Unternehmensausgaben kontrollieren
KI-Belegprüfung: Fehler vor der Einreichung stoppen
Falsch angehängte Belege, verschwommene Fotos oder Quittungen ohne Bezug zur Ausgabe führen in der Spesenabrechnung unweigerlich zu Rückfragen und erhöhtem manuellem Prüfaufwand. Mit der neuen KI-gestützten Belegprüfung („Pre-Submit Receipt Check“) für Concur Expense wird dieses Problem gelöst, noch bevor es im Audit-Prozess ankommt.
Wie die smarte Vorabprüfung im Alltag funktioniert
Die Pre-Submit-Prüfung setzt direkt beim Mitarbeitenden an. In Kombination mit smarten Tools wie dem Receipt Analysis Agent, der bereits während der Belegerfassung fehlende Daten (aus der Historie oder anderem Kontext) automatisch vervollständigt, dreht sie den Prozess um und greift proaktiv ein, bevor die Abrechnung überhaupt abgeschickt wird:
- Vollständigkeitsprüfung (Receipt & Data Completeness): Das System identifiziert sofort fehlende Basisinformationen wie Datum, Betrag oder Händlerdetails, die klassischerweise zu Zurückweisungen führen.
- Erkennung von Belegduplikaten (Duplicate Detection): Potenzielle Doppelbuchungen werden markiert, bevor sie im späteren Audit-Prozess zu echten Ausnahmen (Exceptions) eskalieren.
- Abgleich von Beleg und Ausgabe (Mismatch Detection): Die KI hebt Unstimmigkeiten zwischen der hochgeladenen Quittung und dem Speseneintrag (Beträge, Währung, Händler) hervor, damit der Nutzende diese erklären oder korrigieren kann.
- Kontextbezogene Hilfestellung (Contextual Guidance): Das Tool liefert konkrete Handlungsempfehlungen – was muss korrigiert, bestätigt oder ergänzt werden? Das ermöglicht eine schnelle und zielgerichtete Fehlerbehebung.
- Volle Nutzerkontrolle (User Control & Transparency): Die KI liefert lediglich smarte Vorschläge. Die volle Kontrolle über alle Entscheidungen, Änderungen und die finale Einreichung bleibt jederzeit beim Mitarbeitenden.
Messbare Vorteile für Finanzteams und Reisende
Wenn Fehler direkt an der Quelle korrigiert werden, entsteht ein echter Mehrwert für alle Beteiligten:
- Vorteile für Mitarbeitende: Weniger Unterbrechungen durch spätere Rückfragen der Buchhaltung und eine deutlich schnellere Rückerstattung der Auslagen.
- Vorteile für Audit-Teams: Saubere, konsistente Daten beim Eingang von Abrechnungen und drastisch reduzierte Zeiten für die Untersuchung von trivialen Fehlern (Low-Value Investigations).
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur KI-Belegprüfung
Welche Abgrenzung gibt es zu neuen SAP Joule Agenten?
Die KI-Belegprüfung vor Einreichung richtet sich direkt an den Reisenden und fungiert als präventiver Assistent. Sie ergänzt sich perfekt mit den neuen SAP Joule Agenten (wie dem Receipt Analysis Agent oder dem Expense Report Validation Agent). Diese intelligenten Agenten kommen beide ebenfalls vor der Einreichung zum Einsatz. Sie leiten den Reisenden aktiv durch den Prozess und helfen ihm dabei, die Abrechnung von Anfang an richtlinienkonform einzureichen.
Was genau ist die KI-Belegprüfung vor Einreichung?
Die Funktion nutzt Bilderkennung und künstliche Intelligenz, um Spesenbelege sofort beim Hochladen auf Qualität und Plausibilität zu prüfen. Sie warnt den Nutzer vor Unstimmigkeiten, bevor die Abrechnung final eingereicht wird.
Für wen ist diese Funktion verfügbar?
Die Funktion richtet sich an Nutzer von Concur Expense. Detaillierte technische Spezifikationen, Voraussetzungen für die Aktivierung sowie Einschränkungen entnehmen Sie bitte den offiziellen Release Notes.
Ersetzt diese Technologie das Audit-Team?
Nein. Diese Form der künstlichen Intelligenz für Geschäftsreisen dient als intelligenter Assistent. Sie filtert lediglich die trivialen, administrativen Fehler heraus, sodass sich menschliche Auditoren auf komplexe Ausnahmen konzentrieren können.
Wo finde ich Hilfe bei der Einrichtung?
Praxisnahe Tipps zur Implementierung, direktes Feedback von anderen Administratoren und Best Practices für Ihr Unternehmen finden Sie in der SAP Concur Community.
