Schatten-KI auf Geschäftsreisen: Warum Reisende Freigaben umgehen

Rund drei Viertel der deutschen Geschäftsreisenden (74 %) haben künstliche Intelligenz bereits für das Planen, Buchen oder Abrechnen einer Reise genutzt. Ebenso viele würden dabei KI-Tools nutzen, die ihr Unternehmen nicht freigegeben hat oder sie haben es bereits getan. Das zeigen die Ergebnisse der achten Global Business Travel Survey von SAP Concur. Für Unternehmen ist das ein Risiko für Datenschutz und Compliance: Reisedaten landen in Tools, die niemand geprüft hat. 

Wofür Geschäftsreisende KI nutzen

KI begleitet deutsche Reisende heute in fast jeder Phase ihrer Reise. Am häufigsten hilft sie dabei, den Reiseplan zu erstellen (27 %) oder eine Reiseoption auszuwählen (24 %). Jeder Fünfte (21 %) nutzt KI außerdem, um die Risiken einer anstehenden Geschäftsreise zu bewerten. Bei der Reisekostenabrechnung nutzen 16 % KI-gestützte Lösungen, um Ausgaben unterwegs zu erfassen, 14 % nutzen sie für den Abschluss der Abrechnung nach der Reise. Knapp jeder Zehnte (9 %) hat KI abseits der Geschäftsreiseprozesse unterwegs schon nach Rat zu physischer und mentaler Gesundheit gefragt.

Warum Beschäftigte freigegebene Tools umgehen

Wer KI nutzt, erwartet digitalen Komfort und effiziente Abläufe. Integrierte Unternehmenssoftware kann genau das leisten. Sie verbindet institutionelles Wissen und unternehmensspezifische Prozesse mit den individuellen Anforderungen der Reisenden. Dadurch liefert Unternehmenssoftware Unterstützung, die zu den Bedürfnissen der Reisenden passt und gleichzeitig die Reiserichtlinie berücksichtigt. Unternehmen hilft sie zudem, ihre Fürsorge- und Dokumentationspflichten einzuhalten.

Dennoch würden drei von vier der deutschen Beschäftigten für Geschäftsreisen vertraute, nicht freigegebene KI-Tools nutzen oder sie haben es bereits getan. Die häufigsten Gründe: Geschäftsreisende bevorzugen andere KI-gestützte Tools als die freigegebenen Lösungen (41 %), oder ihr Arbeitgeber bietet keine KI-gestützten Tools an (34 %). Fehlende Angebote erklären also nur einen Teil. Die größere Gruppe hat freigegebene Lösungen und nutzt trotzdem lieber andere Tools.

Mitarbeitende wünschen sich umfassende KI-Integration

Reisende wünschen sich KI in sämtlichen Prozessschritten ihrer Geschäftsreise, nicht nur in einzelnen Reisephasen. Knapp ein Drittel (30 %) möchte sie direkt in Arbeitswerkzeuge wie Outlook oder PowerPoint eingebunden sehen, 26 % in Kommunikationssoftware wie Teams oder Slack. Solche Integrationen ermöglichen es, Reisen zu buchen und abzurechnen, ohne die Anwendung zu wechseln. Sprachassistenten und Sprache-zu-Text-Funktionen (25 %), Chatbots im Buchungstool (24 %) und Erinnerungen per Push-Benachrichtigung an anstehenden Buchungen (24 %) stehen ebenfalls hoch im Kurs. Rollenspezifische KI, etwa in CRM-Systemen zur Kundenverwaltung, wünschen sich 17 %. 

Diese Wünsche spiegeln eine Entwicklung in der breiten Bevölkerung wider: Laut Bitkom nutzen 58 % der deutschen Bevölkerung ab 16 Jahren KI im Alltag, jeder Dritte wöchentlich (34 %). Wer KI privat selbstverständlich einsetzt, erwartet die Entwicklung auch von der verfügbaren Software im Job. 

KI-Regeln für Geschäftsreisen: Was Unternehmen jetzt festlegen sollten

Reisende nutzen KI und wollen auch bei Geschäftsreisen nicht darauf verzichten. Verbote von frei zugänglichen Tools allein helfen Unternehmen nicht. Vielmehr braucht es Austausch mit Mitarbeitenden, um Bedürfnisse zu klären und diese im Rahmen der Unternehmenssoftware mitzudenken. Häufig sind KI-Funktionalitäten in Unternehmenssoftware bereits verfügbar, müssen aber noch freigeschaltet, intern geprüft oder konfiguriert werden. In der Zwischenzeit können Unternehmen Übergangslösungen prüfen und deren Einsatz regeln, damit KI nicht unverantwortlich genutzt wird. Reisende brauchen praxisnahe Hinweise, welche Daten sie in welchen frei zugänglichen KI-Tools verwenden dürfen und welche nicht. So bleiben Datenschutz und Compliance gewahrt.

„Mitarbeitende greifen zu frei zugänglichen KI-Tools, weil sie schnell Antworten wollen. Ein frei zugänglicher Chatbot kennt aber weder die Reiserichtlinie noch das Budget noch persönliche Präferenzen. Ein Chatbot bietet auch keinen Zugriff auf verhandelte Unternehmensraten. Eine integrierte Geschäftsreiselösung bezieht all diese Informationen mit ein. Unternehmen sollten ihren Reisenden deshalb klar kommunizieren, welche Tools sie wofür nutzen können und ihnen auch erklären, was die verfügbare Unternehmenssoftware besser kann“, so Michael Schmitz, Head of SAP Concur MEE.

Erfahren Sie hier mehr über die Möglichkeiten, die KI-Lösungen von SAP Concur bieten. Weitere Informationen zur Umfrage, einschließlich zusätzlicher Ergebnisse, finden Sie auf unserem Blog sowie in unserem globalen Whitepaper für Geschäftsreisende.

Über die Studie

Die vorliegende SAP-Concur-Studie wurde von Wakefield Research, einem führenden unabhängigen Anbieter von quantitativer, qualitativer und hybrider Marktforschung weltweit unter 3.300 Geschäftsreisenden in 21 Märkten (ANZ-Region (Australien und Neuseeland), Benelux (Belgien, Niederlande und Luxemburg), Brasilien, Dänemark, Deutschland, Finnland, Frankreich, Großbritannien, Indien, Italien, Japan, Kanada, Mexiko, Norwegen, Portugal, Saudi-Arabien, Schweiz, Schweden, Singapur, Spanien und USA) durchgeführt. Die unabhängige Online-Erhebung fand zwischen dem 1. April und 20. April 2026 statt.