Warum Spesenabrechnungen im Homeoffice ganz neu gedacht werden müssen

Ungewöhnliche Zeiten verursachen ungewöhnliche Ausgaben. Grundsätzlich gilt: Reisekosten können nach einer Geschäftsreise von Arbeitnehmern geltend gemacht werden und umfassen üblicherweise Fahrtkosten, Übernachtungskosten oder auch den sogenannten Verpflegungsmehraufwand. Diese Kosten sind umgangssprachlich auch als Spesen bekannt und bringen Arbeitgeber durchaus mal ins Grübeln. Denn es gelten strikte Regelungen und Rechte – so umfasst die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand grundsätzlich eine Abwesenheit ab acht Stunden. Dafür erhalten Mitarbeiter seit 2020 14 Euro, die beispielsweise für ein Mittagessen auf einer langen Zugfahrt ausgegeben werden können.

In der aktuellen Situation verkompliziert sich jedoch die Sachlage: Viele Unternehmen haben ihre Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt, Geschäftsreisen waren gar nicht mehr oder nur sehr eingeschränkt möglich. Das verändert nicht nur den Arbeitsalltag, sondern auch die Ausgaben, die für Unternehmen anfallen. Mitarbeiter werden plötzlich mit Kosten konfrontiert, die sie vorher nie hatten – alles andere als gewöhnlich. Doch welche Verpflichtungen haben Unternehmen in dieser ungewöhnlichen Zeit und worauf sollten sie in Zukunft vorbereitet sein?

 

Büroausstattung

Die aktuelle Situation erfordert einige Anpassungen in der Ausgabenpolitik von Unternehmen. Büroartikel wie Stifte, aber auch Druckerpapier und Tintenpatronen sind nun häufiger in Spesenabrechnungen zu finden. Denn wer vom Arbeitgeber aufgrund der Ausgangssperre ins Homeoffice geschickt wurde, kann sich die Kosten für wesentliche Büroausstattung erstatten lassen. Der nicht vorhandene Laptop kann also vom Arbeitnehmer gekauft und auf die Rechnung des Arbeitgebers gesetzt werden. Ungewöhnlich, aber möglich ist auch die Einreichung von Betriebskosten wie Strom und Wasser, die übernommen werden müssen, wenn Arbeitnehmer dies einfordern. Mehr über die Pflichten des Arbeitgebers bei der Rückerstattung von Spesen erfahren Sie hier.

Ob Büromaterial einzeln oder gesammelt bestellt wird und wie groß die tatsächlich benötigte Menge ist, muss individuell vom Unternehmen festgelegt werden. Wenn Mitarbeiter eigenständig bestellen dürfen, sollten Unternehmen darum bitten, berufliche und private Bestellungen zu trennen. Dies erleichtert den Abrechnungsprozess ungemein. Systeme mit Genehmigungs-Funktionalität wie die Lösungen von SAP Concur bieten eine verbesserte Übersicht und Kontrolle der Ausgaben von Mitarbeitern.

 

Abonnements

Um im Homeoffice den Austausch mit Kollegen sowie Beziehungen zu Kunden aufrechtzuerhalten, sind Online-Services wie Zoom, Slack oder Teams essentiell, da sie persönliche Meetings durch virtuelle ersetzen. Aber auch weitere digitale Tools wie wetransfer und Dropbox für den Transfer von großen Datenmengen oder trello für die Organisation des Projektmanagements sind durchaus relevant. Arbeitgeber sollten daher prüfen, welche Online-Services sie ihren Mitarbeitern im Homeoffice zur Verfügung stellen sollten. Unternehmen, die beispielsweise Mitgliedschaften in Fitnessstudios anbieten, sollten außerdem in Erfahrung bringen, ob Mitarbeiter bei geschlossenen Studios Anspruch auf ein Abonnement für Online-Kurse erheben können.

Die richtige Ausstattung und die Bereitstellung nützlicher Tools können dabei helfen, die Mitarbeitermotivation auch im Homeoffice aufrecht zu erhalten. Mehr Informationen zur Bedeutung eines positiven Mitarbeitererlebnisses bietet dieser Artikel. Erfahren Sie im Whitepaper „Das Mitarbeitererlebnis im Fokus“ außerdem, wie Sie ihre Mitarbeiter zur Bestleistung motivieren.

 

Ausgaben für Unterhaltung und Verpflegung

Ausgaben für die persönliche Bewirtung und Verpflegung von Kunden dürften im Moment so gut wie nicht anfallen. Um trotzdem mit Kunden in Kontakt zu bleiben und die Beziehung zu pflegen, werden virtuelle Mittagessen zunehmend beliebter. Apps wie Lieferando oder das Bestellen beim Lieblings-Italiener von nebenan werden zur guten Alternative in Zeiten von Kontaktbeschränkungen. Derartige Ausgaben müssen individuell in der Ausgabenpolitik und bei der Anpassung von Richtlinien berücksichtigt werden. 

 

Reise- und Unterbringungskosten

Man könnte meinen, dass auch Reise- und Unterbringungskosten erst einmal nicht mehr anfallen. Laut der Global Business Travel Association haben 98 Prozent der Unternehmen weltweit alle internationalen Reisen und 92 Prozent alle Inlandsreisen storniert oder ausgesetzt. Dennoch können gewisse Umstände erfordern, dass Mitarbeiter weiterhin reisen müssen. In diesen Fällen sollten Unternehmen ihre Richtlinien prüfen und anpassen, um ihrer Fürsorgepflicht nachzukommen. So kann zum Beispiel dort, wo früher öffentliche Verkehrsmittel für die Fahrt durch eine Stadt genutzt werden mussten, die Nutzung eines Taxis erlaubt werden.

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Im Falle einer Infektion müssen Mitarbeiter die Möglichkeit haben, sich selbst zu isolieren – das gilt bereits im Verdachtsfall. Befindet sich der Mitarbeiter in diesem Moment auf Geschäftsreise und besteht keine Möglichkeit, in die private Wohnung zu gelangen, müssen Unternehmen anfallende Hotel- und Aufenthaltskosten erstatten. Auch hier unterstützen automatisierte Tools, anfallende Kosten im Blick zu behalten. Mehr über die automatisierte, schnelle und korrekte Abrechnung von Reisekosten mit Concur Expense erfahren Sie hier.

Nach den Verordnungen des Auswärtigen Amts dürfen Arbeitnehmer angeordnete Dienstreisen aufgrund einer möglichen Infektionsgefahr auch ablehnen, ohne Konsequenzen befürchten zu müssen. Nur wer arbeitsvertraglich dazu verpflichtet ist, muss eine Dienstreise antreten.

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