Künstliche Intelligenz als Copilot im Geschäftsreisemanagement

Budgetkürzungen treffen nicht die Häufigkeit von Geschäftsreisen, sondern ihre finanziellen Mittel. Das ist das Ergebnis der VDR-Geschäftsreiseanalyse 2026. Geschäftsreisen bleiben damit auch im wirtschaftlich unsicheren Umfeld unvermeidbar, um berufliche Beziehungen aufrechtzuerhalten. Effiziente Prozesse werden zur Grundvoraussetzung. Künstliche Intelligenz spielt dabei eine entscheidende Rolle, um Travel Manager und Reisende zu entlasten und somit Zeit und Kosten zu sparen.

Von der Prozessoptimierung zum intelligenten Reisebegleiter

KI-gestützte Lösungen entfalten ihre Wirkung heute vor allem dort, wo sie den größten Nutzen stiften – in den administrativen Kernprozessen:

• Reisebuchung: Intelligente Optimierung von Flug- und Hotelangeboten.
• Abrechnung: Automatisierte Prüfung und Aufschlüsselung von Belegen.
• Budgetüberwachung: Analyse komplexer Ausgabenmuster zur Kostenkontrolle.

Laut VDR-Geschäftsreiseanalyse ist KI bereits in vielen Aufgabenbereichen des Geschäftsreisemanagements im Einsatz, oft befindet sie sich in der Pilotphase. Damit ist KI ein Werkzeug, das zwar im Hintergrund arbeitet, aber spürbar entlastet.

Die nächste Stufe sind KI-Agenten und -Copiloten, die Anfragen in natürlicher Sprache verstehen, kontextbezogen auf Unternehmensdaten zugreifen und Prozesse eigenständig ausführen. Für Reisende bedeutet das: Buchung, Abrechnung und Abruf von Reisedaten per integriertem KI-Booking-Agent, ohne manuelle Klicks durch App-Menüs oder Support-Anfragen. Travel Manager wechseln wiederum vom Verwalter zum Strategen: weniger operative Arbeit, mehr datenbasierte Steuerung. KI wird zum Copiloten im Geschäftsreisemanagement.

Die VDR-Geschäftsreiseanalyse 2026 als Wegweiser für KI-Piloten

Unternehmen, die KI noch nicht einsetzen stellen bereits die Weichen für ihren ersten KI-Piloten. Lediglich 7 % planen laut VDR-Geschäftsreiseanalyse keinen Einsatz oder haben noch keinen konkreten Zeitplan für die nächsten zwei Jahre. Die Stolpersteine liegen dabei nicht zwingend bei Ressourcen oder Kompetenz, sondern in der fehlenden Systemanbindung, offenen Datenschutzfragen und mangelnder Klarheit über den konkreten Nutzen. Denn KI ist kein Pflaster für ineffiziente Strukturen. Ohne saubere Daten, klare Policies und eine durchdachte Integration bleiben erhoffte Produktivitätsgewinne aus.

Mitarbeitende sind seltener eine Hürde. Die Bereitschaft, KI zu nutzen, wächst. Wo Kompetenz noch fehlt, lässt sie sich gezielt aufbauen. Zuletzt zeigte die siebte Global Business Travel Survey von SAP Concur, dass Reisende aus der DACH-Region grundsätzlich offen für eine KI-gestützte Automatisierung ihrer Geschäftsreiseprozesse sind (80 %). Gleichzeitig wünschen sie sich Unterstützung von ihrem Arbeitgeber, um sich im praktischen Umgang mit KI sicherer zu fühlen (85 %). Für Unternehmen bedeutet das: Der Faktor Mensch darf durch den Fokus auf technische Grundlagen nicht zur Nebensache werden. Mitarbeitende wollen keine Black Box, sondern nachvollziehbare Unterstützung und echte Teilhabe.

„Wenn wir die Technologie als Werkzeug begreifen, nicht als Wundermittel, dann macht KI die gesamte Geschäftsreiseinfrastruktur smarter, robuster und sicherer“, so Michael Schmitz, Head of SAP Concur MEE. „Künstliche Intelligenz bringt einen klaren Wettbewerbsvorteil. Ohne saubere Prozesse und Mitarbeitende, die mitmachen, bleibt aber auch das beste Tool nur ein teures Spielzeug.“