Barclays: Integriertes Reisekostenmanagement im Finanzsektor

Als eines der größten Finanzinstitute der Welt mit über 325 Jahren Tradition transferiert, leiht, investiert und bewahrt Barclays Geld für Millionen von Kunden. Mit 85.000 Mitarbeitenden in 50 Ländern stand die Bank jedoch vor einer enormen administrativen Hürde: Zahlreiche lokale Reisekostenrichtlinien und eine wachsende Anzahl unübersichtlicher Ausgabentypen in zwei veralteten Altsystemen machten das Ausgabenmanagement ineffizient. Um datenbasierte Entscheidungen zu treffen, Compliance-Risiken zu minimieren und Prozesse weltweit zu harmonisieren, benötigte Barclays ein integriertes, globales End-to-End-System.

Warum sich Barclays für SAP Concur entschieden hat

Die Migration auf SAP-Concur-Lösungen erforderte die Einbindung des gesamten Unternehmens. In funktionsübergreifenden Arbeitsgruppen – bestehend aus Technologie, Compliance, Steuern, HR und Finanzen – reduzierte Barclays Lücken und Überschneidungen in bestehenden Richtlinien drastisch. Das Ergebnis ist eine globale Richtlinie mit weniger als 80 klar definierten Ausgabentypen. Durch diese stark vereinfachte Kategorisierung (inklusive logischer Dropdown-Menüs für Zusatzkosten wie WLAN oder Gepäck) konnte die Fehlerquote bei Einreichungen massiv gesenkt und mithilfe von Concur Expense der gesamte Genehmigungsprozess deutlich beschleunigt werden.

Darüber hinaus profitiert das Unternehmen von einer vollkommen transparenten End-to-End-Übersicht. Diese Datenqualität ermöglicht heute smarte Budgetentscheidungen und liefert dem Einkauf belastbare Zahlen für Kosteneinsparungen bei jährlichen Lieferantenverhandlungen (Ausschreibungen).

Auf diese SAP-Concur-Lösungen setzt Barclays

• Concur Expense & Concur Travel: Für die nahtlose Erfassung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen in einem integrierten Tool.
• ExpenseIt & Concur Request: Zur sofortigen mobilen Belegerfassung und der strukturierten Vorabgenehmigung von Reiseanträgen zur Kostenkontrolle.
• Policy Audit: Sorgt für eine 100-prozentige Audit-Fähigkeit und ordnet Prüffragen direkt den entsprechenden Klauseln der Unternehmensrichtlinie zu.
• Intelligence: Führt Reise-, Spesen-, Rechnungs- und Kreditkartendaten in einem einzigen Business-Intelligence-System zusammen.
• Concur TripLink: Erfasst Flug-, Hotel- und weitere Reisedaten zuverlässig, unabhängig vom gewählten Buchungsweg.
• Concur Select Care & User Support Desk: Gewährleistet als Premium-Support-Paket eine reibungslose Produktintegration sowie Endnutzer-Support rund um die Uhr.