ExpenseIt in der SAP Concur App: Belege smart automatisieren

Die manuelle Eingabe von Spesen kostet wertvolle Zeit. Mit ExpenseIt, dem intelligenten Service in der SAP Concur Mobile App, werden Ihre Belege automatisch digitalisiert und kategorisiert. Dieser Guide beantwortet alle wichtigen Fragen aus dem offiziellen Endanwender-FAQ.

Was ist ExpenseIt und welche Vorteile bietet es?

ExpenseIt ist ein Service, der Belege in Ausgabenposten umwandelt und direkt an Concur Expense sendet. Durch den Einsatz von maschinellem Lernen und OCR-Technologie werden Betrag, Datum und Lieferant präzise erkannt.

Die wichtigsten Vorteile:

• Zeitersparnis: Keine manuelle Dateneingabe nötig.
• Hotel-Service: Komplizierte Hotelrechnungen werden automatisch aufgeschlüsselt.
• Produktivität: Belege direkt von unterwegs erfassen und Papier entsorgen.

So nutzen Sie ExpenseIt in der Praxis

Belege mit der Kamera erfassen

Fotografieren Sie den Beleg direkt in der App. Für optimale Ergebnisse sollte das Objektiv sauber sein. Fotografieren Sie im Hochformat, vermeiden Sie Schatten und achten Sie auf einen ruhigen Fokus mit wenig Hintergrund.

Digitale Quittungen per E-Mail senden

Senden Sie Belege von einer verifizierten E-Mail-Adresse an:

• receipts@expenseit.com (für concursolutions.com)
• receipts@eu.expenseit.com (für eu1.concursolutions.com)

E-Mail-Adresse verifizieren

Damit ExpenseIt die Belege Ihrem Konto zuordnen kann, müssen Sie Ihre E-Mail-Adresse in den Profileinstellungen unter „E-Mail-Adressen“ hinzufügen und den Bestätigungscode eingeben, den Sie per E-Mail erhalten.

Die Technik hinter der automatischen Erfassung

ExpenseIt nutzt eine Kombination aus maschinellem Lernen, optischer Zeichenerkennung (OCR) und Computer Vision. Dadurch identifiziert das System Betrag, Währung, Datum und Ort automatisch. In unserem Beitrag darüber, wie ExpenseIt die mobile Reisekostenabrechnung vereinfacht, zeigen wir Ihnen detailliert, wie diese Automatisierung Fehler reduziert und den Workflow beschleunigt.

Bearbeitung und Korrektur von Ausgaben

Vorschläge prüfen und ändern

Nach dem Scan schlägt ExpenseIt einen Betrag vor. Ist dieser korrekt, bestätigen Sie ihn; andernfalls tippen Sie auf „Fehlerhaft“. Sobald die Analyse abgeschlossen ist, können Sie Details wie Spesenart oder Lieferant in der Ausgabenbibliothek oder direkt im Bericht anpassen.

Abgleich mit Kreditkartenabrechnungen

Wenn eine Kreditkartenbuchung eingelesen wird, führt das System diese automatisch mit dem ExpenseIt-Posten zusammen. Wichtig: Die Kreditkartendaten überschreiben dabei die automatischen Vorschläge von ExpenseIt, um eine maximale Genauigkeit zu garantieren.

Manuelles Zusammenführen von Posten

Sollte ein automatischer Abgleich ausbleiben, können Sie in der Webversion unter dem Reiter „Ausgaben“ zwei Posten markieren und über die Schaltfläche „Ausgaben zusammenführen“ händisch verknüpfen.

Zusammenspiel mit dem Ausgabenassistenten

Ist der Expense Assistant in Ihrem Profil aktiv, fließen die ExpenseIt-Belege automatisch direkt in eine offene Spesenabrechnung. Sie müssen die fertige Abrechnung am Ende nur noch einmal kurz kontrollieren und einreichen.

Fazit: Effizientes Ausgabenmanagement in Ihrer Tasche

Die Nutzung von ExpenseIt innerhalb der SAP Concur App markiert das Ende der Zettelwirtschaft. Durch die Kombination aus intelligenter Technologie und mobiler Flexibilität wird die Spesenabrechnung von einer lästigen Pflichtaufgabe zu einem schnellen, automatisierten Prozess. Wer Belege sofort beim Entstehen erfasst, profitiert von maximaler Genauigkeit und einer schnelleren Erstattung.

Möchten Sie ExpenseIt in Aktion erleben? Schauen Sie sich unsere Video-Demo zu ExpenseIt an und entdecken Sie, wie einfach die mobile Belegerfassung auf Ihrem Smartphone funktioniert.

Hinweis: Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte direkt an Ihren internen Unternehmensadministrator.