10 Experten-Tipps für die Implementierung von SAP-Concur-Lösungen

Gut Ding will Weile haben – so besagt es das Sprichwort. Und so benötigen auch die Implementierung und die individuelle Konfiguration der SAP-Concur-Lösungen eine fundierte Vorbereitung. Die gute Nachricht vorab: Wenn alle Beteiligten mitziehen, kann die Einführung in nur wenigen Monaten umsetzt werden.

 

 

Unsere Erfahrung zeigt: Ein Projektplan hilft, den Überblick zu behalten. Doch welche Aufgaben sind zu erledigen? Was ist im Vorfeld zu klären? Wer ist verantwortlich? Und wie lange dauert der Roll-out? Damit unsere Kunden für alle Schritte gewappnet sind, haben wir daher Tipps von der Vorbereitung bis zur Umsetzung zusammengetragen.

 

1. Vor der Implementierung: Zeitaufwändige Aufgaben frühzeitig planen

Die Implementierung von SAP-Concur-Lösungen dauert in der Regel drei bis vier Monate. Das hängt vor allem davon ab, wie schnell Kunden die notwendigen Daten für die individuelle Konfiguration sammeln. Dabei geht es zum Beispiel um Kontonummern, Steuercodes oder die Art und Weise, wie Kosten zugeordnet werden. Die Erfahrung zeigt, dass vor der Implementierung einige interne Aufgaben anfallen, die etwas mehr Zeit benötigen. Dazu gehören zum Beispiel:

  • IT-Aufgaben, um die native Schnittstelle zu SAP herzustellen
  • Die Auswahl des Kreditkartenprogramms (z.B. Reisestellenkarte, Corporate Card)
  • Die Validierung unternehmensspezifischer Anwendungsfälle
  • Abstimmungen mit dem Risiko-, Compliance- und Betriebsrat
  • Trainings für Super-User, das heißt für Managementassistenten und Vertriebsmitarbeiter

 

2. Aufgabenteilung: Unternehmensweit alle relevanten Stakeholder involvieren

Bei den Aufgaben wird bereits deutlich: Die Implementierung ist keine One-Man-Show. Letztendlich werden die SAP-Concur-Tools von fast jedem im Unternehmen verwendet – entsprechend sind auch verschiedene Unternehmensbereiche involviert. Für die Umsetzung des Projekts sollten globale und regionale Projektmanager benannt werden. Es liegt in der Natur der Sache, dass im Implementierungsprozess das Finanz- und Rechnungswesen involviert sind sowie auch Steuerberater, die HR-Abteilung und Experten für Reisekosten. Auch IT-Experten, die zum Beispiel Schnittstellenprogramme installieren, werden einbezogen. Sehr wichtig ist es auch, Compliance-Verantwortliche und das Risikomanagement hinzuziehen.

 

3. Frühzeitige Fehlerbeseitigung: Vorab-Tests vor dem Go-live durchführen

Eine Gruppe ist im vorangegangen Abschnitt nicht genannt: die Testnutzergruppe. Das sind zum Beispiel die Kollegen, die am häufigsten reisen und Assistenten, die häufig für andere Geschäftsreisen buchen und Kosten abrechnen. Die Erfahrung zeigt, dass die SAP-Concur-Lösungen am besten vorab gemeinsam mit diesen Super Usern getestet werden. Sie sind nach dem Go-live auch ideale Mentoren für alle anderen Nutzer.

 

4. Zentrale Abrechnungen: Anbieter noch vor der Implementierung involvieren

Viele unserer Kunden suchen aktuell nach einer zentralen Lösung für die Bezahlung von Hotelrechnungen. Das Problem: Im Gegensatz zu Flug- oder Bahnreservierungen erfolgt die Zahlung erst nach der Reise. Die Reisenden zahlen individuell und sind selbst für die Prüfung der Rechnung verantwortlich. Obwohl eine zentrale Bezahllösung diesen Prozess vereinfachen würde, ist deren Umsetzung extrem komplex, da viele Faktoren berücksichtigt werden müssen: das Land, das in Concur Travel implementiert wird; die verfügbaren Kreditkarten; die Buchungsquellen und die Lösungen, die seitens des Reisebüros unterstützt werden können. Wer eine Lösung sucht, muss folglich schon vor der Implementierung alle Anbieter einbeziehen.

 

5. Verantwortlichkeitsebenen: Company Hierarchy und OrgUnits definieren

Die Frage, was OrgUnits sind, kommt vor allem bei Kunden auf, die zunächst mit Concur Expense arbeiten und zeitversetzt Concur Travel hinzufügen. In Concur Expense werden verschiedene Verantwortlichkeitsebenen im Prozess der Reisebuchung über die sogenannte Company Hierarchy abgebildet. Bei der Implementierung von Concur Travel legen unsere Kunden hingegen OrgUnits fest. Diese repräsentieren die Organisationseinheiten, die zu einem Unternehmen gehören. Üblicherweise spiegeln die OrgUnits die Kundennummern auf Seiten des Reisebüros wider und können daher dazu genutzt werden, Reiseprofile von Concur Travel zum Reisebüro zu übertragen.

 

6. Abrechnung der ausländischen Mehrwertsteuer: Mit Partnern zusammenarbeiten

Kunden fordern häufig nicht nur die inländische, sondern auch die ausländische Steuer zurück, um so den ROI zu erhöhen. Während inländische Steuercodes im System gespeichert werden können, empfiehlt sich für die ausländische Mehrwertsteuerrückerstattung die Zusammenarbeit mit einem unserer Partner, zum Beispiel mit Vatbox.

 

7. Nach der Implementierung ist vor dem Go-live: Verantwortlichkeiten klären

An diesem Punkt gibt es an verschiedenen Stellen Verantwortlichkeiten zu klären, zum Beispiel:

  • Wer ist Global Process Owner und damit verantwortlich für laufende Änderungen?
  • Wer ist als Verwaltungsrat zuständig, Änderungen umzusetzen und Prozesse zu etablieren?
  • Wer wird den Endbenutzersupport übernehmen (Firmenhotline oder SAP Concur-Hotline)?
  • Wer führt die Wartung durch (Unternehmensadministrator oder SAP Concur Service Admin)?
  • Wer ist autorisierter Kontakt für Fragen, Fehler und Probleme?
  • Welches Team prüft die Spesenabrechnungen?
  • Wer ist für das Global Reporting verantwortlich?
  • Wer pflegt und wartet die IT-Schnittstellen?

 

8. Garbage in, garbage out: Datenqualität sichern

Nur wer die Qualität seiner Daten hoch hält, bekommt gute Ergebnisse für das Reporting seiner Reisekosten. Wer zum Beispiel Workflows für bestimmte Mitarbeitertypen – vom Management über den Vertrieb bis hin zum Verwaltungspersonal – reporten möchte, muss diese Stammdaten pflegen. Die Datenqualität ist auch für Reisedaten relevant. So muss zum Beispiel für einen Flug ins Ausland der Name auf dem Ticket mit dem Namen im Reisepass identisch sein, um einreisen zu können. Mitarbeiter sollten ihren Namen im Benutzerprofil daher selbst bearbeiten können, sodass die Daten korrekt sind – egal, ob sich nun nach der Hochzeit der Nachname ändert oder ein Kollege den Zweitnamen lieber für sich behalten hat.

 

9. Genehmigung von Reisebuchungen: Mit straffen Lieferanten Deadlines in Concur Travel umgehen

Im Prozess der Reisebuchung halten Lieferanten Reservierungen für Flugtickets oder Hotelübernachtungen meist nur für 24 Stunden. Für die interne Genehmigung ist das eine straffe Deadline. Einige Anbieter wie Low Cost Carrier erfordern sogar einen Sofortkauf. Die Lösung sind automatische Benachrichtigungen, die im Prozess der Reisebuchung an den verantwortlichen Manager gesendet werden. Dieser bekommt so zwar Informationen über eine Buchung oder einen Reisekostenrichtlinienverstoß, der Buchungsprozess wird aber nicht gestört. Da für die Reisekostenabrechnung in vielen Unternehmen bereits ein Genehmigungsprozess besteht, ist es am sinnvollsten, Genehmigungen darüber zu steuern.

 

10. Die Faustregel: Concur Travel für einfache, Concur Request für komplexe Reiseanträge

Die Frage, wie Genehmigungen in SAP-Concur-Lösungen gehandhabt werden sollen, muss auf Seiten des Kunden beantwortet werden. Welches SAP-Concur-Produkt am meisten Sinn macht, hängt davon ab, wie komplex der Genehmigungs-Workflow im Unternehmen gestaltet ist. Wird der Genehmigungsprozess von nur einem Mitarbeiter umgesetzt, kann das in Concur Travel abgebildet werden. Wenn zusätzlich eine Genehmigung von einer anderen Abteilung eingeholt werden muss, wird der Genehmigungsprozess über Concur Request abgebildet. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Mitarbeiter in Hochrisikoländer reisen. Indem die Module technisch nicht miteinander verbunden werden, bleiben Anwender flexibel. Sie können über das Reiseantragsmodul ihre Reisegenehmigung handhaben und dennoch sofort in Concur Travel buchen.

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