Mitarbeitererfahrungen
Employee Experience im Reisemanagement gestalten
Die wirtschaftliche Landschaft hat sich in den letzten Jahren rasant verändert. Für moderne Arbeitnehmer hat das kritische Nachdenken über die eigenen Prioritäten einen völlig neuen Stellenwert bekommen. Die Erwartungen an die interne digitale Infrastruktur in den Unternehmen sind drastisch gestiegen.
Viele Mitarbeiter erwägen sogar, ihren derzeitigen Arbeitgeber zu verlassen, wenn die internen Prozesse blockieren oder im Alltag frustrieren. Wenn Unternehmen dieser Aufgabe im administrativen Alltag nicht gerecht werden, riskieren sie, dass wertvolle Leistungsträger abwandern. Da die kaufmännischen Kosten für den Ersatz einer Fachkraft schätzungsweise das Zweifache ihres Jahresgehalts betragen, ist die langfristige Mitarbeiterbindung durch eine exzellente Employee Experience im Reisemanagement der deutlich bessere und wirtschaftlichere Ansatz.
Warum das Mitarbeitererlebnis Talenten wichtig ist
Dieser Trend veranlasst zukunftsorientierte Unternehmen dazu, jeden Teil ihres Geschäfts konsequent durch die Brille der Employee Experience zu betrachten – also der Summe aller Interaktionen im Unternehmen mit Menschen, Prozessen und smarter Technologie. Beschäftigte erwarten heute ein lückenloses und reibungslos funktionierendes technologisches Angebot im Job. Doch viele haben im kaufmännischen Alltag das Gefühl, genau das nicht zu bekommen. Indem Sie technologische Lösungen einführen und stetig optimieren, leisten Sie einen entscheidenden Beitrag dazu, Spitzenkräfte zu halten und die digitale Resilienz in Ihrem Unternehmen nachhaltig zu stärken.
Wie sieht das Mitarbeitererlebnis im Controlling für Ihre Reise- und Ausgabenmanagementlösung heute aus? Könnte sie einfacher, schneller oder weniger fehleranfällig sein? Dann verbessern Sie diese Erfahrung, um die Mitarbeiterzufriedenheit insgesamt positiv zu beeinflussen.
6 Fragen für einen besseren Reiseprozess
Viele HR- und Finanzteams stehen vor der Herausforderung, verdeckte Frustrationsquellen in den täglichen Arbeitsabläufen zu identifizieren. Die folgenden Fragestellungen helfen Ihnen dabei, Schmerzpunkte zu lokalisieren und Ihren Geschäftsreiseprozess gezielt zu optimieren:
1. Abrechnungen als lästige Pflichtaufgabe?
Wenn Reisekostenabrechnungen schwierig und zeitaufwändig sind, werden sie zu einer mühsamen, frustrierenden Aufgabe, die Mitarbeiter immer wieder wochenlang aufschieben. Fehlende Belege, das händische Aufschlüsseln der verschiedenen Positionen, die Suche nach der richtigen Kontokategorie: All diese Aufgaben sind mit Unsicherheit behaftet, ganz zu schweigen von komplizierten Berechnungen, die das Stresslevel im Team noch erhöhen.
Befähigen Sie Ihre Mitarbeiter, Ausgaben jederzeit und überall mobil zu erfassen, ohne Belege mühsam kopieren oder Informationen manuell eintippen zu müssen. Sorgen Sie dafür, dass mit Unternehmenskreditkarten getätigte Zahlungen automatisch und direkt an die Tools für die Spesenabrechnung gesendet werden, um die Reisekostenabrechnung zu vereinfachen.
- Beseitigen Sie Unzufriedenheit: Führen Sie eine mobile App ein, mit der Mitarbeiter unterwegs Fotos von Belegen direkt beim Bezahlen erstellen können, bevor Quittungen verloren gehen.
- Daten digital nutzen: Erfassen Sie Daten aus Online-Käufen direkt elektronisch, ohne Belege mühsam ausdrucken zu müssen.
- Automatisieren Sie die Abläufe: Überlassen Sie das Aufschlüsseln der Positionen und die Kategorisierung in der Abrechnung einer intelligenten Software.
2. Behindert der Genehmigungsprozess die Effizienz?
Der geschäftliche Reiseverkehr ist in einer globalisierten Wirtschaft hochkomplex. Darüber hinaus steigen die Ausgaben der Mitarbeiter insgesamt und die Zusammensetzung der Ausgabenarten verschiebt sich fortlaufend. Viele Unternehmen begegnen dem fälschlicherweise mit noch starreren Richtlinien und klobigen Genehmigungsverfahren, um sicherzustellen, dass nur die wirklich geschäftskritischen Reisen freigegeben werden. Für die Mitarbeiter, die sich in diesem Bürokratie-Dschungel zurechtfinden und gleichzeitig ihr eigenes Arbeitspensum bewältigen müssen, ist dies eine enorme Belastung.
Automatisierte Lösungen können den Genehmigungsprozess optimieren, sodass er für die Mitarbeiter leicht zu meistern ist, ohne dass Sicherheits- und gesetzliche Vorschriften verletzt werden. Die Mitarbeiter fühlen sich weniger frustriert und sind sofort in der Lage, die für ihre Arbeit erforderlichen Entscheidungen produktiv zu treffen.
- Beheben Sie Engpässe: Beginnen Sie den Prozess mit einem einfachen, digitalen Antrag, in dem Sie alle notwendigen Details erfassen, bevor Sie ihn automatisiert genehmigen.
- Smarter Datenabgleich: Integrieren Sie Ausgabenmanagementlösungen, die einen automatichen Abgleich von Anträgen mit Belegen durchführen.
3. Sind Teams durch Richtlinien verwirrt?
Mitarbeiter verwenden nach längerer Pause oft Tools für die Reisekosten- und Ausgabenabrechnung, die sie lange nicht mehr genutzt haben. Zudem zwingen veränderte Marktbedingungen Unternehmen regelmäßig dazu, ihre Richtlinien anzupassen, um neuen regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden. Diese ständigen neuen Workflows machen es für die Belegschaft schwieriger denn je, die Compliance beim Buchen von Reisen sicherzustellen.
- Beseitigen Sie Unsicherheit: Nutzen Sie Selfservice-Anleitungen und nützliche In-App-Inhalte direkt in einer intuitiven Benutzeroberfläche.
- Benutzerakzeptanz steigern: Fördern Sie das Lernen mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen und einem praktischen Hilfeverzeichnis auf dem Bildschirm.
- Prozesse intelligent verzahnen: Integrieren Sie Lösungen für Geschäftsreiseanträge, um aus den Anträgen automatisch fehlerfreie Reisebuchungen auszulösen.
4. Sind alle Daten an einem zentralen Ort einsehbar?
Geschäftsreisende betrachten ihre Reisetätigkeit in einer dynamischen Welt oft mit Sorg. Wenn Reisende alle nötigen Informationen zentral einsehen und von überall in Echtzeit darauf zugreifen können, trägt dies maßgeblich zu ihrer Beruhigung und Produktivität bei.
Integrieren Sie Ihre Reise- und Spesensysteme mit intuitiven Apps, um eine einzige, verlässliche Informationsquelle für alles zu schaffen – von aktuellen Reiserouten und Zeitplänen bis hin zu wichtigen Flugstornierungen oder Gate-Änderungen. Diese Apps ergänzen Ihre bestehende Infrastruktur und erweitern deren Möglichkeiten zur drastischen Verbesserung der Sicherheit und Erfüllung der kaufmännischen Fürsorgepflicht.
5. Unterstützt Ihre IT-Lösung Nachhaltigkeit?
Sicherheit und ökologische Nachhaltigkeit sind zwei der wichtigsten Prioritäten für moderne Geschäftsreisende. Aber auch Unternehmen machen sich zunehmend Gedanken über den CO2-Fußabdruck ihrer Einkäufe. Manchmal schränken veraltete Ausgabenrichtlinien die Wahlmöglichkeiten der Mitarbeiter unbewusst ein, oder sie wissen schlicht nicht, dass es umweltfreundlichere Optionen gibt.
Implementieren Sie eine moderne Software-Lösung, die die Reisebuchungen automatisch auf solche Optionen lenkt, die Ihren Nachhaltigkeitszielen entsprechen. Nutzen Sie die Ausgabendaten strategisch, um auf die Umsetzung Ihres Corporate-Responsibility-Plans hinzuarbeiten. Indem Sie den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, CO2-Emissionen einzusehen und nachhaltige Entscheidungen zu treffen, lässt sich die Mitarbeiterzufriedenheit steigern.
6. Können Sie die Stimme der Belegschaft hören?
Es ist fast unmöglich, die Employee Experience zu verbessern, wenn Sie nicht genau wissen, was Ihre Mitarbeiter wirklich wollen. Um zu erkennen, was vor sich geht, muss man mehr tun, als nur jährliche Zufriedenheitsumfragen durchzuführen. Durch kontinuierliches Zuhören und kaufmännisches Analysieren gewinnen Sie tiefe Erkenntnisse über den gesamten Ausgabenlebenszyklus.
Nutzen Sie intuitive Feedback-Mechanismen, um zu verstehen, wie sich Ihre Reise- und Ausgabenrichtlinien auf die Stimmung, das Wohlbefinden, die Produktivität und das konkrete Fluktuationsrisiko im Team auswirken. So verstehen Sie nicht nur, was passiert, sondern auch warum – und wie das Controlling gezielt helfen kann.
Fazit: Moderne Prozesse sichern Fachkräfte
Unabhängig davon, in welcher kaufmännischen Phase sich Ihr Unternehmen gerade befindet: Engagierte Mitarbeiter sind der Motor für Ihre Zukunft. Sie suchen nach digitaler Unterstützung, Inklusion und einer reibungslosen Benutzererfahrung im Job.
Die technologischen Werkzeuge für die Einhaltung interner Regeln sind vorhanden, sodass Mitarbeiter Ihre Reiserichtlinien nicht im Detail auswendig kennen müssen. Wenn sie im System etwas tun, das nicht korrekt ist, weist die Software sie in Echtzeit darauf hin und gibt eine Warnung aus. Das ist einfacher für den Nutzer und hocheffizient für den gesamten Audit-Prozess. Mit modernen Tools ersetzen Sie frustrierende Schritte durch eine motivierende, intuitive Erfahrung. Das beweist Ihren Fachkräften, dass Sie deren Zeit wertschätzen. Sie möchten live und interaktiv erleben, wie einfach und frustfrei modernes Travel & Expense Management für Ihre Belegschaft sein kann?
