Reisekostenmanagement mit automatisierter Erstattung der Umsatzsteuer

Bei zunehmender Globalisierung und steigendem Wettbewerbsdruck müssen Unternehmen heute immer komplexere Anforderungen erfüllen, um erfolgreich und wettbewerbsfähig zu bleiben. Zeitersparnis ist dabei ein wichtiger Kostenfaktor. Doch je größer Unternehmen sind und je globaler sie agieren, desto höher wird der Aufwand. Blue dot und SAP Concur sorgen in Kombination für maximale Entlastung und Kosteneinsparung beim Reisekostenmanagement und Prozessen zur Umsatzsteuerrückerstattung.

Unternehmen jeder Größenordnung sind von geltenden Umsatzsteuerregelungen betroffen. Dabei ist nicht nur die eigene Besteuerung von Leistungen wichtig, sondern auch die Vorsteuer, die für gekaufte Waren oder Dienstleistungen gezahlt wird. Denn gerade hier besteht für Unternehmen einerseits ein hoher Verwaltungsaufwand und andererseits ein hohes Einsparpotenzial. Und genau an dieser Stelle setzt Blue dot an. Denn die cloudbasierte und smarte Software automatisiert das komplexe Umsatzsteuer-Erstattungsverfahren. Dadurch können Unternehmen Zeit und Personalkosten einsparen sowie von einer transparenten Umsatzsteuer-Rückerstattung profitieren.

Mikrokosmos Mehrwertsteuer: Ein Leitfaden

In diesem Leitfaden beleuchten wir das Thema und zeigen Ihnen, wie Sie unter Einhaltung der Steuervorschriften das Thema der Mehrwertsteuerrückerstattung richtig angehen.

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Durch die Kooperation mit SAP Concur ergeben sich weitere Vorteile für Unternehmen. Denn SAP Concur macht zunächst das Reisekostenmanagement effizienter. Wird es schließlich mit den Leistungen von Blue dot verknüpft, werden Reisekostenmanagement und Umsatzsteuerrückerstattung zu einem fortlaufenden, automatisierten Prozess.

Konkrete Anwendungsszenarien für Blue dot und SAP Concur

• Sie müssen die inländische Umsatzsteuer aus Reisekosten für Mitarbeiter beziffern: Für diese Aufgabe müssen Firmen hohen Personalaufwand betreiben. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen gleichzeitig über umfangreiche Fachkenntnis verfügen, um alle Buchungen und Erstattungsanträge korrekt durchzuführen. Deshalb sind diese Arbeiten meist auch sehr fehleranfällig. Concur erleichtert zunächst das Reisekostenmanagement. Im Zusammenspiel mit Blue dot müssen dafür keine speziellen Steuerkennzeichen eingerichtet werden. Denn Blue dot gleicht automatisiert alle Transaktionsdaten für Reisekosten mit geltenden Umsatzsteuerregelungen ab und leitet den Erstattungsprozess vollautomatisch ein. Umfangreiche Prüfungen durch die lokale Steuerbehörde entfallen, da Blue dot jederzeit rechtskonform und präzise arbeitet.
• Sie wollen die ausländische Umsatzsteuer für Reisekosten Ihrer Mitarbeiter ermitteln und erstatten lassen: Die Verwaltung von Reisekosten für Mitarbeiter, die ins Ausland gereist sind, stellt Unternehmen vor größere Herausforderungen. So werden Rechnungen mit unterschiedlichen Zahlungsmitteln beglichen und die Belege selbst enthalten nicht immer alle erforderlichen Daten für eine korrekte Umsatzsteuerrückerstattung. Hinzu kommt, dass nicht jede Rechnung abzugsfähig ist. Darüber hinaus gelten in jedem Land andere Vorschriften zur Umsatzsteuer. Einen ersten Überblick und Transparenz erzielen Sie mit SAP Concur. Das Tool unterstützt Sie automatisiert bei der Verwaltung, Buchung und Kontrolle Ihrer Reisekosten. An diese Prozesse schließt die Arbeit von Blue dot nahtlos an. Nach der schnellen Integration in Ihre SAP Concur-Anwendung überprüft Blue dot die komplette Rechnungslegung vollautomatisiert und intelligent. Dabei berücksichtigt Blue dot alle aktuell gültigen Steuergesetze für genau das Land, in welchem die jeweilige Rechnung gestellt wurde. Auf der Basis der gesammelten Daten validiert Blue dot anschließend die mögliche Umsatzsteuererstattung und bereitet das Datenmaterial für die Anmeldung bei der zuständigen Steuerbehörde vor. Als Kunde profitieren Sie so von hocheffizienten Buchungsprozessen sowie einem perfekten Kosten-Nutzen-Faktor. Denn durch den Einsatz von SAP Concur und Blue dot sparen Sie Arbeitszeit und erhöhen die Chance auf Rückerstattungen, da außerdem alle Compliance-Anforderungen erfüllt werden.

Die Vorteile von Blue dot und SAP Concur auf einen Blick

• Unternehmen erhalten automatisch einen bedeutenden Prozentsatz ihrer Ausgaben für Reisen ohne eigenen Zusatzaufwand zurückerstattet.
• Firmen profitieren von maximaler Transparenz und optimalem Handling beim Verwalten von Transaktionen und Ausgaben.
• Der komplette Umsatzsteuerrückerstattungsprozess beim Reisekostenmanagement wird automatisiert, wodurch sich Personal, Zeit und Kosten einsparen lassen.
• Durch den Einsatz von Blue dot lassen sich bisher unbeachtete Potentiale bei der Umsatzsteuerrückerstattung entdecken.
• Über die Schnittstelle Blue dot direct ist es möglich Daten mit nur wenigen Klicks in das Blue dot System zu übertragen.
• Der Datentransfer zwischen SAP Concur und Blue dot erfolgt nahtlos über die API, welche mit wenigen Klicks im SAP Concur APP-Center aktiviert werden kann.

Im Zusammenspiel können SAP Concur und Blue dot ihre volle Wirkung entfalten. Aufwändige manuelle Arbeitsschritte der Buchhaltung und hohe Weiterbildungskosten fallen weg. Ebenso wird die Fehleranfälligkeit bei der Umsatzsteuerrückerstattung bei Reisekosten auf ein Minimum reduziert. Dabei spielt es keine Rolle, in welchem Land und für welche Leistungen die Rückerstattung erfolgen soll. Blue dot und SAP Concur finden vollautomatisch die beste Lösung für Ihr Unternehmen.