Reisekostenreform als Stolperfalle bei Dienstreisen

Seit Anfang 2014 ist sie da: die Reisekostenreform. Hierbei handelt es sich um das „Gesetz zur Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts“. Das klingt zunächst nach einer Vereinfachung der Reisekostenabrechnungen. Jedoch können die neuen Regeln für Dienstreisen zu einer Stolperfalle für Unternehmen werden, die sich nicht genau mit den Inhalten vertraut machen. Jede falsche Angabe beeinflusst die Lohnbuchhaltung und hat steuerrechtliche Konsequenzen.

Um die drei größten Stolperfallen zu umgehen, sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter besser schulen und sensibilisieren:

 

1. Stolperfalle Verpflegungspauschale

Wurden bislang 6,12 oder 24 Euro je aushäusigem Arbeitstag und Dauer der Abwesenheit abgerechnet, gibt es jetzt nur noch zwei Stufen: Wer mehr als acht Stunden unterwegs ist, gibt 12 Euro ein. Bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden sind es pauschal 24 Euro. Unter acht Stunden gibt es kein Geld zurück.  Zudem gilt: Bekommt der Arbeitnehmer eine kostenfreie Mahlzeit, fällt die Verpflegungspauschale nun geringer aus. Bei der Eingabe ins System kann es vorkommen, dass der User „Provided Meals“ (gestellte Mahlzeiten) wählt statt „Benefit in Kind“ (Sachbezugswerte). Automatisierte Systeme helfen, diesen Fehler frühzeitig zu umgehen.

 

2. Stolperfalle An- und Abreise

An- und Abreisetage einer Dienstreise, die sich über mehrere Tage erstreckt, werden mit 12 Euro veranschlagt. Dabei ist es unerheblich, wie lange die Abwesenheit dauert. Das bedeutet: Bei kurzer Abwesenheit wird jetzt mehr Geld erstattet als zuvor. Manche Arbeitnehmer vergessen bei einer Geschäftsreise auch die Rückfahrt anzugeben. Beide Wege müssen im System vermerkt werden! Ein Fehler kann steuerrechtliche Konsequenzen für den Arbeitgeber haben.

 

3. Stolperfalle Tätigkeitsstätte

Statt einer „regelmäßigen Arbeitsstätte“ muss seit Januar eine „erste Tätigkeitsstätte“ festgelegt werden. Hier kann es zu begrifflichen Ungenauigkeiten kommen, auf die Arbeitgeber und -nehmer achten sollten. Bis Ende 2012 konnten Arbeitnehmer eine oder mehrere regelmäßige Arbeitsstätten haben. Seit Januar 2014 gibt es nur noch entweder keine oder eine erste Tätigkeitsstätte.

 

Unternehmen haben aber die Möglichkeit, diese Hürden zu umschiffen. Sie können ihre Mitarbeiter dabei unterstützen, indem sie ihr Reisemanagement vereinfachen und Reisekostenabrechnungen automatisieren. Das funktioniert am besten mit einer Lösung, die individuell auf die Reiserichtlinien des Unternehmens ausgerichtet ist.

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