Fürsorgepflicht bei Geschäftsreisen
Krankheit auf Geschäftsreise: Arbeitgeber-Leitfaden & Schutz
Alles hustet, niest und schnupft – in den Herbst- und Wintermonaten erwischt eine Grippe oder Erkältung besonders viele Arbeitnehmende. Gerade Mitarbeitende, die viel unterwegs sind, wie Pendler und Geschäftsreisende, sind in öffentlichen Verkehrsmitteln und Flugzeugen häufig Viren ausgesetzt. Wer bereits angeschlagen ist, liegt schnell fernab der Heimat krank im Hotelbett.
Als Arbeitgeber gilt es aufzuklären, zu informieren und der Fürsorgepflicht nachzukommen. Insbesondere auf Geschäftsreisen trägt das Unternehmen eine hohe Verantwortung für die körperliche Unversehrtheit seiner Mitarbeitenden. Dieser Artikel zeigt, welche rechtlichen Pflichten gelten und wie ein professionelles Krisen- und Gesundheitsmanagement aussieht.
Was ist bei Krankheit auf einer Geschäftsreise zu beachten?
Bei Krankheit auf einer Geschäftsreise gilt: Ruhe bewahren und den Arbeitgeber sofort über die Situation und den Aufenthaltsort informieren – die Krankmeldung ist auch unterwegs eine arbeitsrechtliche Pflicht. Termine vor Ort sollten umgehend abgesagt werden, um keine weiteren Personen anzustecken und dem Körper die nötige Regeneration zu ermöglichen. Bei schweren Symptomen oder längerer Dauer sollte unverzüglich eine Ärztin oder ein Arzt am Reiseziel aufgesucht und eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausgestellt werden.
Zur Absicherung empfiehlt es sich, bereits vor Reiseantritt wichtige Notfallnummern (z. B. örtliche Botschaft, ärztlicher Bereitschaftsdienst) sowie zentrale Unternehmenskontakte zu notieren und jederzeit griffbereit zu haben. Wie Sie Ihr Team bereits bei der Reisevorbereitung entlasten, lesen Sie in unseren zehn Tipps für den ersten Business Trip.
Wer zahlt bei einer Krankheit auf Geschäftsreise?
Bei dienstlichen Auslandsaufenthalten ist der Arbeitgeber grundsätzlich verpflichtet, für medizinisch notwendige Behandlungskosten im Rahmen aufzukommen. Die gesetzliche Krankenkasse erstattet die Kosten meist nur bis zur Höhe einer vergleichbaren Behandlung in Deutschland; eventuelle Mehrkosten trägt der Arbeitgeber (§ 17 SGB V). Muss ein stationärer Aufenthalt im Krankenhaus erfolgen, werden laut Bundesreisekostengesetz die Ausgaben erstattet (§ 12 BRKG). Im Falle einer lebensgefährlichen Erkrankung muss der Arbeitgeber zudem die Fahrtkosten für einen Angehörigen übernehmen. Bei Dienstreiseabbrüchen regeln Behörden und das BVA dies über offizielle Vorgaben.
Übrigens: Krankheitstage während einer Dienstreise gelten rechtlich weiterhin als Arbeitszeit bzw. mindern nicht den Urlaubsanspruch. Entsprechend können Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen in der Regel steuerfrei erstattet werden. Mehrkosten, die durch den Abbruch der Dienstreise oder notwendige Zusatzübernachtungen entstehen, werden ebenfalls vom Arbeitgeber übernommen.
Welche Fürsorgepflicht haben Unternehmen?
Unternehmen tragen die Verantwortung, alles Notwendige zu tun, um die Gesundheit und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeitenden sicherzustellen – auch und gerade fernab des Bürostandorts. Dazu gehört, Risiken im Vorfeld zu minimieren (z. B. durch Impfberatung, medizinische Versorgung vor Ort oder passenden Versicherungsschutz), aber auch im Ernstfall schnell und strukturiert zu reagieren.
Unternehmen sollten direkt erreichbar sein, bei der Suche nach medizinischer Hilfe oder der Organisation der Rückreise aktiv unterstützen und die Kosten für notwendige Maßnahmen tragen. Weitere Details zur rechtlichen Basis finden Sie in unserem Beitrag zu den wichtigsten Fakten der Fürsorgepflicht bei Geschäftsreisen. Digitale Tools und Apps unterstützen Arbeitgeber dabei, ihre Sorgfaltspflicht nahtlos zu erfüllen.
Wie Unternehmen sich auf den Ernstfall vorbereiten
Um in Krankheits- oder Notfällen schnell und koordiniert zu agieren, ist ein strukturierter Handlungsplan unverzichtbar. So wissen Mitarbeitende in Notfällen direkt, was zu tun ist. Ein solcher Prozess sollte folgende Bausteine umfassen:
- Checklisten für Mitarbeitende: Klar strukturierte Leitfäden für den Ernstfall unterwegs.
- Kontaktlisten: Wichtige Telefonnummern von internen Ansprechpartnern und der jeweiligen Auslandsvertretung.
- Ablaufschemata: Transparente Infoketten, wer im Notfall wie zu informieren ist.
- Vorlagen: Vorgefertigte Formulare für Krankmeldungen oder Berichte.
- Versorgungshinweise: Detaillierte Infos zu Versicherungsschutz und medizinischer Infrastruktur vor Ort.
Arbeitgeber sollten für ihre Reisenden zudem private Zusatzversicherungen prüfen, um bei hohen Behandlungskosten im Ausland optimal abgesichert zu sein.
Wie Arbeitgeber richtig informieren und präventiv handeln
- Aktuelle Gesundheitshinweise bereitstellen: Informieren Sie Mitarbeitende vorab über das lokale Infektionsgeschehen und nutzen Sie offizielle Quellen wie die App „Sicher Reisen“ des Auswärtigen Amtes oder die WHO.
- Präventive Tipps kommunizieren: Kurze Hinweise zu Hygiene und Schutzmaßnahmen via Push-Nachricht vor der Abreise minimieren das Ausfallrisiko.
- Travel Manager einbeziehen: Binden Sie HR, Travel Management und das Gesundheitsmanagement eng in die Notfallprozesse ein.
- Digitale Reise-Apps nutzen: Integrierte Lösungen wie das SAP Concur App Center für Duty of Care bieten nahtlose Partner-Tools, mit denen Unternehmen Notfallkontakte und medizinische Einrichtungen weltweit sofort abrufen können.
Fazit: So schützen Unternehmen Reisende vor Krankheit & Co.
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass eine umfassende Fürsorgepflicht weit über das Tagesgeschäft hinausgeht. Durch proaktive Planung, klare Kommunikationsstrukturen und den Einsatz digitaler Tools schützen Unternehmen ihre Reisenden effektiv und stärken gleichzeitig die Compliance.
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FAQ: Häufige Fragen zur Krankheit auf Geschäftsreise
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter im Ausland ins Krankenhaus muss?
Der Arbeitgeber bzw. die Auslandsreisekrankenversicherung muss die Kosten für die medizinisch notwendige Behandlung tragen. Bei schweren Erkrankungen kümmert sich der Arbeitgeber in Abstimmung mit der Versicherung oft auch um den organisierten Rücktransport (Medical Repatriation).
Gilt eine Erkrankung auf Dienstreise als Arbeitsunfall?
Grundsätzlich gilt eine Erkrankung (wie eine Grippe) als normale Krankheit. Handelt es sich jedoch um einen gesundheitlichen Zwischenfall, der direkt durch die dienstliche Tätigkeit oder einen Wegeunfall auf der Reise verursacht wurde, kann ein Arbeitsunfall vorliegen.
Wie weise ich Krankheitstage im Ausland nach?
Mitarbeitende müssen auch im Ausland unverzüglich eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) einholen und dem Arbeitgeber – meist digital – übermitteln. In einigen Ländern gelten hierfür spezielle Fristen, die in der internen Reiserichtlinie verankert sein sollten.
