Krankheit auf Geschäftsreise: Arbeitgeber-Leitfaden & Schutz

Alles hustet, niest und schnupft – zum Herbst und Winter erwischt wieder viele Arbeitnehmende eine Grippe oder Erkältung. Gerade Mitarbeitende die viel unterwegs sind, wie Pendler und Geschäftsreisende, sind in öffentlichen Verkehrsmitteln und Flugzeugen häufig Viren und Bakterien ausgesetzt. Wer bereits angeschlagen ist, liegt schnell krank im Bett.

Als Arbeitgeber gilt es aufzuklären, zu informieren und nicht zuletzt der Fürsorgepflicht nachzukommen. Insbesondere auf Geschäftsreisen trägt das Unternehmen die Verantwortung für die körperliche Unversehrtheit seiner Mitarbeitenden. Dieser Artikel zeigt, welche Rechte und Pflichten gelten und wie eine angemessene Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Geschäftsreisenden aussieht.

Was ist bei Krankheit auf einer Geschäftsreise zu beachten?

Bei Krankheit auf einer Geschäftsreise gilt: Ruhe bewahren und den Arbeitgeber sofort über die Situation und den Aufenthaltsort informieren – die Krankmeldung ist auch unterwegs Pflicht. Termine vor Ort sollten umgehend abgesagt werden, um keine weiteren Personen anzustecken und dem Körper Ruhe zu gönnen. Bei schweren Symptomen oder längerer Krankheit sollte eine Ärztin oder ein Arzt am Reiseziel aufgesucht und eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausgestellt werden. Zur Absicherung im Krankheitsfall empfiehlt es sich, bereits vor Reiseantritt wichtige Notfallnummern (z.B. örtliche Botschaft, ärztlicher Bereitschaftsdienst) sowie zentrale Unternehmenskontakte (z.B. HR-Team) zu notieren und jederzeit griffbereit zu haben.

Wer zahlt bei einer Krankheit auf Geschäftsreise?

Bei dienstlichen Auslandsaufenthalten ist der Arbeitgeber verpflichtet, für die Behandlungskosten aufzukommen. Die Krankenkasse erstattet die Kosten bis zur Höhe einer vergleichbaren Behandlung in Deutschland; eventuelle Mehrkosten trägt der Arbeitgeber (§ 17 SGB V). Muss ein stationärer Aufenthalt im Krankenhaus erfolgen, werden laut Bundesreisekostengesetz die Ausgaben erstattet. Im Falle einer lebensgefährlichen Erkrankung muss der Arbeitgeber zudem die Fahrtkosten für einen Angehörigen übernehmen (§ 12 BRKG).

Übrigens: Krankheitstage während einer Dienstreise gelten weiterhin als Arbeitstage. Entsprechend können Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen sowie Fahrt- und Flugkosten in der Regel steuerfrei erstattet werden. Mehrkosten, die durch den Abbruch der Dienstreise oder zusätzliche Hotelübernachtungen aufgrund der Erkrankung entstehen, werden grundsätzlich übernommen.

Welche Fürsorgepflicht haben Unternehmen?

Unternehmen tragen die Verantwortung, alles Notwendige zu tun, um die Gesundheit und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeitenden sicherzustellen – auch und gerade auf Geschäftsreisen. Dazu gehört, Risiken im Vorfeld zu minimieren (z. B. durch Informationen zu notwendigen Impfungen, medizinischer Versorgung am Zielort oder Versicherungsschutz), aber auch im Krankheitsfall schnell und angemessen zu reagieren. Unternehmen sollten im Ernstfall direkt erreichbar sein, bei der Suche nach medizinischer Hilfe oder der Organisation der Rückreise Unterstützung anbieten und die Kosten für notwendige Maßnahmen übernehmen. Digitale Tools und Apps unterstützen Arbeitgeber bei der Erfüllung ihrer Sorgfaltspflicht und helfen dabei, während Geschäftsreisen im stetigen Kontakt mit den Mitarbeitenden zu bleiben.

Wie Unternehmen auf Krankheit auf Geschäftsreise vorbereiten?

Unternehmen sollten auf mögliche Krankheitsfälle während Geschäftsreisen vorbereitet sein und ihren Mitarbeitenden bestmögliche Unterstützung bieten. Um schnell, klar und koordiniert zu reagieren, ist ein Handlungsplan empfehlenswert. So wissen Mitarbeitende in Krankheits- oder Notfällen auf Geschäftsreisen direkt, was zu tun ist. Folgende Aspekte sollten enthalten sein:

• Checklisten für Mitarbeitende („Was tun im Krankheitsfall?“)
• Kontaktlisten (wichtige Telefonnummern, z.B. von Ansprechpersonen im Unternehmen und der jeweiligen deutschen Botschaft)
• Ablaufschemata (Wer informiert wen? Welche Schritte sind zu gehen?)
• Vorlagen für Krankmeldungen oder Unfallberichte
• Hinweise zu Versicherungsschutz, Rückreise, medizinischer Versorgung

Arbeitgeber können für ihre Mitarbeitenden zudem private Zusatzversicherungen abschließen. Dies ist empfehlenswert, da je nach Reiseland sehr hohe Behandlungskosten entstehen können. Die Krankenkasse der Mitarbeitenden übernimmt zwar die Kosten, die auch bei einer Behandlung in Deutschland angefallen wären, jedoch muss der Arbeitgeber sämtliche Mehrkosten tragen.

Krank auf Geschäftsreise – wie Unternehmen richtig informieren

Aktuelle Sicherheits- und Gesundheitshinweise bereitstellen

Je nach Reiseland und Jahreszeit sollten Mitarbeitende über das lokale Infektionsgeschehen informiert werden – idealerweise in Kombination mit allgemeinen Sicherheitshinweisen zum Zielort. Arbeitgeber sollten dabei auf zuverlässige und valide Quellen setzen, etwa Betriebsärzte, Health Manager, das Auswärtige Amt oder internationale Organisationen wie die WHO. Fortlaufend aktualisierte Reise- und Sicherheitshinweise sind beispielsweise über die App des Auswärtigen Amtes „Sicher Reisen“ abrufbar.

Präventive Tipps zur Infektionsvermeidung kommunizieren

Nützliche Hinweise zu Hygienemaßnahmen, Desinfektion oder Impfempfehlungen helfen Mitarbeitenden, das Risiko einer Erkrankung zu minimieren. Eine kurze Push-Nachricht vor Reiseantritt kann daran erinnern, auf persönliche Schutzmaßnahmen zu achten und sich über aktuelle Empfehlungen zu informieren.

Travel Manager und relevante Ansprechpersonen einbeziehen

Im Krankheitsfall sind neben der HR-Abteilung oft auch Travel Manager oder das betriebliche Gesundheitsmanagement wichtige Anlaufstellen. Es empfiehlt sich, diese frühzeitig in die Ausgestaltung von Kommunikations- und Handlungsplänen einzubinden. Empfehlungen und Informationen sollten stets an alle relevanten internen Kontaktpersonen weitergegeben werden, um Informationslücken und Fehlentscheidungen zu vermeiden.

Digitale Tools gezielt nutzen

Moderne Reise-Apps wie TripIt unterstützen Geschäftsreisende und Unternehmen dabei, den Überblick zu behalten und im Notfall schnell zu reagieren. TripIt bündelt alle wichtigen Reiseinformationen, liefert aktuelle Hinweise zu Gesundheit, Sicherheit und Einreisebestimmungen und bietet Notfallkontakte auf einen Blick. Mit der Funktion „In der Nähe“ werden medizinische Einrichtungen am Aufenthaltsort schnell gefunden. Die App bewertet zudem die Sicherheitslage von Stadtvierteln, sodass Reisende fundierte Entscheidungen treffen und sich sicher bewegen können.

Fazit: So schützen Unternehmen Reisende vor Krankheit & Co.

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Arbeitgeber eine umfassende Fürsorgepflicht für ihre Mitarbeitenden auf Geschäftsreisen haben. Durch proaktive Planung, klare Kommunikationsstrukturen und den Einsatz digitaler Tools können Unternehmen die Gesundheit ihrer Reisenden optimal schützen und im Ernstfall schnell und effektiv handeln. Dies sichert nicht nur das Wohlbefinden der Mitarbeitenden, sondern stärkt auch das Vertrauen und die Compliance.