Dienstreisemanagement im öD: Zwischen Bürokratie & Effizienz

Die Erwartungen an den öffentlichen Dienst steigen: Modern, digital, schnell – so wünschen sich Bürgerinnen und Bürger ihre Verwaltung. Doch wenn komplexe Vorgaben, ambitionierte Nachhaltigkeitsziele und Fachkräftemangel auf veraltete, papierbasierte Prozesse treffen, wird es schwer, diesem Anspruch gerecht zu werden. Gerade beim Dienstreisemanagement im öffentlichen Dienst zeigt sich, wie groß die Lücke zwischen Wunsch und Wirklichkeit oft ist. Die gute Nachricht: Die passenden Lösungen sind bereits verfügbar.

Es sind vor allem drei Herausforderungen, mit denen die öffentliche Verwaltung heute täglich konfrontiert ist:

Regulatorische Vorgaben und Revisionssicherheit

Dienstreisemanagement im öffentlichen Dienst ist komplex – Verantwortliche müssen sicher durch das Bundesreisekostengesetz (BRKG), die Landesreisekostengesetze, Haushaltsordnungen, Vergaberichtlinien und Vorgaben zur Drittmittelverwendung navigieren können. Bei alledem sollten die Ausgaben natürlich korrekt, transparent und jederzeit nachvollziehbar sein. Digitale Prozesse sind die Antwort auf dieses Geflecht an rechtlichen Vorgaben. Denn sie können alle relevanten Regeln direkt in den Antrag, die Buchung und die Abrechnung integrieren. Zum einen reduziert das Fehler, zum anderen ermöglicht es, Budgets in Echtzeit im Blick zu behalten und am Ende auf eine revisionssichere Dokumentation zugreifen zu können.

Gelebte Nachhaltigkeit

Die Bundesverwaltung hat sich vorgenommen, bereits 2030 klimaneutral zu sein. Damit ist die Zeit der guten Vorsätze vorbei – bei der Reisekostenverwaltung in Behörden braucht es verlässliche Daten und transparente Entscheidungsgrundlagen. Bei Nachhaltigkeit im öD spielen ISO 14083-zertifizierte Emissionsdaten eine zentrale Rolle. Denn sie machen die Klimawirkung von Flügen, Hotels oder Mietwagen vergleichbar. Mit digitaler Unterstützung lassen sich nachhaltigere Optionen bereits bei der Buchung erkennen und auswählen. So können Fortschritte später exakt ausgewertet und mit den eigenen Nachhaltigkeitszielen abgeglichen werden.

Fachkräftemangel und Mitarbeiterattraktivität 

Laut dbb Monitor 2025 fehlen dem öffentlichen Dienst rund 570.000 Beschäftigte. Und es ist so bald keine Besserung zu erwarten – im Gegenteil: In den kommenden zehn Jahren werden mindestens 1,39 Millionen Beschäftigte altersbedingt ausscheiden. Um junge Nachwuchskräfte für die öffentliche Verwaltung anzusprechen, wird es höchste Zeit, das Klischee der verstaubten Behörde wirkungsvoll zu widerlegen. Intuitive Self-Service-Lösungen, mobile Apps und die digitale Belegerfassung per Smartphone vereinfachen nicht nur den Arbeitsalltag – sie entsprechen auch den Erwartungen, die Millennials und Gen Z an moderne Arbeitgeber stellen.

Vom Papierberg zum digitalen Prozess

Wie groß der Effekt digitaler Prozesse sein kann, zeigt das Beispiel des Universitätsklinikums Tübingen (UKT). Bei mehr als 7.000 Dienstreisen pro Jahr stieß das papierbasierte Reisekostenmanagement dort mehr und mehr an seine Grenzen: Abrechnungen stauten sich, Mitarbeitende warteten teilweise monatelang auf ihre Erstattungen. Mit der zügigen Umstellung auf eine zentrale Cloud-Lösung von SAP Concur änderte sich das deutlich. Mobile Belegeinreichung und automatisierte Workflows reduzierten die Bearbeitungszeit von Monaten auf wenige Tage – insgesamt um mehr als 97 Prozent. Die Akzeptanz der Mitarbeitenden ist entsprechend hoch. Darüber hinaus profitiert das UKT seitdem von mehr Transparenz bei Drittmittelbudgets und einer spürbar entlasteten Verwaltung.

Das Beispiel zeigt: Die Digitalisierung des Dienstreisemanagements im öffentlichen Dienst muss kein Mammutprojekt sein. Moderne Cloud-Lösungen können den gesamten Prozess Schritt für Schritt abbilden – vom digitalen Reiseantrag über die richtlinienkonforme Buchung bis zur automatisierten Abrechnung und Auswertung. So entsteht Potenzial für eine deutliche Effizienzsteigerung über die gesamte Prozesskette. Wie ein reibungsloser End-to-End-Workflow gelingt, zeigt auch unser Beitrag "Digitale Reiseprozesse für den öffentlichen Dienst".

Whitepaper für mehr Effizienz im Dienstreisemanagement

Einzelne Prozesse zu digitalisieren, ist schon mal ein Anfang. Damit daraus allerdings eine moderne Reisekostenverwaltung in Behörden entsteht, braucht es einen strukturierten Ansatz, der Compliance, Nachhaltigkeit und Nutzerfreundlichkeit zusammendenkt. Wie Behörden und öffentliche Einrichtungen dabei vorgehen können, zeigt unser aktuelles Whitepaper: Es beleuchtet die zentralen Herausforderungen, nimmt strategische Hebel in den Blick und stellt konkrete Lösungswege für ein digitales Reisekostenmanagement vor. Wer sich darüber hinaus einen Überblick über den Einstieg in die Cloud im öffentlichen Dienst verschaffen möchte, dem empfehlen wir unsere Broschüre zum Thema.

Wie können Behörden ihre Reiseprozesse zukunftsorientiert und effizient gestalten? Laden Sie jetzt kostenlos unser Whitepaper herunter und erfahren Sie in dem praktischen Leitfaden, wie digitales Dienstreisemanagement den öffentlichen Dienst entlasten kann.