Geschäftsreisemanagement: 8 Fragen zum Einfluss von KI

Wann werden Roboter meine Arbeit machen?

Künstliche Intelligenz wird Sie nicht ersetzen, sondern Ihnen helfen. Und die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass sie unser gesamtes Denken und Handeln im Privat- und Berufsleben verändern wird. Tatsächlich ist es aber schwierig, bei all den Versprechungen und Übertreibungen Fakten über KI zu finden. Eines ist jedoch sicher: Es mangelt nicht an Überlegungen, wie KI funktionieren sollte oder bereits funktioniert, um Geschäftsreisen einfacher, schneller und sicherer zu machen – und natürlich kostengünstiger, regelkonformer und nachhaltiger.

Wie können Sie bei all dem wissen, was Ihnen einen geschäftlichen Nutzen bietet und was Sie realistischerweise von KI erwarten können?

Der Beginn der Weisheit ist die Definition der Begriffe

Dieses Zitat von Sokrates trifft in jeder KI-Diskussion den Nagel auf den Kopf. Bevor wir uns mit der Zukunft der KI bei Geschäftsreisen beschäftigen, sollten wir sicherstellen, dass wir nicht aneinander vorbeireden. Der Begriff „Künstliche Intelligenz (KI)“ beschreibt Technologien (Software, Systeme usw.), die in der Lage sind, Aufgaben auszuführen, die üblicherweise menschliche Intelligenz erfordern, z. B. die Nutzung von Daten, um zu lernen, Probleme zu lösen und Entscheidungen zu treffen. Generative KI (ein Teilbereich der KI) konzentriert sich auf die Erstellung von Modellen, die durch das Lernen von Mustern und Strukturen aus vorhandenen Daten neue Inhalte erzeugen können.

Ist Ihnen der gemeinsame Nenner aufgefallen? Daten. Die Stärke der KI liegt in den Daten, die sie nutzt: Mit ihnen kann sie analysieren, lernen, handeln, Empfehlungen aussprechen und sich ständig verbessern. Ohne die richtigen Daten ist sie zwar künstlich, aber nicht intelligent. Und da wir nun wissen, wovon wir sprechen, ist es Zeit für die schwierigen Fragen.

Die Rolle von KI in der Zukunft des Geschäftsreisemanagements

KI hat das Potenzial, Geschäftsreisen einfacher, schneller, sicherer, kostengünstiger, regelkonformer und nachhaltiger zu machen.

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Bildet die KI lediglich den Status quo nach?

In der Hoffnung, auf den KI-Zug aufzuspringen, greifen viele Lösungen für das Reisemanagement auf KI zurück, um ihre aktuelle Buchungserfahrung über eine Chat-Schnittstelle zu replizieren. Aber das ist nur ein Chatbot, und der reicht nicht aus, um Ihr Programm wirklich besser zu machen. Schauen Sie nicht nur auf die Äußerlichkeiten, um zu beurteilen, ob KI Ihnen Folgendes bietet:

• Mehr Informationen und Einblicke
• Erhöhte Nutzerfreundlichkeit
• Höhere Produktivität

Ohne diese zentralen Vorteile ist KI nur Schönfärberei und nicht wirklich von Wert.

Können Sie mit KI den Prozess für Vorabgenehmigungen straffen?

Der beste Weg, Compliance zu erreichen, ist die Anwendung von Richtlinien vor der Buchung. Manuelle Vorabgenehmigungen können jedoch mühsam und frustrierend sein, weil die Beschäftigten für jede Reise ein Angebot einholen müssen. Diese Arbeit sollte die KI übernehmen und klare, genaue Preisspannen auf der Grundlage der Reiseanforderungen liefern. Dadurch erhalten Reisende und ihre Führungskräfte eine genaue Prognose der Gesamtkosten einer Reise, bevor Geld ausgegeben wird – was sowohl die Compliance als auch die Kostenkontrolle verbessert. Vorabschätzungen können auch dahingehend erweitert werden, dass sie einen Vergleich der Kosten für verschiedene Termine ermöglichen. So können Reisende mit veränderten Reisedaten oder -zeiten alternative Reiserouten sehen und möglicherweise noch mehr sparen.

Können Sie mit KI Personalisierung anbieten?

KI kann das leisten. Wenn Ihre Lösung keine spezifischen, personalisierten Empfehlungen auf Basis der Vorlieben jedes einzelnen Reisenden liefert – und dabei Zeitersparnis, Kostenbewusstsein und Nachhaltigkeit berücksichtigt –, leistet sie nicht alles, was KI kann. Die KI-Personalisierung sollte die Suche vereinfachen und den Buchungsvorgang verkürzen, indem sie Reiseempfehlungen liefert, die Ihren Wünschen entsprechen – und die mit Ihren Richtlinien für Effizienz, Umweltfreundlichkeit und Kosteneffizienz übereinstimmen. Die Reiserouten sollten kurze Beschreibungen beinhalten, damit die Reisenden die Empfehlungen und die maßgeblichen Faktoren verstehen. Es muss auch ein gewisses Maß an Flexibilität gegeben sein, das es den Reisenden ermöglicht, Teile der Reiseroute zu ändern, ohne die gesamte Reise umzustellen. Einfach ausgedrückt: KI kann eine auf Richtlinien und persönlichen Vorlieben basierende Reiseauswahl bieten und gleichzeitig die Zeit für die Planung der Reise selbst verkürzen.

Können Sie mit KI bei jedem Schritt Hilfestellung geben?

Maßgeschneiderte Buchungsempfehlungen sind eine Sache, aber was kann KI während der Reise und nach der Heimkehr der Reisenden leisten? KI-gestützte Reisen sollten eine durchgängige Chat-Unterstützung nicht nur für Buchungen und Richtlinien, sondern auch für ausgabenbezogene Fragen bieten. Die KI sollte vor Reiseantritt richtlinienorientierte Benachrichtigungen über Verpflegungspauschalen, Sitzplatzwahl und andere allgemeine Aspekte einer Reise bereitstellen. Außerdem sollte sie vorausschauend auf Reiseunterbrechungen reagieren und eine selbstständige Umbuchung ermöglichen. KI sollte darüber hinaus Empfehlungen aussprechen, wo Reisende übernachten sollten und welche Gegenden zu meiden sind. Sie sollte Risikobewertungen für Reiseziele, Sicherheitsbewertungen von Gegenden und Einblicke in spezielle Reisebedenken für Frauen und Mitglieder der LGBTQ+-Community geben. Neben der Sicherheit der Reisenden und einer effektiven Verwaltung der Ausgaben kann KI auch bei der Abrechnung von Reisetransaktionen entlasten. Nehmen Sie zum Beispiel die Echtzeitaufschlüsselung. Buchungen und Einkäufe sollten automatisch in eine Reisekostenabrechnung einfließen, um die Nachbearbeitung der Reise zu vereinfachen und zu beschleunigen. Mit anderen Worten: KI macht Reisen auf ganzer Linie sicherer, einfacher und intelligenter.

Können Sie mit KI Einfachheit und Effizienz gewährleisten?

Nichts ist so frustrierend wie die Koordinierung des Reiseplans eines ganzen Teams, das über verschiedene Standorte und Zeitzonen verteilt ist – vor allem bei dem Versuch, alle Teammitglieder auf die gleiche, kosteneffektive Weise an denselben Ort zu bringen. KI kann Ihnen helfen, Ordnung in dieses Chaos zu bringen. Sie automatisiert Buchungen für mehrere Reisende und schlägt optimale Reiserouten aufgrund von Zeitplanabstimmung, Richtlinien, Kosteneinsparungen und vielem mehr vor.

Können Sie mit KI Anleitung zu den Richtlinien bereitstellen?

In der heutigen Zeit ist es unendlich mühsam, Ihr Team über die neuesten Reiserichtlinien auf dem Laufenden zu halten. Wenn Sie KI einsetzen, um die Beschäftigten kontinuierlich zur Einhaltung von Richtlinien anzuleiten, gewinnen Sie Zeit, erfüllen gleichzeitig die Compliance-Anforderungen und halten die Kosten unter Kontrolle. Das bietet Ihnen KI:

• Echtzeitaktualisierungen: KI kann alle Änderungen in den Reiserichtlinien sofort übernehmen und so sicherstellen, dass alle Beschäftigten immer mit den aktuellsten Informationen arbeiten.
• Automatisierte Warnungen: Sie werden automatisch benachrichtigt, wenn Reisepläne von den festgelegten Richtlinien abweichen, sodass Sie sofort handeln können.
• Personalisierte Empfehlungen: Auch hier kann KI die besten Reiseoptionen vorschlagen, die sowohl die Vorlieben der Beschäftigten als auch die Anforderungen des Unternehmens erfüllen.
• Umfassende Berichterstattung: Sie erhalten detaillierte Berichte über Reisetätigkeiten, Reisekosten und die Einhaltung von Richtlinien, die eine bessere Unternehmensführung und strategische Planung ermöglichen.

Achten Sie darauf, dass Ihre Reiserichtlinien nicht nur „auf dem Papier“ stehen, sondern dass sie direkt in den Reiseplanungs- und Buchungsprozess Ihres Teams integriert sind. Diese Art von KI-gestützter kontinuierlicher Orientierungshilfe kann das Risiko der Nichteinhaltung von Richtlinien drastisch reduzieren und jede Reise effizienter machen.

Verbessern Sie Ihre Analysen mit KI-gestützten Erkenntnissen?

Nicht nur die Reisenden sollten von der Unterstützung und den Erkenntnissen durch KI profitieren. Künstliche Intelligenz kann Reiseverantwortlichen auch dabei helfen, die große und wachsende Menge an Reisedaten zu ordnen und Möglichkeiten zu erkennen, das Beste aus Reiseprogrammen, Richtlinien und Kosteneinsparungen zu machen. Achten Sie auf Lösungen, die KI für vergleichende Einblicke in Reiseverhalten und -trends nutzen und gleichzeitig konkrete Hinweise geben, wie Sie diese Erkenntnisse zur Verbesserung und Verfeinerung Ihres Reiseprogramms einsetzen können.

Können Sie mit KI Ihre Prüfungen schneller und genauer durchführen?

Sie können nicht alles überwachen, aber Sie können es sich auch nicht leisten, etwas zu übersehen. Das ist ein häufiges Dilemma unter Führungskräften im Geschäftsreisemanagement – und es ist völlig unnötig. KI kann die meiste Arbeit bei der Rechnungsprüfung übernehmen: Sie stellt sicher, dass die Belege mit den Kosten übereinstimmen, prüft die Ausgaben auf Konformität mit den Richtlinien und zeigt an, worauf Ihre Fachkräfte besonders achten sollten. Auf diese Weise können Sie schneller sicherstellen, dass jede Ausgabe die erforderliche Aufmerksamkeit erfährt – bevor sie erstattet wird.

Sind Sie bereit für intelligenteres Reisen?

Künstliche Intelligenz verkürzt und vereinfacht die reisebezogenen Prozesse für Sie und Ihr Team. Sie schützt die Reisenden und schont gleichzeitig Ihr Budget. Sie liefert präzise Daten in Echtzeit, sodass Sie weniger Zeit für die Suche nach Details aufwenden müssen. Und sie gibt Ihnen ein besseres Bild davon, was Ihr Reiseprogramm zu leisten imstande ist. KI erledigt die Dinge, die Sie bei Ihrer Arbeit behindern – und das alles mit Concur Travel.

• Sehen Sie in diesem Demovideo, wie es geht: Sie erfahren, wie KI den neuen Antrags-Assistenten unterstützt und was intelligente Tools für Sie leisten können.
• Tauchen Sie tiefer ein: Das E-Book „Zum Vorreiter werden und jetzt das Geschäftsreisemanagement transformieren“ vermittelt ein umfassendes Bild davon, wohin sich die Branche bewegt und welche Tools Sie dorthin bringen.