Deutsche Geschäftsreisende tricksen bei Reisekosten

Mehr als zwei von fünf Geschäftsreisenden in Deutschland (44 %) geben an, die Reiserichtlinie ihres Unternehmens mindestens einmal bewusst umgangen zu haben. Gleichzeitig verzichtete fast jeder Fünfte (19 %) im vergangenen Jahr bewusst darauf, legitime Ausgaben einzureichen, um nicht als Kostentreiber aufzufallen. Das zeigt die achte Global Business Travel Survey von SAP Concur. Die Ergebnisse machen deutlich, dass neben dem Verhalten der Reisenden auch die Gestaltung von Reiserichtlinien und Prüfprozessen den Umgang mit Reisekosten prägt. 

„Unternehmen möchten darauf vertrauen, dass Mitarbeitende richtlinienkonform handeln. Mitarbeitende brauchen ihrerseits die Sicherheit, legitime Ausgaben einreichen zu können. Schwammige Reiserichtlinien lassen Raum für Interpretationen und sorgen für Unsicherheit bei der Reisekostenabrechnung“, so Michael Schmitz, Head of SAP Concur MEE. „Präzise Richtlinien und digitale Leitplanken im Geschäftsreiseprozess schaffen ein gemeinsames Verständnis darüber, welche Ausgaben übernommen werden. Das gibt Mitarbeitenden Sicherheit und stärkt eine Reisekultur, in der Vertrauen und Compliance zusammengehören.“ 

Geschäftsreisende umgehen Reiserichtlinien für private Vorteile 

Knapp jeder siebte deutsche Geschäftsreisende (15 %) gibt zu, Firmenrabatte für private Reisen zu nutzen. Genauso viele haben entgegen der Reiserichtlinie schon einmal Gäste auf eine berufliche Reise mitgenommen. Jeder Achte (12 %) hat bereits eine Geschäftsreise verlängert, ohne dafür Urlaub zu nehmen oder die Führungskraft zu informieren. 

Auch bei Unternehmensmitteln weichen Reisende von den Vorgaben ab: Jeder Zehnte (10 %) hat im vergangenen Jahr mit Firmengeldern Mahlzeiten oder Ausgaben anderer Personen bezahlt. 6 % haben Firmengelder auch für private Ausgaben verwendet. Weltweit sind es mehr als doppelt so viele (13 %).  

Wie konsequent Mitarbeitende Reiserichtlinien befolgen, hängt von ihrer Position ab: 27 % der befragten deutschen Führungskräfte geben an, Richtlinien manchmal oder häufig zu umgehen. Bei Mitarbeitenden ohne Führungsverantwortung sind es lediglich 19 %. Umgekehrt sagen 26 % der Mitarbeitenden, dass es sich bei ihnen eher um seltene Einzelfälle handelt, bei Führungskräften trifft das nur auf 12 % zu.

Diese Ergebnisse deuten auf empfindliche Mehrkosten für Unternehmen hin, zumal Reisebudgets ohnehin stärker belastet werden. Der aktuelle Business Travel Index (BTI) der Global Business Travel Association (GBTA) prognostiziert, dass die weltweiten Kosten für Geschäftsreisen dieses Jahr um 7,2 % auf 1,5 Billionen Euro¹ steigen. Grund hierfür sind vor allem steigende Reisekosten, während das Reisevolumen deutlich langsamer zunimmt. Unternehmen müssen mit höheren Kosten rechnen, selbst wenn sie ihre Reiseaktivitäten nicht weiter hochfahren. 

Unklare Richtlinien und schwache Prüfprozesse begünstigen Verstöße  

Mitarbeitende nennen mehrere Gründe, warum sie Reiserichtlinien umgehen: Die Hälfte der deutschen Befragten (51 %) sagt, dehnbare Richtlinien erleichtern es, die meisten Ausgaben zu rechtfertigen. Jeder Siebte (15 %) sieht in der Reisekostenabrechnung eine Möglichkeit, ein als unfair empfundenes Gehalt auszugleichen. Etwa jeder Achte (13 %) verweist auf lückenhafte interne Prüfprozesse, durch die Verstöße unentdeckt bleiben. 

Hinzu kommt die Beziehung zum Arbeitgeber: Schränkt er das Reiseverhalten ein, fühlt sich rund jeder vierte Befragte (23 %) weniger mit dem Unternehmen und dessen Vorgaben verbunden. 6 % halten Abweichungen bei der Kostenabrechnung für normal, weil „jeder das so macht“. International liegt der Anteil bei 13 %. Auch technologische Entwicklungen verschärfen die Herausforderung: Rund drei von zehn der deutschen Geschäftsreiseverantwortlichen (30 %) vermuten, dass in ihrem Unternehmen gefälschte KI-Belege eingereicht werden. 

Geschäftsreisende reichen legitime Ausgaben aus Sorge nicht ein   

Während einige Geschäftsreisende Reiserichtlinien zu ihrem Vorteil auslegen, verzichtete fast jeder Fünfte (19 %) im vergangenen Jahr bewusst darauf, legitime Ausgaben einzureichen. Dadurch wollen sie vermeiden, dass ihre Reisekosten auffallen. Sie möchten nicht den Eindruck erwecken, mehr auf Geschäftsreisen auszugeben als andere (15 %) oder als Kostentreiber eingestuft werden (8 %).  

29 % der deutschen Reisenden reichen Reisekosten nicht ein, wenn die Ausgabe ihnen persönlich zugutekommt. Dazu zählen etwa besondere Abendessen oder zusätzlicher Komfort während der Reise. Fast ebenso viele (28 %) verzichten darauf, Ausgaben einzureichen, die das genehmigte Reisebudget überschreiten. Jeder Zehnte (10 %) rechnet ohnehin nicht damit, dass der Arbeitgeber höhere Kosten genehmigt. 

Klare Richtlinien schaffen Vertrauen bei der Reisekostenabrechnung  

Nachvollziehbare Reiserichtlinien schaffen Orientierung bei der Reisekostenabrechnung. Unternehmen sollten sie so gestalten, dass Mitarbeitende zulässige Ausgaben sicher einordnen und einreichen können. Digitale Lösungen schaffen dafür die nötige Transparenz und weisen auf unberechtigte Ausgaben, Fehler oder gefälschte Belege hin.  

Weitere Informationen zur Umfrage, einschließlich zusätzlicher Ergebnisse, finden Sie in unserem globalen Whitepaper für Geschäftsreisende: Wakefield-Report 2026: Globale Travel Studie.