Sind Shared Services der Schlüssel zur Expansion?

Die Zentralisierung des Geschäftsreisemanagements kann ein Dreh- und Angelpunkt für strategisches Wachstum sein.

Geschäftsreisen und Reisekostenabrechnungen sind nicht überall gleich. Doch unabhängig davon, wohin Sie expandieren, müssen Sie sicherstellen, dass Sie a) Ihre Standardverfahren eingerichtet haben und Sie b) regionale Anforderungen schnell und einfach in Ihren Prozess integrieren können. Ohne Fehler und ohne Ärger.

Aus diesem Grund entscheiden sich viele wachsende Unternehmen für die Zentralisierung des Geschäftsreisemanagements als Shared-Services-Modell. Unsere Kunden, die diesen Weg gegangen sind, berichten von den folgenden Vorteilen:

  • Verbesserte Qualitätskontrolle über Prozesse und Abläufe bei gleichzeitiger Gesamtübersicht über die Ausgaben für Geschäftsreisen und Spesen.
  • Vernetzte Büros auf der ganzen Welt und verbesserte Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen.
  • Reduzierung von Zeitaufwand und Budget durch Automatisierung und Vereinheitlichung der Prozesse für Reisende und Finanzmanager.
  • Mehr Zeit für Teams, sich auf Wachstum und andere wertvolle Arbeiten zu konzentrieren.

 

Shared Services steigern nicht nur Ihre Effizienz, sie geben Ihnen auch die Zeit, sich auf Ihre Expansionsstrategie zu konzentrieren.

Wachstum ist bereits schwierig genug – es anzugehen ohne ein klares Bild davon zu haben, was ausgegeben wird, macht es nicht einfacher. Durch die Übergabe der Verantwortlichkeiten für das Geschäftsreisemanagement an eine Shared-Services-Organisation erhalten Sie einen Einblick in die Ausgaben (ganz zu schweigen von Konsistenz im Prozess).

Um dorthin zu gelangen, sind unseren globalen Kunden zufolge drei Hauptpunkte ausschlaggebend:

 

1. Zentralisieren Sie Ihre Prozesse.

Beginnen Sie jetzt mit der Zentralisierung der Ausgaben – auch wenn in Ihrem Unternehmen noch keine Systeme vorhanden sind oder keine gemeinsamen Richtlinien gelten. Harmonisieren Sie zuerst den Prozess und wechseln Sie dann zu einem einheitlicheren Programm.

Ergebnis: Ein globaler Kunde konnte 200 Kostenarten in seinem System auf 50 reduzieren. Die Reduzierung um 75 % vereinfachte den Prozess für Benutzer und Finanzteams, ohne die Übersichtlichkeit oder die Kontrolle zu beeinträchtigen.

2. Verpflichten Sie alle.  

Wenn Sie Ihre Geschäftseinheiten, Regionen und Abteilungen auf eine globale Richtlinie gebracht haben, ist eine Kultur des Engagements erforderlich, damit das Shared-Services-Modell reibungslos funktioniert. Oft lagern Unternehmen Teile der zentralisierten Ausgabenprozesse an wichtige Partner aus, was eine hervorragende Möglichkeit der Kostensenkung ist.

3. Setzen Sie ein einziges, einfaches System ein.

Stellen Sie sicher, dass alles – von den Ausgaben der Mitarbeiter über die Kreditkartenverwaltung bis hin zur Prüfung der Spesenabrechnung – zentralisiert ist. Wenn es einfach zu bedienen ist, wird es auch genutzt, sodass sich Ihr Unternehmen leichter auf das Wachstum konzentrieren kann.

 

Quick Case: Erfahren Sie, wie DHL, das weltweit größte Logistikunternehmen, seine Ressourcen fokussiert und strategische Entscheidungen geschärft hat. Lesen Sie die Fallstudie.

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