Geschäftsreisemanagement

Verpflegungspauschale 2022 berechnen: Höhe, Steuern und Beispiele

SAP Concur |

Anstatt morgens einen Filterkaffee in der heimischen Küche aufzusetzen, reihen sich Geschäftsreisende unterwegs in die Schlange beim Bäcker ein. Auch für das Mittag- oder Abendessen haben sie bei ganztägiger Abwesenheit nicht die Option, am eigenen Kühlschrank vorbeizuschauen. Stattdessen gehen sie etwa mit ihren Kolleginnen und Kollegen ins Restaurant, um für ihr leibliches Wohl zu sorgen. Das kann mitunter teurer sein – zumindest teurer als die Verpflegung an der regelmäßigen Arbeitsstätte, der sogenannten „ersten Tätigkeitsstätte“.

Der „Mehraufwand“ auf Dienstreise kann zurückgefordert werden: mit der Reisekostenabrechnung oder ​in der Steuererklärung unter dem Punkt Werbungskosten (§ 9 Absatz 4a EStG). Zweiteres greift, wenn der Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand nicht erstattet – denn dazu ist dieser nicht gesetzlich verpflichtet.

Die richtige Angabe und Rückerstattung des Mehraufwands können herausfordernd sein. Der folgende Beitrag gibt einen Überblick über oft gestellte Fragen.

Was ist ein Verpflegungsmehraufwand bzw. eine Verpflegungspauschale?

Bei Geschäftsreisen entstehen Kosten, die im Büro oder im Homeoffice nicht anfallen. Für die zusätzlichen Auslagen von Frühstück, Mittagessen und Abendessen – dem Verpflegungsmehraufwand – gibt es eine Verpflegungspauschale (auch Reisekostenpauschale). Im Unterschied zu einer Zugreise oder einem Hotelaufenthalt können die Kosten für die Verpflegung daher ohne Rechnungen, Quittungen und Belege zurückgefordert werden.

Die Pauschalen legt nicht der Arbeitgeber in der firmeneigenen Reiserichtlinie, sondern der Gesetzgeber fest. Dabei richtet sich die Höhe der Verpflegungspauschale nach der Länge der Geschäftsreise sowie nach dem Reiseziel. Voraussetzung, um die Verpflegungspauschale in Anspruch nehmen zu können ist, dass die Geschäftsreisenden mehr als acht Stunden beruflich unterwegs sind und selbst für ihre Verpflegung aufkommen.

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Pauschbeträge für Dienstreisen: Tabelle für In- und Ausland

Die Pauschbeträge für die Verpflegung auf Dienstreisen im In- und Ausland wurden am 1. Januar 2020 von Bundesministerium der Finanzen angepasst. Für inländische Dienstreisen gelten die Pauschbeträge ab Januar für das Jahr 2022 unverändert fort. Für Reisen ins Ausland hat das Bundesfinanzministerium (BMF) zuletzt 2021 die Sätze für den Verpflegungsmehraufwand neu bewertet. Auch diese Sätze bleiben 2022 bestehen.

Diese Pauschbeträge dürfen bei Dienstreisen in Deutschland berechnet werden:

  • Für Reisen von 8-24 Stunden sowie am An- und Abreisetag dürfen 14 Euro berechnet werden.
  • Ab einer ganztägigen Abwesenheit von 24 Stunden können 28 Euro angesetzt werden.

Für Reisen ins europäische Ausland können Geschäftsreisende meist mit höheren Pauschalen rechnen:

  • Belgien: 28 € (bei mehr als 8 Stunden), 42 € (ab 24 Stunden)
  • Frankreich: 29 € (bei mehr als 8 Stunden), 44 € (ab 24 Stunden), Sonderfälle für Lyon, Marseille, Paris und Straßburg
  • Italien: 27 € (bei mehr als 8 Stunden), 40 € (ab 24 Stunden); Sonderfälle für Mailand
  • Österreich: 27 € (bei mehr als 8 Stunden), 40 € (ab 24 Stunden)
  • Schweiz: 43 € (bei mehr als 8 Stunden), 64 € (ab 24 Stunden), Sonderfälle für Genf
  • Vereinigtes Königreich von Großbritannien und Nordirland: 30 € (bei mehr als 8 Stunden), 45 € (ab 24 Stunden); Sonderfälle für London

Diese Pauschbeträge dürfen bei Dienstreisen außerhalb Europas berechnet werden:

  • China: 32 € (bei mehr als 8 Stunden), 48 € (ab 24 Stunden), Sonderfälle für Chengdu, Hongkong, Kanton, Peking, Shanghai
  • USA: 34 € (bei mehr als 8 Stunden), 51 € (ab 24 Stunden), Sonderfälle für Atlanta, Boston, Chicago, Houston, Los Angeles, Miami, New Yory City, San Francisco, Washington D. C.

Weitere Länder sind in der Übersicht vom BMF einsehbar.

Tipp: Ist ein Land in der Übersicht vom Bundesfinanzministerium nicht gelistet, gilt der Pauschbetrag für Luxemburg. Reist der Mitarbeiter nur für einen Tag ins Ausland, kann die Pauschale für den letzten Arbeitsort berechnet werden. Die Regelung greift bei Auslandsreisen auch für den An- und Abreisetag. Sind An- oder Abreise nicht mit einem Arbeitsauftrag verbunden, wird die Pauschale des Ortes berechnet, der vor Mitternacht erreicht wird. Ab 24 Stunden Aufenthalt im Ausland gilt ebenfalls die Verpflegungspauschale des Orts, der vor Mitternacht erreicht wird.

Reisekostenabrechnung: Wann übernimmt der Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand?

In der Regel zahlt das Unternehmen die vorgegebene Pauschale an die Mitarbeitenden zurück. Dafür gibt es entsprechende Formulare und Vorlagen für die Reisekostenabrechnung, die Mitarbeitende nach ihrer Reise ausfüllen müssen. Die Höhe der Pauschale ist dabei steuerfrei. Erlaubt der Arbeitgeber die Einreichung höherer Verpflegungskosten als die gesetzlich festgelegte Pauschale, fallen Steuern für die Differenz an. Gesetzlich sind Unternehmen nicht zur Erstattung des Verpflegungsmehraufwands verpflichtet.

Steuererklärung: Wie lässt sich Verpflegungsmehraufwand von der Steuer absetzen?

Werden die ausgelegten Kosten für die Verpflegung unterwegs nicht vom Arbeitgeber in Form der Pauschale zurückerstattet, können Geschäftsreisende diese von der Steuer absetzen. Denn: Wer Verpflegungsmehraufwände unter dem Punkt „Werbungskosten“ in der jährlichen Steuererklärung angibt, kann damit seine Einkommenssteuer mindern. Auch hierbei handelt es sich um eine Pauschale, weshalb nicht die tatsächlichen Kosten für den Mehraufwand berücksichtigt werden.

Sonderfälle: Wann kommt es zu Kürzungen der Verpflegungspauschale?

Verpflegungspauschalen können nur dann vollständig erstattet werden, wenn darüber hinaus keine Verpflegung vom Arbeitgeber übernommen wird. Ist zum Beispiel bei der Hotelübernachtung ein Frühstück dabei, das der Arbeitgeber bezahlt, muss der Tagessatz gekürzt werden.

  • Frühstück: 20 % der Pauschale werden gekürzt
  • Mittagessen oder Abendessen: 40 % der Pauschale werden gekürzt

Beispiel: Wie wird die Verpflegungspauschale richtig angewendet?

Kai Meier reist geschäftlich für vier Tage von Hamburg und Berlin. Am Ankunftstag checkt er nachmittags in sein Hotel ein. Am Abreisetag wir er noch von einem Kunden zum Mittagessen eingeladen. Insgesamt kann Kai Meier somit 78,40 € als Verpflegungsmehraufwand geltend machen:

  • Tag 1 (Anreisetag, unter 24 Stunden): 14 €
  • Tag 2 (24 Stunden Aufenthalt): 28 €
  • Tag 3 (24 Stunden Aufenthalt): 28 €
  • Tag 4 (Abreisetag, unter 24 Stunden): 14 € – 5,60 € fürs Mittagessen = 8,40 €

Eine Woche später reist Kai Meier von Hamburg über Straßburg (FR) nach Bern (CH), übernachtet dort einmal (ohne Frühstück), trifft sich am nächsten Tag mit einem Kunden und reist anschließend wieder ab. Auf dem Rückweg trifft er sich in Straßburg noch mit einem Kunden auf einen Lunch-Termin, bevor er zurück nach Hamburg reist. Für seine Geschäftsreise ins Ausland kann Herr Meier seinem Arbeitgeber 66,80 Euro Verpflegungsmehraufwand berechnen:

  • Tag 1 (Anreisetag, Ankunft in Bern vor 24 Uhr): 43 €
  • Tag 2 (Abreisetag, Straßburg letzter Tätigkeitsort): 43 € – 17,20 € fürs Mittagessen = 25,80 €

 

Gerade bei mehrtägigen oder regelmäßigen Geschäftsreisen kann die Angabe und Rückerstattung des Verpflegungsmehraufwandes aufwendig und komplex sein – für die Reisenden, aber auch für die Finanzverantwortlichen. Um Ressourcen zu sparen und Fehler bei der Reisekostenabrechnung und im nachgelagerten Prüfungsprozess zu vermeiden, können Unternehmen automatisierte Lösungen für die Reisekostenabrechnung wie Concur Expense anwenden.

 

Das hat auch unseren Kunden Hapag-Lloyd überzeugt, dessen Mitarbeiter nun digital rund um den Globus unterwegs sind.

 

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