zum Beispiel frühmorgens in Eile losfährt, kann das Notieren des Kilometerstands schon einmal vergessen. Ein Abstecher zu einem privaten Termin oder eine größere Umleitung verzerren die Kilometerzahl und hinterher ist kaum mehr nachzuvollziehen, wie viele Kilometer tatsächlich gefahren wurden. Im Zweifel bleibt Mitarbeitern nichts anderes übrig, als nachträglich die gefahrenen Strecken zu schätzen, was bei Ungenauigkeiten entweder den Reisenden oder den Arbeitgeber mehr kostet als nötig.

Wer hier auf Automatisierung setzt, kann nicht nur seinen Mitarbeitern das Leben erleichtern, sondern auch effizient Kosten sparen.

 

Einfache Erfassung von Kilometern mit Drive

Mit Drive können Mitarbeiter auf einfache Weise genau so viel Kilometergeld abrechnen, wie sie gefahren sind. Außerdem bekommt die Finanzabteilung Sicherheit bei der Einhaltung von Vorschriften, wenn es um die Beantragung von Kilometerkosten geht. Drive ist Teil der SAP-Concur-Mobile App, über die Anwender auf ihre Spesen-, Reise- und Rechnungsverfolgung zugreifen. Über das Kilometersymbol rechts unten auf dem Startbildschirm der App lässt sich Drive schnell und einfach starten.

Mitarbeiter können ihren Kilometerstand auf zwei verschiedene Arten erfassen. Bei der automatisierten Methode tragen Nutzer in der der App die Zeiten ein, zu denen sie regelmäßig geschäftlich unterwegs sind. Wenn sie dann innerhalb dieses Zeitraums unterwegs sind, messen die GPS-Ortung und die Bewegungssensoren des Smartphones automatisch die zurückgelegte Strecke, ohne dass der Mitarbeiter die App öffnen muss.

Geschäftsreisende können den Kilometerstand außerdem manuell erfassen. In der App geben sie dazu an, wann sie die Aufzeichnung ihrer Fahrt beginnen und beenden wollen. Genau wie bei der automatischen Erfassung messen die GPS-Ortung und die Bewegungssensoren des Smartphones die zurückgelegte Strecke.

Beide Methoden schonen den Akku des Smartphones, da die App im Hintergrund läuft und so weniger Energie verbraucht als andere Standortverfolgungs-Apps deren GPS dauerhaft eingeschaltet bleibt.

 

Fahrtkostenabrechnung automatisiert erstellen und einreichen

Für jede Geschäftsreise erstellt Drive automatisch einen Entwurf für die Fahrtkostenabrechnung, die dann in die Reisekostenabrechnung eingefügt werden kann– unabhängig davon, ob der Kilometerstand automatisch oder manuell erfasst wurde. Mitarbeiter überprüfen dann die Entwürfe und wählen die Fahrten aus, die erstattet werden sollen. Da Google Maps in die App integriert ist, können Mitarbeiter leichter die gefahrenen Strecken nachvollziehen und zuordnen. Das ist vor allem für Mitarbeiter hilfreich, die ihr privates Auto auch für Geschäftsfahrten nutzen. Erstattungsfähige Fahrten werden als "Kilometer eigener PKW" auf der Kostenabrechnung ergänzt. Der jeweilige Erstattungssatz des Unternehmens wird automatisch darauf angewendet.

 

Kilometerstände einfach dokumentieren und Richtlinien einhalten

Die Integration von Google Maps erleichtert auch die Einhaltung von Richtlinien bei der Abrechnung von Geschäftsausgaben. Denn Mitarbeiter können jederzeit exakt die gefahrene Route und den genauen Kilometerstand für jede Fahrt einsehen. Damit sind die Fahrtstrecken in einem Protokoll transparent dokumentiert. Unternehmen können das Risiko von Strafen sowie von falschen Erstattungssummen für Mitarbeiter deutlich minimieren.

 

Mehrwertsteuerrückerstattung bei Fahrtkostenabrechnungen leicht gemacht

Die automatisch erstellte, detaillierte Dokumentation in Drive, erleichtert auch die Rückerstattung der Mehrwertsteuer für Dienstfahrten. Mehr als die Hälfte der erstattungsfähigen Mehrwertsteuer wird derzeit nicht eingefordert. Die Integration intelligenter Tools hilft, das Potential der Mehrwertsteuerrückerstattungen voll auszuschöpfen. Denn sie reduzieren den Aufwand für die Rückerstattung deutlich, während zusätzliche Einnahmen generiert werden.

 

Möchten Sie eine Probefahrt mit Drive starten?

Mit Drive erleichtern Sie Ihren Mitarbeitern die Fahrtkostenabrechnung. Wenn Sie die App testen möchten, nehmen wir Sie in einer Demo gern mit auf eine Probefahrt.

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