Dreimonatsfrist beim Verpflegungsmehraufwand: HR-Guide

Steuerfreie Reisekosten korrekt zu berechnen ist für Payroll essenziell. Schließlich führen Ungenauigkeiten hier schnell zu Nachzahlungen oder falscher Besteuerung. Wenn es um die Dreimonatsfrist und ihre Regeln geht, kommt es allerdings bei der Reisekostenabrechnung immer wieder zu Fehlern und damit zu Risiken für die Steuerprüfung. Wir zeigen Ihnen, auf welche Besonderheiten Sie jetzt achten müssen.

Was ist die Dreimonatsfrist bei den Reisekosten?

Die Dreimonatsfrist regelt die Berechnung von Verpflegungspauschalen bei einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte. In einem solchen Fall dürfen die Pauschalen nur für die ersten drei Monate steuerfrei erstattet oder als Werbungskosten berücksichtigt werden.

Der Gesetzgeber geht in § 9 Abs. 4a Satz 6 und 7 EStG davon aus, dass die Verpflegung für Mitarbeitende an einem fremden Ort zu Anfang teurer ist, also ein beruflich bedingter Mehraufwand entsteht. Nach einer gewissen Zeit der Auswärtstätigkeit (hier wurden drei Monate als realistisch festgelegt) weiß die Person, wo sie sich in Supermärkten, Kantinen oder Restaurants ohne diesen Mehraufwand verpflegen kann – so die Annahme. Deshalb entfällt nach Ablauf der ersten drei Monate das Privileg der steuerfreien Auszahlung der Verpflegungspauschale.

Häufig ist auch von der 90-Tage-Regel die Rede, tatsächlich können es allerdings durchaus auch einmal 89 oder 91 Tage sein, da es sich um eine individuelle Spanne handelt, die auf das Startdatum nach Kalendermonaten angepasst ist. Wie Sie die Sätze generell abrechnen, erfahren Sie auch in unserem ausführlichen Guide zum Verpflegungsmehraufwand.

Allerdings gibt es hier einige Besonderheiten, die sich bei der Reisekostenabrechnung als Stolperfallen erweisen können. Wann beginnt, wann endet die Dreimonatsfrist genau? Wie viele Tage in der Woche müssen die Beschäftigten auswärtig tätig sein? Was besagt die 4-Wochen-Regel? Und was passiert bei Krankheit oder Urlaub der Mitarbeitenden? Sehen wir uns die Details einmal genauer an.

Wann läuft die Frist? Die 3-Tage-Woche als Basis

Die Dreimonatsregel greift grundsätzlich nur dann, wenn die Beschäftigten mindestens drei Tage in der Woche an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte sind. Sind es nur ein oder zwei Tage, gibt es für die steuerfreie Erstattung von Verpflegungspauschalen kein solches Zeitlimit. Natürlich müssen die einzelnen Einsatztage auch dann die Voraussetzungen dafür erfüllen (beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit, Abwesenheitsdauer bei eintägigen Reisen etc.). Hier gelten also die üblichen Regeln für Verpflegungspauschalen 2026.

Die 4-Wochen-Regel: Unterbrechung der Dreimonatsfrist

Eine Unterbrechung kann dazu führen, dass die 3-Monats-Regel von neuem beginnt. Urlaub, Krankheit oder ein anderer Einsatzort – der Grund dieser Unterbrechung ist dafür unerheblich. Einzige Voraussetzung: Sie muss mindestens vier Wochen (28 aufeinanderfolgende Kalendertage – hier ist die Berechnung nach Tagen korrekt) andauern. Ist sie kürzer, läuft die Dreimonatsfrist im Hintergrund weiter, als würde die Person weiterhin mindestens drei Tage in der Woche an der auswärtigen Tätigkeitsstätte tätig sein.

Nehmen wir einmal an, ein IT-Berater unterstützt seit dem 2. Januar einen Kunden bei der Einführung eines neuen ERP-Systems. Er ist dabei montags bis donnerstags vor Ort beim Kunden. Die Drei-Monats-Regel läuft also ab seinem ersten Einsatztag. Vom 8. April bis zum 5. Mai wird er bei einem anderen Projekt eingesetzt und besucht den bisherigen Kunden deshalb nicht. Erst am 6. Mai führt er das im Januar begonnene Projekt fort. Die Unterbrechung dauert vier Wochen, deshalb beginnt mit seiner Rückkehr die Dreimonatsfrist von vorn.

Fallbeispiele: Berechnung der Frist bei Krankheit & Urlaub

Wie sieht das Ganze bei Krankheit oder Urlaub aus? Sehen wir uns einmal zwei Szenarien mit den konkreten Erstattungssätzen an:

Fall 1: Krankheit sorgt für Frist-Neustart

Ein IT-Berater wohnt in Leipzig und unterstützt ab dem 2. Januar einen Kunden in Dresden bei der Einführung eines ERP-Systems. Er reist montags an, übernachtet während der Woche in Dresden und fährt freitags zurück.
Für eine vollständige Reisewoche kann der Arbeitgeber grundsätzlich 112 € steuerfrei erstatten:

• Montag als Anreisetag: 14 €
• Dienstag bis Donnerstag als volle Abwesenheitstage: 3 × 28 €
• Freitag als Abreisetag: 14 €

Im Februar begibt sich der Mitarbeiter für eine Operation in die Klinik – vom 10. Februar bis 16. März fällt er deshalb wegen Krankheit aus. Während dieser Zeit erfolgt keine Erstattung. Da die Unterbrechung (mindestens) vier Wochen dauert, beginnt am 17. März eine neue Dreimonatsfrist. Innerhalb dieser neuen Frist können bei einer entsprechenden Reisewoche erneut bis zu 112 € steuerfrei erstattet werden.

Fall 2: Kurzer Urlaub – die Dreimonatsfrist läuft weiter

Eine Unternehmensberaterin wohnt in München, ihre erste Tätigkeitsstätte ist das Büro ihres Arbeitgebers. Ab dem 3. März arbeitet sie regelmäßig von Montag bis Freitag bei einem Kunden im nahegelegenen Freising. Da sie für diese Auswärtstätigkeit täglich mehr als acht Stunden von ihrer Wohnung und ihrer ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist, kann der Arbeitgeber grundsätzlich 14 € pro Einsatztag, also bis zu 70 € pro vollständiger Arbeitswoche, steuerfrei erstatten. Abends fährt sie jeweils nach Hause, deshalb gibt es keine 24-stündigen Abwesenheitstage mit einer Pauschale von 28 €.

Vom 12. bis 23. Mai hat die Beraterin Urlaub und besucht ihren Kunden nicht. Für die Urlaubstage erhält sie keine Verpflegungspauschale bzw. steuerfreie Arbeitgebererstattung. Da die Unterbrechung weniger als vier Wochen dauert, beginnt die Dreimonatsfrist nicht neu und wird auch nicht verlängert. Die am 3. März begonnene Frist endet daher weiterhin mit Ablauf des 2. Juni.

Nach dem Urlaub können für die tatsächlichen Einsatztage bis einschließlich 2. Juni noch jeweils 14 € steuerfrei erstattet werden. Ab dem 3. Juni ist für die unveränderte Tätigkeit bei diesem Kunden keine steuerfreie Verpflegungspauschale mehr möglich. Erst eine vollständige Unterbrechung der Tätigkeit an dieser Einsatzstelle von mindestens vier Wochen würde bei der Rückkehr eine neue Dreimonatsfrist starten.

Abrechnung nach drei Monaten: Das gilt für Payroll

Die Dreimonatsregel bedeutet also: Nach Ablauf von drei Monaten darf Payroll für die unveränderte Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte keine Verpflegungspauschalen mehr steuerfrei abrechnen. Werden die Pauschalen dennoch weitergezahlt, sind diese Beträge grundsätzlich als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu behandeln, sie unterliegen der Lohnsteuer sowie der Sozialversicherung.

Payroll sollte daher Einsatzbeginn, Arbeitstage und Unterbrechungen lückenlos dokumentieren. Eine digitale Lösung wie Concur Expense kann Reisezeiträume, Einsatzorte, Abwesenheitszeiten, Unterbrechungen und Belege zentral erfassen. Konfigurierbare Prüfregeln markieren fehlende Angaben oder Richtlinienverstöße automatisch und übergeben die Daten strukturiert an Payroll beziehungsweise das Abrechnungssystem.

Wichtig: Die Dreimonatsregel betrifft nur die Verpflegungspauschalen, Fahrt- und Übernachtungskosten im Rahmen der Reisekostenabrechnung bleiben davon unberührt. Payroll muss außerdem prüfen, ob gestellte Mahlzeiten die Pauschalen bereits innerhalb der Dreimonatsfrist reduzieren. Auch hier erleichtert Automatisierung die Berechnung erheblich. In unserer Video-Demo für Concur Expense sehen Sie, wie ein digitaler Reisekostenprozess und die automatische Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen für mehr Sicherheit und Compliance sorgen.

Fazit: Fristen im Blick behalten, Risiken minimieren

Die Dreimonatsfrist ist ein gutes Beispiel dafür, wie detailreich steuerliche Regelungen sein können und wie wichtig es ist, alle Fristen und Besonderheiten zu kennen und im Auge zu behalten. Eine lückenlose und korrekte Dokumentation durch Payroll ist dabei unerlässlich. Denn der Einsatzbeginn von Mitarbeitenden, ihre Arbeitstage, Unterbrechungen und Rückkehrzeitpunkte müssen jederzeit nachvollziehbar sein.

Manuelle Excel-Listen sind fehleranfällig und verursachen einen hohen administrativen Aufwand. Digitale Reisekostenlösungen wie Concur Expense hingegen automatisieren den Prozess und schaffen damit transparente Nachweise. So lassen sich Abrechnungsfehler vermeiden, steuerliche Risiken reduzieren und Prüfungen deutlich sicherer vorbereiten.

Dieser Beitrag dient lediglich der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Für eine verbindliche Auslegung konsultieren Sie bitte einen qualifizierten Fachberater.