UK Tübingen: Digitaler Geschäftsreiseprozess

Das Universitätsklinikum Tübingen (UKT) setzt als führender Forschungsstandort auf Innovation – auch in der Verwaltung. Bei über 7.000 weltweiten Dienstreisen pro Jahr stieß das papierbasierte System an seine Grenzen: Mitarbeitende warteten oft Monate auf Erstattungen. Gemeinsam mit SAP Concur und dem Partner iProCon hat das UKT den gesamten Geschäftsreiseprozess in nur sechs Monaten digitalisiert und die Bearbeitungszeit um über 97 % verkürzt.

Vom „analogen Mittelalter“ zum digitalen Leuchtturmprojekt

Die Umstellung auf eine zentrale Plattform hat den Rückstau an Abrechnungen in Rekordzeit aufgelöst. Durch die mobile Belegeinreichung und automatisierte Workflows wurde die Bearbeitungszeit von Monaten auf wenige Tage reduziert. Dies schafft nicht nur Transparenz bei Drittmittelbudgets, sondern entlastet die Verwaltung spürbar für die Kernaufgaben in Forschung und Lehre.

„Unsere Prozesse sind jetzt klar strukturiert, jederzeit nachvollziehbar und effizienter als je zuvor. Die Einführung der SAP-Concur-Lösungen dient nun als digitales Leuchtturmprojekt für das gesamte Klinikum.“
— Jochen Stadel, Leiter Personalabrechnung, Universitätsklinikum Tübingen

Messbare Erfolge der digitalen Transformation

Das UKT profitiert heute von einer zukunftssicheren Lösung, die eine Nutzerakzeptanz von über 80 % innerhalb weniger Monate erreichte:

• Massiver Zeitgewinn: Verkürzung der Bearbeitungszeit um über 97 %.
• Hohe Akzeptanz: 80 % der Nutzer schätzen den Prozess „aus einem Guss“ bereits nach kurzer Zeit.
• Schnelle Implementierung: In nur sechs Monaten vom Projektstart zur erfolgreichen Pilotphase.
• Volle Transparenz: Echtzeit-Einblicke in Budgets und Compliance-Sicherheit bei Drittmitteln.