Warum sich dormakaba für SAP Concur entschieden hat

Wie funktioniert ein digitales und integriertes Reisemanagement in einem fusionierten, global agierenden Unternehmen? Das zeigt das spannende SAP-Concur-Kundenbeispiel des führenden Sicherheitsexperten dormakaba.

Die Herausforderung: ein digitales Reisemanagement statt viele Teillösungen

Die dormakaba International Holding AG ist ein Unternehmen mit Weltruf. Als einer der drei führenden Anbieter hat es sich auf Produkte, Lösungen und Services rund um den Zutritt zu Gebäuden und Räumen spezialisiert. Im Jahr 2015 entstand dormakaba aus dem Zusammenschluss zweier Firmen. Beide brachten in Sachen Reisemanagement Teillösungen in die Partnerschaft mit – für ein internationales Unternehmen mit 16.000 Mitarbeitern in 50 Ländern eine unbefriedigende Situation. Während Vielreisende eine IT-Lösung nutzen konnten, galt für andere Mitarbeiter die manuelle Abrechnung. Die Buchung einer Geschäftsreise war noch ein gänzlich ausgelagerter Prozess. Was fehlte, war eine zukunftssichere, integrierte Rundum-Lösung. Die Verantwortlichen des Unternehmens wünschten sich eine smarte Reisekostenabrechnung und die Möglichkeit zur Reisebuchung in einem. Manuelle und zeitaufwendige Abrechnungs- oder Buchungsprozesse sollten durch ein digitales Reisemanagement abgelöst werden, das intelligent und standortübergreifend funktioniert. Keine kleine Aufgabe.

SAP Concur – viele Erfahrungen mit ganzheitlichen Lösungen

dormakaba ging es bei seinen Zielsetzungen nicht nur darum, die heterogenen Teillösungen verschwinden zu lassen. Das zukunftsorientierte Unternehmen mit Sitz in der Schweiz wünschte sich auch einen Ansatz, der zu seiner IT-Strategie passt, zum eigenen Selbstverständnis als “intelligentes Unternehmen”. Die Wahl auf SAP Concur als Anbieter für digitales Reisemanagement fiel deshalb nicht von ungefähr. Als Teil des SAP-Ecosystems denkt SAP Concur grundsätzlich ganzheitlich. Die native Integration in bereits bestehende SAP-Produkte gehört selbstverständlich dazu. SAP Concur setzt auf eine Cloud-Lösung – sie muss nicht selbst betrieben werden, ist sicher und integriert sich problemlos in die bestehende IT-Landschaft. Die Reisemanagement-Experten versprachen zudem nicht nur Arbeitserleichterung, sondern auch eine einfachere Einhaltung der Compliance. Denn das mitdenkende System hat alle Reiserichtlinien „im Kopf“ – es weiß besser als jeder Mitarbeiter, welche Pauschalen und Kosten berechnet werden dürfen.

Die Umsetzung: ein integriertes Reisemanagement in Rekordzeit

In weniger als drei Monaten führte dormakaba Concur Travel & Expense in Deutschland ein. SAP Concur kümmerte sich dabei um die Koordination und Durchführung der Implementierung. dormakaba blieb immer im Boot – ein zentraler Ansprechpartner sorgte jederzeit für einen Überblick und volle Transparenz. Motiviert durch die reibungslose Umsetzung machte sich SAP Concur an den nächsten Schritt: Mit Unterstützung des externen SAP-Concur-Implementierungspartners IProCon erfolgte der Roll-Out bei einer weiteren deutschen Gesellschaft – in nur drei Wochen.

Das perfekt aufeinander abgestimmte Lösungspaket im Detail:

• Concur Travel & Concur Expense: Die smarte Komplettlösung für effizientes Geschäftsreisemanagement.
• ExpenseIt: Anhand abfotografierter Belege werden Ausgaben automatisch erfasst und den richtigen Kostenstellen zugeordnet.
• Service Administration: 24-Stunden-Service und Support durch erfahrene SAP Concur Experten. Für schnelle und unkomplizierte Rollouts – auch international.
• TripLink: Erfassung von Flug-, Hotel- und anderen Reisedaten – ganz egal, wie die Buchung stattfindet. 
• User Support Desk: Beratung und Unterstützung für Endnutzer – rund um die Uhr, an sieben Tagen in der Woche.
• Client Web Services: Concur Web Services integriert SAP Concur-Lösungen in bestehende Systeme und Geschäftsprozesse. Durch den beidseitigen Datenaustausch lassen sich Effizienz, Skalierbarkeit, Transparenz und Kontrolle maximieren.
• Concur Drive: Die automatische Kilometererfassung ermöglicht die komfortable Dokumentation von Entfernungen und vereinfacht Kontrolle und Rückerstattung von Fahrtkosten.

Die Vorteile des integrierten Reisemanagements liegen auf der Hand:

• Weniger Zeitaufwand: Durch die prozessoptimierte Lösung können mehrere Prozessschritte eingespart werden.
• Weniger Kosten: Standardisierung sorgt für gesenkte Betriebskosten.
• Weniger Fehler: Die manuelle Belegübertragung entfällt – Belege werden mit Expenselt einfach abfotografiert.
• Weniger Kontrollaufwand: Die Einreichung von Dubletten wird schon im System verhindert, manuelle Kontrollschritte entfallen.
• Mehr Zukunftssicherheit: Das breite SAP Concur- Produktportfolio und das SAP Concur App Center sorgen dafür, dass die gewählte Lösung auch mit zukünftigen Entwicklungen Schritt hält.

Adrian Gagala, Lead Digital Employee Solutions, Group IT bei dormakaba formuliert es so:

 „Dank des SAP Concur App Centers erhält man zusätzlich zur gewählten Lösung auch noch die Innovationskraft des digitalen Ecosystems mit über 180 Plattform­-Partnern – von Flug­ und Hotelanbietern bis hin zur Buchung von Mietwagen, Zügen sowie das Management von Compliance, Spesen und Risiken. So kann man die SAP Concur Installation mit Zusatzdiensten weiter veredeln und auf die eigenen Bedürfnisse skaliert abstimmen.“

Eben das gesamte Rundum-Paket, was Einzellösungen obsolet macht und sich den Anforderungen des Unternehmens intelligent anpasst.