Rush Hour im Advent: Jetzt werden weltweit die meisten Abrechnungen eingereicht

Zum Jahresende stapeln sich in vielen Unternehmen Quittungen und Belege: 6,5 Reisekostenabrechnungen werden im Durchschnitt pro Sekunde eingereicht

 

Frankfurt am Main, 18. Dezember 2017 – Normalerweise ist jetzt Zeit für Besinnlichkeit. Doch in vielen deutschen Büros kommt noch einmal Hektik auf, wenn sich das Muster aus dem Vorjahr wiederholt. Denn 2016 wurden am Montag vor Weihnachten, dem 19. Dezember, global so viele Reisekosten- und Spesenabrechnungen eingereicht wie an keinem anderen Tag des ganzen Jahres. Insgesamt sind es 72 Prozent mehr als an einem durchschnittlichen Wochentag. Zu diesem Ergebnis kommt die jährliche Datenerhebung „Busiest Expense Day“ von Concur, dem führenden Anbieter integrierter Lösungen für das Geschäftsreisemanagement und Teil von SAP.

Concur konzentrierte sich bei der Untersuchung auf die Top-10-Märkte mit den meisten Ausgaben. Am 19. Dezember des vergangenen Jahres wurden in den USA, Kanada, Großbritannien, Frankreich, Deutschland, Mexiko, China, Indien, Japan und Australien mehr als 560.000 Spesenabrechnungen eingereicht, das entspricht 6,5 Expense Reports pro Sekunde. Darüber hinaus gehörten die Adventssonntage am 4. und 11. Dezember in Sachen Reisekostenabrechnung zu den betriebsamsten Wochenendtagen des vorigen Jahres. Nur Japan sticht aus dieser Statistik heraus: Hier wurden die meisten Expenses am 31. Oktober 2016 eingereicht.

Einige Branchen, wie zum Beispiel Fertigung und Maschinenbau, spüren den Expense-Ansturm mehr als andere. Am Busiest Expense Day 2016 haben Produktion und Ingenieurwesen fast doppelt so viele Ausgaben eingereicht wie an einem durchschnittlichen Tag. Andere Sektoren wie Hochschulbildung und gemeinnützige Organisationen liegen mit nur 1,5-mal so vielen Spesenabrechnungen wie an einem Durchschnittstag am unteren Ende.

 

Wie Finanzverantwortliche die Abrechnungsflut kontrollieren können

Die Menge an Abrechnungen zum Jahresende mag entmutigend wirken, aber Finanz- und Buchhaltungsteams können mithilfe der folgenden Tipps bei der Bewältigung der Abrechnungsberge unterstützt werden:

  1. Zeitplan: Finanzverantwortliche sollten einen klaren Plan erstellen. Die letzten Tage des Jahres sind schnell vergangen. Also hilft es, eine Kostenmanagementstrategie, die klare Meilensteine ​​und Fristen für Finanzteams und Mitarbeiter enthält, bereit zu halten. Freundliche Erinnerungen helfen den Mitarbeitern, die Termine einzuhalten und dabei innerhalb der Regelungen zu bleiben. Der Plan sollte regelmäßig evaluiert und den aktuellen Gegebenheiten angepasst werden.
  2. Trainings: Im Laufe des Jahres sollten Finanzverantwortliche regelmäßig Schulungen anbieten und dabei Best-Practice-Anleitungen zum Einreichen von Spesenabrechnungen vermitteln. Dies beugt im Idealfall einer Flut von Last-Minute-Fragen vor und befähigt Mitarbeiter, selbstständig zu arbeiten und Fristen einzuhalten.
  3. Papierlose Abrechnungen: Die Expense-Abläufe sollten regelmäßig überprüft werden. Viele Finanzverantwortliche sollten sich die Frage stellen, ob nicht jetzt der richtige Zeitpunkt ist, um auf automatisierte Prozesse zu setzen. Abläufe werden schneller und effizienter, während sich verlorene Belege oder Papierberge erübrigen.

„Für Buchhaltungsabteilungen stellt die Abrechnungsflut so kurz vor dem Jahresende regelmäßig eine große Belastung dar“, kommentiert Götz Reinhardt, Managing Director EMEA Central bei Concur. „Besonders problematisch kann das für Unternehmen werden, die das Kostenvolumen der noch ausstehenden Abrechnungen unterschätzen. Dann wartet am Jahresende eine unschöne Überraschung, die sich negativ auf das Geschäftsergebnis auswirken kann. Professionelle, digitale und voll automatisierte Lösungen für das Geschäftsreisemanagement bieten Transparenz und vorausschauende Kostenanalyse über noch anfallende Kosten. Das spart sowohl der Finanzabteilung als auch den Mitarbeitern kurz vor Weihnachten Zeit und Nerven.“

Mehr Informationen zu einem effizienten Abrechnungsprozess finden Sie hier.

 

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