Geschäftsreise zum Mond: Eine galaktische Reisekostenabrechnung

Buzz Aldrin, US-amerikanischer Astronaut und Mond-Pioneer, ist vielleicht der einzige Geschäftsreisende der Welt, der Spaß an der Reisekostenabrechnung hatte. Die Detailtiefe seiner vor 50 Jahren eingereichten Abrechnung überrascht. Vor allem angesichts des geringen Betrags, den Aldrin für die Reise zur Edwards Air Force Base und für Reisen in die Nähe des Cape Kennedy, wo die Apollo 11-Mission startete, aufgewendet hat. Aldrin verlangte nur 33,31 Dollar zurück, das entspricht heute etwa 232 Dollar. Aber der Mann mit dem eigensinnigen Humor schloss so eine in der Geschichte der Menschheit einzigartige Reise mit einer ebenso einzigartigen Reisekostenabrechnung ab.

Eine galaktische Reisekostenabrechnung

Zu den Höhepunkten der Reisekostenabrechnung zählt eine Auflistung seiner Reiseziele, darunter der Mond, den er über ein „Gov. Spacecraft“ erreichte. Als darauffolgende Destination wurde „Pazifischer Ozean“ angeführt, im Anschluss führte ihn die USN Hornet nach Hawaii. Er räumt ein, dass „staatliche Mahlzeiten und Unterkünfte während der Reise bereitgestellt wurden“. Und wie jeder Geschäftsreisende weiß, erfordern manche Auslandsreisen ein Zollformular. Aldrin und seine Kollegen fanden heraus, dass galaktische Reisen keine Ausnahme darstellen und führten in einem solchen „Mondgesteins- und Mondstaubproben“ auf.

Stellen Sie sich vor, Buzz Aldrin hätte bei seiner Abrechnung auf Tools wie Concur Travel und Concur Expense zurückgreifen können. Ein elektronischer Beleg für eine Mondreise könnte eine Mondtourismussteuer, täglich anfallende Gebühren für die Kommunikation mit Houston oder die Kosten für die Unterkunft der Astronauten in der Schwerelosigkeit beinhalten. Die Tools hätten diese Ausgaben für Herrn Aldrin automatisch aufgeschlüsselt und direkt in seine Reisekostenabrechnung übertragen. Denn: Wenn es jemals einen Mitarbeiter gab, der etwas Besseres zu tun hatte, als eine Spesenabrechnung zu erstellen, dann ist es ein Astronaut, der vom Mond zurückkehrt!

Mit der Einreichung und Verarbeitung der Reisedokumente von Buzz Aldrin endete der kurze Augenblick der Weltgeschichte, in dem sich jemand lächelnd mit seiner Reisekostenabrechnung beschäftigte. In der Regel verärgert dieser Prozess Geschäftsreisende eher. Während die Mondlandung eine der spektakulärsten Reiseentwicklungen in den 1960er Jahren war, nahm ein weniger auffälliger Trend seinen Lauf. Es war das Jahrzehnt, in dem sich die Luftfahrt zum bevorzugten Verkehrsmittel für amerikanische Unternehmen entwickelte. Mit dem Anstieg der Ferngeschäftsreisen kamen die gefürchteten Reisekostenabrechnungen und die damit verbundenen zeitraubenden ausgedruckten Berichte voller gehefteter oder geklebter Belege. Die Papiermassen wurden dann bürointern versendet und später an die Zuständigen zur Prüfung und Bearbeitung gefaxt.

Die Geschichte der Reisekostenabrechnung

Der epische Unmut und die hohen Kosten im Zusammenhang mit Reisekostenabrechnungen generell gaben im Jahr 1993 den Anstoß für die Gründung von SAP Concur. Als immer mehr Ausgaben für Transport und Unterkunft in Reisekostenabrechnungen Einzug hielten, erkannten die Unternehmensgründer, dass eine Zusammenführung von Concur Travel und Expense noch mehr Zeit und Ressourcen sparen würde. Von Anfang an sollten Unternehmen dabei unterstützt werden, mehr Zeit in ihr Tagesgeschäft als in Papierkram zu investieren. Dank der Innovationen von SAP Concur erwarten mittlerweile Menschen auf der ganzen Welt, dass diese Prozesse mit jedem Jahr weniger Aufwand erfordern.

Das 50-jährige Jubiläum von Buzz Aldrins außergewöhnlicher Reisekostenabrechnung traf letzte Woche auf die Global Business Travel Association (GBTA) Convention in Chicago. Travel Manager, Unternehmen aus dem Travel Management, Reiseanbieter und andere Akteure der Geschäftsreisewelt tauschten Best Practices aus und erfuhren mehr über neue Strategien zur Optimierung ihrer Arbeit. Laut einer Blitzumfrage unter Reiseeinkäufern, die wir in Zusammenarbeit mit der GBTA veröffentlicht haben, steigen die Anforderungen an sie weiter. Für SAP Concur und unsere Partner stehen die Nutzererfahrungen von Travel Managern oder Geschäftsreisenden im Vordergrund. Mit TripLink etwa können Unternehmen Hotelbuchungen, die außerhalb von Concur Travel getätigt wurden, erfassen, um einen sofortigen Überblick über die Reiseausgaben zu erhalten und die Einhaltung von Richtlinien sicherzustellen, während Geschäftsreisende mehr Flexibilität erhalten. Außerdem können Reisende automatisch Firmenrabatte in den Partner-Hotels in Anspruch nehmen.

Die Geschäftsreise der Zukunft

Die Technologie hat sich in den fünfzig Jahren seit der Mondlandung enorm weiterentwickelt und das Mobiltelefon hat das Millionenfache der Rechenleistung aller NASA-Computer im Jahr 1969. SAP Concur nutzt diese Leistung, um den Reise- und Abrechnungsprozess zu vereinfachen. So können Sie beispielsweise während einer Geschäftsreise mit der mobilen Concur-App ein Foto Ihres Belegs aufnehmen. Mittels künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen werden selbst handschriftliche Ergänzungen auf dem Beleg ausgelesen und dieser automatisch an Ihre Spesenabrechnung in der Cloud gesendet, um sie mit wenigen Klicks zu überprüfen und einzureichen. SAP Concur nutzt die Smartphone-Technologie, um das Reiseerlebnis auch in anderen Bereichen zu verbessern. Zum Beispiel mit der App TripIt, die Ihnen Details zu Ihrer Reise aufzeigt und Sie benachrichtigt, wenn es zu kurzfristigen Änderungen Ihres Reiseplans kommt.

Die meisten Geschäftsreisenden werden nicht ganz so weite Strecken zurücklegen wie die Reisenden, die vor fünfzig Jahren zum Mond und zurück gereist sind. Und die meisten werden nicht so viel Spaß wie Buzz Aldrin an reisebedingtem Papierkram haben. SAP Concur aber wird weiterhin Innovationen auf den Markt bringen, damit Reisende und ihre Kollegen weniger Zeit für das Management ihrer Reisen und mehr Zeit für ihre Kernaufgaben aufwenden können.