Wie sieht Transparenz für ein wachsendes Unternehmen aus?

„Was sie nicht sehen, können Sie nicht kontrollieren.“ Es ist ein Motto, das für nahezu jeden Aspekt Ihres Unternehmens gilt, aber in keinem Bereich hat fehlende Transparenz eine größere Auswirkung als bei den Ausgaben. Oder, anders formuliert, fehlende Transparenz äußert sich in versteckten Ausgaben.

Von der Wichtigkeit, Ihre Ausgaben vor Augen zu haben

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie sind ein globales Unternehmen und expandieren in eine Vielzahl von Gerichtsbarkeiten und regulatorischen Umgebungen. Sie haben Mitarbeiter auf der ganzen Welt (und Mitarbeiter die weltweit auf Reisen sind), die Ihnen hier zu Hause wahrscheinlich Kopfzerbrechen bereiten. Wie können Sie sicher sein, dass Sie das Budget kontrollieren? Wie gehen Sie mit Risiken in Regionen um, die Ihnen weitgehend unbekannt sind? Wie können Sie Prozesse rund um den Globus standardisieren, wenn Sie nicht wissen, welche Protokolle befolgt werden?

All das wirkt sich auf die ausgegebenen Dollars, Euros und Yen aus, und wenn Sie diese nicht sehen und kontrollieren können, können Sie die Gelder nicht effektiv für weiteres Wachstum einsetzen.

Man muss global alles im Blick haben, um global zu wachsen

Ein messbares Wachstum erfordert einen einzigen konsolidierten Blick auf Ihre Ausgaben in Echtzeit. Dies erfordert die Nachverfolgung und Kontrolle von Geschäftsreise-Ausgaben, wo und wann immer sie anfallen, idealerweise noch bevor sie entstehen. So können alle notwendigen Mittel für Ihre Wachstumsziele verwendet werden. Wenn Unternehmen Ihre Ausgaben genau im Blick haben, können sie Kosten senken und diese Mittel umverteilen. Sie können wortwörtlich einen tieferen Einblick in ihr Geschäft erhalten, Trends früher erkennen und schneller auf Wachstumschancen reagieren. Und sie können ihr globales Budget genau vorhersagen und so bessere Entscheidungen über weitere Schritte treffen.

Wie die Pandemie Ausgaben verändert & neue Risiken geschaffen hat

Dieser Bericht analysiert anhand der SAP-Concur-Kundendaten der Jahre 2019 und 2020, wie sich die Ausgabenmuster und das Ausgabeverhalten verändert haben, und beleuchtet zwei Ausgabentypen, die im Sinne eines effektiven Risikomanagements unabhängig von den sonstigen Umständen genau überwacht werden sollten.

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Wonach Sie bei der Transparenz für Ihre Ausgaben achten sollten:

• Ein einziger, klarer Blick auf alle Ausgaben: Stellen Sie sicher, dass zentralisierten Finanzteams integrierte Geschäftsreise-Datenanalysen von jedem Geschäftsbereich und in jedem Markt, an einem Ort zur Verfügung gestellt werden.
• Interaktive, rollenbasierte Dashboards und Berichte: Geben Sie Führungskräften im gesamten Unternehmen einen Einblick in die Ausgaben ihrer Geschäftseinheiten, damit sie sehen können, was ausgegeben wurde, wo es ausgegeben wurde und was noch aussteht – gehen Sie dann ins Detail, um die erforderlichen Änderungen vorzunehmen.
• Tools, die Budgetmanagern zeigen, was geschehen ist und was als Nächstes geschehen wird: Bieten Sie Managern die Möglichkeit, den Budgets einen Schritt voraus zu sein und die Ausgaben genau an die sich ändernden Geschäftsanforderungen und -prioritäten anzupassen.
• Sichtbarkeit, um einzigartige Herausforderungen anzugehen: Sie können von der Mehrwertsteuerrückerstattung und mobilen Ausgaben bis hin zu steuerlichen und rechtlichen Anforderungen, die sich mit zunehmender Expansion erhöhen, alles in Angriff nehmen.
• Ausgabenwarnungen: Erhalten Sie E-Mails in Echtzeit, wenn die Ausgaben die vorgegebenen Budgetgrenzen überschreiten oder bestimmte Schwellen erreicht werden, sodass Sie alles unter Kontrolle haben, auch wenn Ihr Team wächst.

Diese Funktionen sind für ein gezieltes Wachstum von entscheidender Bedeutung und werden immer wichtiger, da sowohl die Ausgaben als auch die Ausgabendaten mit einer Expansion immer komplexer werden. Es ist entscheidend, alles im Blick zu haben. Das ist auch möglich.

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