Wie kann der Arbeitgeber im Krankheitsfall auf Geschäftsreise unterstützen?

Alles hustet, alles niest und schnupft – im ersten Quartal 2020 erwischt wieder viele Arbeitnehmer eine Grippe oder Erkältung. Gerade Mitarbeiter, die viel unterwegs sind, wie Pendler und Geschäftsreisende, sind in öffentlichen Verkehrsmitteln und Flugzeugen häufig Viren und Bakterien ausgesetzt. Wer bereits ein wenig schwächelt, liegt schnell krank im Bett.

Als Arbeitgeber gilt es aufzuklären, zu informieren und nicht zuletzt der Fürsorgepflicht nachzukommen. Insbesondere auf Geschäftsreisen ist der Arbeitgeber in der Verantwortung für die körperliche Unversehrtheit seiner Mitarbeiter. Doch wie verhalten sich Arbeitgeber richtig und wie gestaltet sich eine angebrachte Kommunikation?

Effektive Kommunikation mit Reisenden

10 Tipps für die Umsetzung einer erfolgreichen Kommunikation mit Ihren Reisenden.

 

 

Diese 4 Tipps helfen Unternehmen und Mitarbeitern, im Krankheitsfall richtig zu kommunizieren:

 

1. Keine Panik: Mit „OODA“ kritische Situationen regelmäßig neu bewerten

Unternehmen sollten keine Panik unter den Mitarbeitern verbreiten und die Situation rational und regelmäßig neu bewerten. Bei Infektionen mit höherer Ansteckungsrate sollten Unternehmen nach dem Informationskonzept OODA-Loop (observe, orient, decide, act) handeln. Auf Grundlage eines neuen Ereignisses wird die Situation regelmäßig neu bewertet und in eine Entscheidung oder Mitarbeiterinformation übersetzt.

Maßnahmen zum Schutz der Mitarbeiter oder Informationen zu präventivem Verhalten sollten dabei nicht auf Basis von Social Media-Posts und der medialen Berichterstattung erfolgen. Vielmehr sollten Arbeitgeber auf zuverlässige, valide Quellen setzen. Je nach Unternehmensgröße kann hier ein Betriebsarzt, der Health Direktor, das Auswärtige Amt oder das Robert Koch-Institut (RKI) mit Information, Rat und Tat zur Seite stehen.

 

2. Ansteckungsgefahr minimieren

Wer seinen Mitarbeitern nützliche Tipps zu Vermeidungsstrategien oder Desinfektion an die Hand gibt, kann ihnen helfen, Viren und Krankheitserreger effizient zu meiden. Dabei ist es wichtig, die Mitarbeiter über die Kanäle zu informieren, die sie tatsächlich nutzen. Eine Push-Nachricht erreicht reisende Mitarbeiter besser und wird unterwegs eher gelesen, als ein Aushang am schwarzen Brett, ein Hinweis in der Mitarbeiterzeitung oder selbst ein Beitrag im Intranet. Mit Concur Locate können Arbeitgeber Geschäftsreisenden gezielt Informationen zukommen lassen und über präventive Maßnahmen unterrichten. Zudem können Nachrichten automatisiert und gezielt auf Grundlage entsprechender Buchungen versandt werden. Erhalten Reisende vor Abflug eine kurze Nachricht, dass sie zum Wohle ihrer Gesundheit im Zielland auf Körperkontakt, wie Händeschütteln verzichten sollten, findet sie mehr Beachtung als eine breit ausgesandte E-Mail an alle Mitarbeiter.

 

3. Über Symptome informieren
Um unverhältnismäßige Besorgnis unter den Mitarbeitern zu vermeiden, gilt: Bei der Aufklärung über Symptome nicht nach dem Gießkannenprinzip vorgehen. Vielmehr sollten lediglich die Mitarbeiter über Krankheitsfälle und entsprechende Symptome informiert werden, die auch tatsächlich in eine Region mit erhöhtem Ansteckungsrisiko reisen. Entsprechende Hinweise gilt es rechtzeitig auf dem schnellsten Kommunikationsweg zu übermitteln und Mitarbeiter sollten dazu aufgefordert werden, sich bei Symptomen auf eine Erkrankung testen zu lassen. Im Krankheitsfall ist es darüber hinaus empfehlenswert, Mitarbeitern eine Zweiwegekommunikation zu ermöglichen. So können sie sich mit dringenden Anliegen oder Rückfragen jederzeit beim Arbeitgeber melden.

 

4. Travel Manager in die Kommunikation einbeziehen

Werden Mitarbeiter auf Geschäftsreise krank, ist – neben klassischen Anlaufstellen wie Betriebsarzt der medizinische Assistenz (sofern vorhanden) – häufig auch der Travel Manager ihr erster Ansprechpartner. Gerade aus diesem Grund ist es sinnvoll, die Kollegen aus dem Travel Management in die Ausgestaltung des Kommunikations- und Handlungsplans einzubeziehen. Jede Empfehlung, die an den Mitarbeiter weitergegeben wird, sollte auch an weitere unternehmensinterne Kontaktpersonen adressiert werden. So kann vermieden werden, dass wichtige Informationen vergessen oder falsche Entscheidungen getroffen werden.

 

Wie man als Arbeitgeber seiner Fürsorgepflicht nachkommt und mit seinen Mitarbeitern im Rahmen des Risikomanagements richtig kommuniziert, erfahren Sie in unserem Leitfaden „Effektive Kommunikation mit Reisenden“.

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