Wie Sie sicherstellen, dass Reiserichtlinien befolgt werden – und was Sie tun können, falls nicht

Die gute Nachricht zuerst: Unternehmen setzen zunehmend auf Reiserichtlinien. 2015 gaben 80 Prozent der für unseren Business Traveller Report Befragten an, dass ihr Unternehmen ihnen entsprechende Vorgaben macht. 2016 waren es schon 88 Prozent. Das ist zunächst erfreulich, denn Reiserichtlinien sind das zentrale Steuerungsinstrument beim Controlling der Geschäftsreiseausgaben.

Der aktuelle Business Traveller Report zeigt allerdings auch, dass sich Geschäftsreisende oft nicht an Vorgaben halten. Fast jeder Fünfte verstößt ab und an gegen die Reiserichtlinien seines Unternehmens. Besonders oft ignorieren reisende Mitarbeiter genau die Aspekte, die Unternehmen besonders wichtig sind: vorgegebene Kostenlimits (36 Prozent), Buchungskanäle (29 Prozent) und bevorzugte Anbieter (18 Prozent).

Zwängen sie Mitarbeiter nicht in starre Korsetts

Wenn Reiserichtlinien an den Erwartungen und Ansprüchen der Mitarbeiter vorbei formuliert werden, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Geschäftsreisende Vorgaben umgehen. So können Sie dem entgegenwirken:

  • Bedürfnisanalyse: Finden Sie heraus, was den Geschäftsreisenden in Ihrem Unternehmen wichtig ist. Idealerweise nutzen Sie bereits eine Lösung für Ihr Geschäftsreisemanagement, das entsprechende Analysen zum Buchungsverhalten von Mitarbeitern ermöglicht. Falls nicht, können Sie den direkten Kontakt mit den Geschäftsreisenden Ihres Unternehmens suchen – etwa über eine entsprechende Mitarbeiterbefragung – oder auf Studien und Whitepaper zurückgreifen, die Verbände und Unternehmen der Geschäftsreisebranche herausgeben.
  •  Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellen: Sorgen Sie dafür, dass neu formulierte Reiserichtlinien die Ansprüche Ihrer Geschäftsreisenden berücksichtigen. Sollten bereits Reiserichtlinien vorliegen, lohnt es sich gegebenenfalls, diese zu aktualisieren. Achten Sie dabei auch auf Formulierungen. Ein zu kompliziertes Regelwerk erschwert Mitarbeitern den Durchblick und die Einhaltung der Richtlinien.
  • Für Sichtbarkeit sorgen: Sorgen Sie dafür, dass Mitarbeiter wissen, wo sie die Richtlinien finden und bieten Sie gegebenenfalls Schulungen an.
  • Lösung auf den Prüfstand stellen: Egal, wie gut Ihre Reiserichtlinien sind, es wird immer Mitarbeiter geben, die bestimmte Anbieter und Buchungsplattformen bevorzugen und direkt dort buchen. Wenn Sie auch außerhalb der vorgeschriebenen Kanäle getätigte Buchungen in Ihrem System abbilden möchten, kann Sie eine entsprechende professionelle Lösung für das Geschäftsreisemanagement unterstützen.

Unser Business Traveller Report unterstützt Ihre Bedürfnisanalyse. Er gibt einen Einblick in die Ansprüche und Erwartungen von Geschäftsreisenden und die daraus resultierenden Herausforderungen für Unternehmen.

 

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