Die 10 ungeschriebenen Regeln auf Geschäftsreisen

„A well-organised man is comfortable, even in hell“, schrieb Janwillem van de Wetering einst über seine Zeit in einem Zen-Kloster. Nun muss eine Geschäftsreise nicht unbedingt zum Höllentrip werden, aber es kann nie schaden, auf alles gefasst zu sein. Geschäftsreiseprofis haben da so ihre ganz eigenen Hacks und Tricks, mit denen sie auch in stressigen Momenten die Ruhe bewahren. Und die dabei auch noch ganz elegant Konflikte mit anderen Reisenden verhindern. Wir haben sie aufgeschrieben, die 10 ungeschriebenen Regeln des Geschäftsreisens.

Das Survival-Handgepäck

Stellen Sie sich vor, Ihr Koffer käme erst verspätet am Zielort an. Könnten Sie trotzdem problemlos an Ihrem Meeting teilnehmen oder präsentieren? Achten Sie darauf, dass Ihr Handgepäck die „Survival-Basics“ enthält, z. B. Ladekabel, Medikamente, Zahnbürste, aber auch ein frisches Hemd oder eine präsentable Bluse. Ihr Koffer kann sich mal verspäten – Sie sollten es nicht. (Sie haben noch keine Erfahrung mit Geschäftsreisen? Dann helfen Ihnen bestimmt auch unsere Tipps für die allererste Geschäftsreise weiter!)

Das Offline-Backup

 Seit Jahren versorgt die Deutsche Bahn eine ganze Generation von Comedians mit reichlich Stoff. Doch wenn das WLAN im Zug tatsächlich nicht funktioniert, kann das ziemlich unlustig sein. Also: Alles vorab downloaden, was wichtig ist und an dem Sie vielleicht unterwegs arbeiten wollen. Sicherheitshalber auch alle relevanten Apps vorher updaten. 

Die Geruchsfalle

Der Tag war hektisch und das Essen kam mal wieder zu kurz. Zum Glück konnten Sie am Bahnhof noch dieses herrliche Matjesbrötchen mit Zwiebeln ergattern. Das wird jetzt schön am Platz gegessen. Dabei sind Sie durchaus großzügig – auch umliegende Sitzreihen sollen etwas davon haben. Denn wer möchte nicht in einer Geruchswolke reisen, die an die Fischmärkte der Welt erinnert? Denken Sie an Mitreisende, wenn Sie etwas zum Essen mit in den Zug nehmen. Vermeiden Sie stark riechende Speisen – eine Butterbrezel ist auch eine feine Sache. Oder wie wär's mit einem leckeren Chili im Speisewagen?

Die schnelle Sicherheitskontrolle

Sie ist ebenso lästig wie notwendig: die Sicherheitskontrolle am Flughafen. Damit sie schneller und reibungsloser vorbeigeht, halten Sie am besten schon in der Warteschlange alles bereit. Die Bundespolizei empfiehlt, Uhr und Gürtel abzulegen und in Jacke oder Handgepäck zu verstauen. Elektronische Geräte und den Beutel mit Flüssigkeiten bereithalten; sie kommen in die Scan-Wanne (außer bei modernen CT-Scannern). Wer alles rechtzeitig präpariert, ist schneller durch. Und: Wählen Sie für die Reise Schuhe, die sie ggf. schnell aus- und anziehen können.

Der "Murphy's Law"-Faktor

Alles, was schiefgehen kann, geht irgendwann schief. Auch wenn es zuvor unzählige Male reibungslos funktioniert hat. Planen Sie immer eine Panne mit ein. Ein extra Puffer von 30 Minuten gibt Ihnen mehr Entspannung, wenn der wichtige USB-Stick hinter die Heizung fällt, die Marmelade auf die Krawatte tropft oder der Taxi-Fahrer seinen ersten Tag im Job hat. Dazu gehört auch die Hotel-WLAN-Regel – wichtige große Dateien wollen nicht erst zehn Minuten vor dem Termin aus der Cloud geladen werden. Hotel-WLAN besitzt ein feines Gespür für Zeitdruck.

Der Sofort-Scan-Reflex

Papierbelege sind Ausbrecherkönige – sie suchen immer den Weg aus der Enge der Sakkotaschen, Portemonnaies und Notizbücher. Sollte ihnen die Flucht einmal nicht gelingen, reagieren sie bald verknittert und werden aus Protest unleserlich. Die Lösung ist einfach: Belege direkt nach Erhalt in der Concur Mobile App scannen, so bleiben sie in ihrer ganzen Pracht für die Nachwelt (und die Reisekostenabrechnung) erhalten.

Die Kopfhörer-Regel

Wo auch immer Sie sind – Videocalls, Sprachnachrichten und Telefonate gehören auf die Kopfhörer. Das ist eigentlich selbstverständlich, aber erstaunlicherweise trotzdem erwähnenswert. Sobald andere mithören können, sollten Sie außerdem Namen von Kolleginnen und Kollegen, Produkten oder Unternehmen abkürzen und Ihre Stimme dämpfen. Es müssen ja nicht unbedingt alle im Großraumwagen erfahren, dass „der Schneider gerade die Finanzabteilung“ Ihres Unternehmens „an die Wand fährt“. Darüber hinaus gebietet es die Rücksicht auf Mitreisende, dass Sie Ihre Quartalszahlen nicht durchs Abteil rufen.

Die Steckdosen-Diplomatie

Wer schon einmal mit 8 Prozent Akkuladestand auf der Suche nach einer Steckdose war, kennt das Gefühl aufsteigender Panik. Ohne funktionierendes Smartphone ist man auf Reisen schnell verloren. Sind Mitreisende händeringend auf der Suche nach einer Lademöglichkeit, wird es Zeit für Empathie. Wenn das eigene Handy an einer raren Steckdose im Zug bei bereits 95 Prozent hängt, sollten Sie Platz für jemanden machen, dessen Akkuanzeige weniger üppig aussieht.

ACT – die „Always check twice-Regel“

Ihre Kolleginnen und Kollegen machen Scherze, weil Sie immer doppelt überprüfen müssen, ob Sie auch alles haben? Da stehen Sie doch drüber. Zumindest wird es Ihnen nicht passieren, dass der Laptop auf dem Taxi-Rücksitz ohne Sie davonfährt. Ein kurzer Blick auf alle wichtigen Sachen schadet niemals und hat schon viele Geschäftsreisende vor einer Wiederbeschaffungsodyssee bewahrt. 

Die „In der Ruhe liegt die Kraft“-Regel

Während die Ansage „Bleiben Sie so lange angeschnallt sitzen, bis …“ noch aus dem Lautsprecher ertönt, sind schon die ersten Reisenden aufgesprungen, um ihre Habseligkeiten zu ordnen. Hektisch wird aus dem Flugzeug gedrängt, um als erste Person am Kofferband zu stehen. Das alles beschleunigt die Weiterreise keineswegs. Gönnen Sie sich mehr innere Ruhe, gehen Sie mit dem Flow. So nehmen Sie auch Rücksicht auf Mitreisende und kommen entspannter (und genauso schnell) ans Ziel.

Gut organisiert zu sein heißt auf Geschäftsreisen nicht nur, Tickets, Termine und Unterlagen im Griff zu haben. Oft sind es die kleinen Routinen, die unterwegs den Unterschied machen – und die als angenehmen Nebeneffekt dafür sorgen, dass auch Mitreisende entspannter ans Ziel kommen. Neben den „ungeschriebenen Regeln“ gibt es natürlich auch ganz offizielle Vorgaben. Lesen Sie hier, welche Kriterien eine Geschäftsreise offiziell erfüllen muss. Und wer beruflich ins Ausland reist, findet in unserem internationalen Business-Knigge für Auslandsreisen weitere Tipps für einen souveränen Auftritt.