Traveller Tracking noch nicht weit verbreitet

Nur knapp die Hälfte (43 Prozent) aller deutschen Unternehmen weiß nahezu jederzeit, wo sich seine Reisenden aufhalten. Die zum Teil unzureichende Datenlage in den übrigen Unternehmen liegt besonders bei größeren Firmen oft an Direktbuchungen (35 Prozent), deren Daten nicht erfasst werden können. Kleinere Unternehmen hingegen haben sich zum Teil noch gar nicht mit der Frage beschäftigt (36 Prozent). Zu diesem Ergebnis kommt Concur, der führende Anbieter von integrierten Lösungen für das Geschäftsreisemanagement und Teil von SAP, in Kooperation mit dem VDR.

Ein geringer Stellenwert des Themas Reisesicherheit – entweder durch fehlende Zuständigkeiten für den Bereich oder aufgrund fehlenden Bewusstseins in der Unternehmensführung – ist mit 37 Prozent ebenfalls ausschlaggebend für den lückenhaften Informationsstand. Datenschutzgründe nennen 20 Prozent der Befragten als Ursache.

Wenig Übersicht im öffentlichen Dienst

Maßnahmen wie das so genannte „Traveller Tracking“, also das Nachvollziehen des Aufenthaltsortes eines Reisenden in Echtzeit, machen es Unternehmen leichter, ihrer Fürsorgepflicht adäquat nachzukommen. Laut Studie setzt zwar erst jedes fünfte Unternehmen (22 Prozent) auf diesen Ansatz. Weitere 21 Prozent beschäftigen sich allerdings bereits mit dem Thema. Diese Zahl steigt mit zunehmender Unternehmensgröße: 38 Prozent der Firmen mit mehr als 1.500 Mitarbeitern bauen auf Traveller-Tracking-Maßnahmen. Ganz anders der öffentliche Dienst: Hier setzt nur ein Prozent der Befragten auf Traveller Tracking. Weitere 5 Prozent denken über entsprechende Ansätze nach. Dabei ergab die Studie erwartungsgemäß, dass sich besonders die Unternehmen, die auf ein Traveller Tracking setzen, eine gute Übersicht zutrauen.

Kurzfristige Buchungen nicht nachvollziehbar

Optimierungsbedarf besteht vor allem bei Reiseleistungen, die häufig kurzfristig und ohne vertragliche Vorbindungen gebucht werden – beispielsweise Taxifahrten. Hier wird der überwiegende Anteil (96 Prozent) der Fahrten nicht erfasst. Aber auch in Bereichen wie Übernachtung, Bahnreise, Flug oder Mietwagen liegen die Buchungsdaten oft nicht komplett in Echtzeit vor. Selbst den Unternehmen, die aussagen, fast immer zu wissen, wo ihre Reisenden sind, liegen nur 87 Prozent aller Flug- und 82 Prozent aller Bahnbuchungen vollständig und in Echtzeit vor. Bezüglich der Übernachtungsdaten verringert sich der Anteil schon auf 72 Prozent. Mietwagenanmietungen können nur zu 59 Prozent entsprechend nachverfolgt werden. Beim Car-Sharing sinkt der Anteil auf nur noch 5 Prozent.   

Ob es eine Travel-Management-Abteilung im Unternehmen gibt oder nicht, hat überraschenderweise keinen gravierenden Einfluss auf die Ergebnisse. Lediglich 40 Prozent der Travel Manager traut sich die Aussage zu, fast immer zu wissen, wo sich Reisenden aufhalten.

Fürsorgepflicht nachkommen

„Um ihrer Fürsorgepflicht nachkommen zu können, brauchen Unternehmen zuverlässige Angaben zum Aufenthaltsort ihrer Mitarbeiter. Dafür eingesetzte Systeme aber stoßen dann an Grenzen, wenn Schnittstellen zu den Reisedienstleistern nicht oder nur unzureichend vorhanden sind und Buchungen gar nicht oder lückenhaft abgebildet werden“, sagt Götz Reinhardt, Managing Director EMEA Central bei Concur. „Unternehmen sollten deshalb auf eine Plattform setzen, die Buchungen über alle möglichen Kanäle erfasst und die bei Bedarf um neue Schnittstellen erweitert werden kann.“