Unternehmensausgaben kontrollieren
Indirekte Reisekosten durch Prozessoptimierung senken
Ausgaben für Geschäftsreisen sind das Ergebnis unzähliger Einzelentscheidungen, von denen fast jede erhebliche Optimierungspotenziale bietet. Angesichts weltweit steigender Preise stehen Controlling und Finanzvorstände vor massiven Herausforderungen: Laut Marktstudien erwarten 42 % der Reiseverantwortlichen verschärfte Richtlinien zur Reduzierung der Kosten, während sich nahezu alle (99 %) auf ein wirtschaftlich schwieriges Umfeld vorbereiten.
Um versteckte Kostentreiber einzudämmen, müssen Unternehmen ihre Prozesse vom ersten Klick bis zur finalen Abrechnung analysieren. Jason Grunin, Principal Value Experience Consultant bei SAP Concur, teilt in diesem Beitrag seine strategischen Praxiserfahrungen für ein effizientes Ausgabenmanagement.
Wunschpfade: Wo unsichtbare Reisekosten entstehen
Ineffiziente Prozesse belasten nicht nur die Reisenden, da sie wertvolle Zeit kosten, sondern verursachen vor allem massive indirekte Reisekosten, beispielsweise durch erhebliche Produktivitätsverluste.
In öffentlichen Parks findet man häufig sogenannte „Wunschpfade“. Das sind inoffizielle, kürzere Trampelpfade, die sich Menschen bahnen, weil sie direkter und bequemer sind als die offiziell vorgesehenen Gehwege. Ähnlich verhält es sich im modernen Reisewesen: Sind interne Buchungsprozesse und Richtlinien zu kompliziert, suchen Mitarbeitende nach Abkürzungen und Umgehungen, um ihren administrativen Aufwand zu reduzieren. Verteilte Buchungen direkt beim Drittanbieter sind die Folge.
Breiten sich diese „Tricks“ unbemerkt im Team aus, entsteht ein gefährlicher Schneeballeffekt bei den Ausgaben. Die meisten Beschäftigten wollen sich grundsätzlich an die Vorschriften halten – sie werden oft nur durch unhandliche, isolierte Anwendungen daran gehindert. Unternehmen müssen daher die Ursachen für diese Prozess-Umgehungen digital sichtbar machen, um Arbeitsabläufe gezielt zu optimieren.
Daten-Transparenz durch strategische Prozess-Analyse
Was das Controlling nicht sieht, kann es auch nicht strategisch reduzieren. Eine unternehmensweit einheitliche Reiseplattform ist daher unerlässlich, um manuelle Abläufe zu eliminieren. Stellen Sie sich im Finanzteam daher folgende Kernfragen:
- Zentralisierung: Sind alle Länder an eine zentrale Reiseplattform angebunden?
- Kreditkarten-Abgleich: Werden Ausgaben, die über Firmenkreditkarten getätigt werden, lückenlos berücksichtigt?
- Mobilitäts-Kosten: Erfassen wir Kilometer oder ähnliche Aufwände noch immer fehleranfällig und manuell?
Um den Status quo Ihres Reiseprogramms präzise zu ermitteln und Schwachstellen aufzudecken, eignen sich spezifische Dashboards und tiefe Systemberichte wie der Vergleich von gebuchten vs. tatsächlichen Ausgaben oder die Auswertung nicht eingereichter Transaktionen nach Alter. Durch die Integration von Firmenkreditkartendaten in SAP Concur nutzen Sie zudem tiefgehende Transaktionsdetails (Level-3-Daten) für fehlerfreie Analysen.
Wie KI die Effizienz im Ausgabenmanagement steigert
Um den bürokratischen Aufwand zu senken und im Audit der Wirtschaftsprüfer zu bestehen, bietet der Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) den entscheidenden Hebel. Die intelligenten System-Schnittstellen entlasten die Buchhaltung an zwei kritischen Punkten:
- Vorausschauende Budgetkontrolle: Moderne, integrierte KI-Funktionen helfen dabei, die voraussichtlichen Reisekosten mithilfe generativer KI schon in Concur Request vor dem Reiseantritt präzise zu schätzen. Nach der Reise können die Finanzteams prüfen, wie exakt die Schätzung war, um zukünftige Budgetplanungen zu optimieren.
- Automatisierte Belegprüfung: Algorithmen kontrollieren Beträge, Daten, Lieferantennamen und Zahlungsarten vollautomatisch und sprachunabhängig. Dadurch lassen sich Anomalien wie gefälschte oder doppelte Belege in Echtzeit identifizieren. Ihre Mitarbeitenden müssen nicht mehr jeden einzelnen Beleg prüfen, sondern können sich voll auf die kritischen Ausreißer konzentrieren. Nebenbei lassen sich so auch erstattungsfähige Beträge wie die ausländische Mehrwertsteuer (VAT Reclaim) automatisiert validieren.
Fazit: Zeit gewinnen für strategische Entscheidungen
Erfolgreiche Kostenkontrolle im Jahr 2026 gelingt nicht durch schmerzhafte Budgetkürzungen, die das Geschäftsergebnis belasten, sondern durch das Aufbrechen administrativer Hürden. Durch die Automatisierung manueller Prozesse – wie der GPS-basierten Kilometererfassung – gewinnt Ihr Finanzteam wertvolle Zeit, um sich auf strategische Entscheidungen zu konzentrieren und die Compliance-Kultur nachhaltig zu fördern.
