Vorbereitung auf den Reise-Hype nach der Pandemie

Aktuell stehen viele Zeichen auf einer Wiederaufnahme der Geschäftsreisetätigkeit. Das zeigen auch die Ergebnisse unserer aktuellen Global Business Travel Survey, laut der 96 % der Geschäftsreisenden bereit sind, in den nächsten 12 Monaten wieder zu reisen. Nicht neu, aber relevanter denn je ist jetzt die Diskussion, wie sich die COVID-19-Pandemie auf Reisen im geschäftlichen Kontext auswirken wird – von Sicherheitsaspekten über Nachhaltigkeitsbestrebungen bis hin zum Kostenfaktor.

Die naheliegende Annahme: Die Häufigkeit von Business Trips wird sinken. Doch das ist nicht die einzige These. Immer deutlicher zeichnet sich der gegenteilige Fall ab, dass die COVID-19-Pandemie Dienstreisen fördert. Teilweise ist sogar von einem regelrechten Reise-Hype die Rede, auf den sich Unternehmen vorbereiten und dem sie mit großer Flexibilität bei der Wahl der Transportmittel, der Unterkunft oder der Reisedaten begegnen müssen. Unternehmen mit automatisierten Prozessen können schneller auf Marktänderungen reagieren, da sie agiler und widerstandsfähiger sind. Die beschleunigte Digitalisierung sorgt insofern dafür, dass Unternehmen auf den Neustart der Geschäftsreise und den möglicherweise erhöhten Reisebedarf nach dem Lockdown besser vorbereitet sind.

Geschäftsreise nach Corona: Neuer Reise-Hype?

Die COVID-19-Pandemie hat die Mobilität unserer Gesellschaft zweifellos auf den Kopf gestellt. Dass die Entwicklungen des vergangenen Jahres ausgerechnet zu mehr Geschäftsreisetätigkeit führen werden, erscheint vielleicht im ersten Moment paradox. Die These wurde jedoch jüngst von der Süddeutschen Zeitung mit drei wesentlichen Kernpunkten untermauert:

1. Zunehmende globale Vernetzung: Durch die Corona-bedingte Virtualisierung hat die globale Vernetzung neue Ausmaße angenommen. Kleine und mittelständische Unternehmen bis hin zu Großkonzernen können heute mit Leichtigkeit digitale Kanäle nutzen, um Kontakt zu Partnern in aller Welt aufzunehmen und neue Geschäftsbeziehungen ins Leben zu rufen. Auf lange Sicht ist der regelmäßige persönliche Kontakt zu internationalen Geschäftspartnern allerdings unerlässlich. So sind persönliche Treffen entscheidend für die Beziehungspflege und damit für den gesamten Geschäftserfolg. Auch in einer aktuellen SAP-Concur-Umfrage geben 51 % der Führungskräfte deutscher Unternehmen an, dass ihr Unternehmen durch weniger Geschäftsreisen und Veranstaltungen im Krisenjahr geringere Einnahmen erzielt hat.
2. Die Konkurrenz schläft nicht: Die virtuelle Pflege von Geschäftskontakten funktionierte während der COVID-19-Pandemie nur, weil auch die Wettbewerber nicht reisen konnten. Sobald die ersten Unternehmen persönliche Treffen wieder aufnehmen, werden weitere Unternehmen nachziehen, um ihrer Konkurrenz in nichts nachzustehen. Unsere SAP-Concur-Studie zeigt, dass sich deutsche Führungskräfte bereits in den Startlöchern befinden, um zur Geschäftsreise zurückzukehren: So wollen 58 % der Befragten persönliche Treffen mit Kundinnen und Kunden wieder in Angriff nehmen, um Geschäftsbeziehungen nach der langen Zeit virtueller Meetings zu intensivieren – vorausgesetzt, die COVID-19-Pandemie lässt eine verantwortungsvolle Wiederaufnahme der Reiseaktivitäten zu.
3. Geschäftsreisen als Effizienz-Booster: Während Geschäftsreisen in der Vergangenheit mit langen ungenutzten Warte-, Reise und Aufenthaltszeiten verknüpft waren, lässt sich diese Zeit durch neu etablierte IT-Strukturen und -Lösungen künftig produktiv nutzen. Auch Führungskräfte haben erkannt, dass Fernarbeit nicht mehr zwangsläufig zu verlorener Zeit führt: Auch wenn in vielen Unternehmen schon während der COVID-19-Pandemie die entsprechenden Vorkehrungen für das Arbeiten im Homeoffice geschaffen wurden, planen 64 % von ihnen die Einführung digitaler Lösungen zur Verbesserung der Fernarbeit. 56 % möchten ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zudem mehr Flexibilität bezüglich Remote Work bieten und reagieren damit auf die neuen Prioritäten der Geschäftsreisenden.

Prognose für Geschäftsreisen: Auf neue Entwicklungen vorbereiten

Die Argumentation der Süddeutsche-Zeitung-Redakteure verdeutlicht: Auch in einer digitalisierten Welt gibt es gute Gründe, die Geschäftsreise nicht voreilig abzuschreiben. Geschäftsreisen bleiben weiterhin erforderlich, um persönliche Beziehungen zu pflegen und so im Wettbewerb zu bestehen. Die COVID-19-Pandemie hat uns dabei vor Augen geführt, dass digitale Lösungen effizientes Arbeiten aus der Ferne ermöglichen. Voraussetzung ist allerdings, dass Optimierungsbedarf erkannt und entsprechend darauf reagiert wird. Vor allem Nachhaltigkeitsaspekte und die Mitarbeiterzufriedenheit, aber auch Kostenaspekte und Rentabilität spielen zukünftig eine stärkere Rolle. Wollen Unternehmen mit Optimismus und Vorfreude in die Zukunft blicken, sollten Unternehmensentscheidungen datenbasiert und mit Hilfe digitaler Lösungen getroffen werden.

Diese vier Leitplanken helfen dabei, nicht nur das Geschäftsreisemanagement auf ein neues Niveau zu heben – sie sind die Eckpfeiler auf dem Weg hin zu einem intelligenten Unternehmen:

1. Rentabilität – Transparenz und Kostenkontrolle steigern und Unternehmenserfolg langfristig sichern: Mit intelligenten, datenbasierten Tools lassen sich gerade die besonders dynamischen und schwer zu kalkulierenden Reisekosten vollumfänglich einsehen und gezielt steuern. SAP-Concur-Lösungen können auf jedem Schritt einer Reise – von der Buchung über die Durchführung bis zur Abrechnung – die Kosten transparent aufschlüsseln. Neben Reisedaten, die für Flug, Hotel oder Mietwagen übermittelt werden, sind es beispielsweise Daten aus Bewirtungsaufwendungen, die für die Steuerung des Reisemanagements und der damit verbundenen Kosten herangezogen werden müssen. Dank verschiedener Analyse-Tools lassen sich intelligente Ausgabemanagement-Prozesse ableiten und Einsparpotenziale identifizieren.
2. Resilienz – Flexibilität und Agilität im Geschäftsreisemanagement fördern widerstandsfähige Geschäftsstrukturen: Sind im Geschäftsreisekontext die aktuellen Reiserichtlinien in einem Buchungstool hinterlegt und werden automatisch angewendet, können sich reisende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gerade in herausfordernden Zeiten auf regelkonforme Buchungen verlassen. Auf Arbeitgeberseite beugen SAP-Concur-Lösungen Fehlern und unvorhergesehenen Kosten vor. Sie können unterstützen, Compliance-Regeln zu implementieren, zu aktualisieren und die Ordnungsmäßigkeit im Geschäftsreisemanagement automatisiert sicherstellen. Somit wird eine agile, widerstandsfähige Geschäftsstruktur unterstützt.
3. Nachhaltigkeit – Umweltbelastungen messen und nachhaltiges Wirtschaften informiert steuern: Der CO2-Fußabdruck von Unternehmen wird zunehmend zur Referenzgröße für nachhaltiges Wirtschaften. Mit einem digitalen Geschäftsreisemanagement können unternehmensweite Reisepraktiken analysiert, ausgewertet und durch entsprechende Maßnahmen gesteuert werden. Hier kann bereits bei der Buchung eingegriffen werden: Statt kostengünstigere Flüge mit Zwischenstopps zu empfehlen, kann der Verweis auf nachhaltigere Reiseoptionen geschäftsreisebedingte Emissionen verringern. Auch bei der Abrechnung unterstützen SAP-Concur-Lösungen, nachhaltig zu agieren: Rechnungen müssen beispielsweise nicht mehr ausgedruckt werden, sondern lassen sich digital bearbeiten und archivieren.
4. Employee Experience – mit wertschöpfenden Aufgaben Produktivität erhöhen: Auf Geschäftsreisen hat insbesondere der Umgang mit administrativen, nicht wertschöpfenden Aufgaben einen entscheidenden Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit. Können Geschäftsreisende auf fortschrittliche Tools zurückgreifen, die den Arbeitsalltag erleichtern, werden kreative Freiräume geschaffen. Neben der Möglichkeit, Reisedokumente wie Bordkarten oder Mietwagen-Reservierungen digital zu verwalten, kann ein datenbasiertes Reisemanagement Sicherheit vermitteln und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unterwegs Hilfestellung geben.

Den Blick nach vorne richten und neue Wege gehen

Beim Neustart nach der COVID-19-Pandemie haben Unternehmen klare Vorteile, wenn sie Trends schnell erkennen und proaktiv steuern. Sie sollten daher das offensichtliche Optimierungspotenzial von Geschäftsreisen als Chance nutzen, indem sie Geschäftsreiseprogramme innovativ und mutig an die neue Realität anpassen und sich auf das zukünftige Wachstum vorbereiten. In einer Zeit, die sich durch kontinuierliche Veränderung und Zukunftsorientierung kennzeichnet, gilt es dabei Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter besonders vertrauensvoll und voller Zuversicht zu führen, ihnen Perspektiven aufzuzeigen und auch zu ermöglichen. Voraussetzung für dieses Selbstverständnis und das nötige Vertrauen in die getroffenen Entscheidungen liefern digitale Lösungen. Mithilfe von Daten und Analysen lassen sich Kosten, Compliance sowie Nachhaltigkeit und Employee Experience besser im Blick behalten. Unternehmen werden im Wettbewerb als First Mover wahrgenommen und sind der Konkurrenz möglicherweise einen Schritt voraus. Je früher sich Unternehmen auf optimierte Geschäftsreisen einstellen, desto besser.

Denn fest steht: Geschäftsreisende sitzen bereits jetzt auf gepackten Koffern und blicken mit Vorfreude auf ihre nächste Reise.

Ist Ihr Unternehmen schon bereit?