Roadmap für die „neuen“ Geschäftsreisen

Auch wenn es in diesem Herbst und Winter noch nicht gut für Geschäftsreisen aussieht – sobald es die Lage zulässt, werden sie wieder stattfinden. Zu wichtig ist der persönliche Austausch für das Geschäft – insbesondere, wenn durch das Treffen Aufträge zu erwarten sind. Wer davon ausgeht, dass beim Reisen dann schnell alles wieder wie vorher ist, täuscht sich leider. Die Corona-Pandemie und ihre Folgen werden uns alle noch eine ganze Weile begleiten und vor allem von Reisenden – sei es nun aus beruflichen oder privaten Zwecken – eine gewisse Anpassungsfähigkeit erfordern. Mit diesen Tipps sind Geschäftsreisende auf ihre nächste Reise vorbereitet.

Eine Roadmap für die "neuen" Geschäftsreisen

Sind Sie vorbereitet, wenn Geschäftsreisen wieder möglich sind? Laden Sie das Tippsheet herunter, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Ihre Reisenden unterstützen können.

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Vor der Reise: Informieren und Buchen

Vorbereitung ist bei Geschäftsreisen im „New Normal“ das A und O. Das ist aber gar nicht so einfach: Beinahe stetig verändern sich Reisebeschränkungen und Regelungen zuhause, unterwegs und am Zielort. Einen Überblick bietet das Traveler Resource Center von TripIt. Neben den Hinweisen von offiziellen Organisationen wie der WHO sind hier Guidelines von Flughäfen, Airlines, Hotels, Autoverleihen und öffentlichen Verkehrsmitteln an einem Ort aufrufbar. Die SAP-Concur-App TripIt gibt außerdem Auskunft über Sicherheitsbewertungen für den jeweiligen Zielort.

Ist eine Reise zum gewünschten Ziel unter diesen Aspekten möglich, beginnt der Genehmigungsprozess, der je nach Unternehmen mehr oder weniger aufwendig sein kann. Stimmt der Arbeitgeber zu, ist der nächste Schritt die Reisebuchung. Beim Festlegen der Reisedaten werden länderspezifische Vorschriften wie zum Beispiel Quarantänezeiten am besten direkt mit eingeplant. Sonst verbringt der Geschäftsreisende den Business Trip im Hotelzimmer und das wichtige Meeting muss am Ende doch virtuell stattfinden.

Wer noch ungenutztes Guthaben für Flüge oder Hotels hat, sollte das wenn möglich nutzen. Sicherheit hat aber immer Priorität. Strikte und transparente Hygieneregelungen sollten daher bei jedem Dienstleister Voraussetzung sein. Außerdem ist es vernünftig, kostenlos stornier- oder umbuchbarer Flüge und Unterkünfte zu buchen. Spontane Änderungen der Lage sorgen dann nicht für zusätzlichen Frust. Spätestens jetzt sollte auch sichergestellt werden, dass beim Unternehmen aktuelle Notfallkontakte hinterlegt sind.

Am Tag der Reise: Sich selbst und andere schützen

Kurz vor der Abreise lohnt sich ein erneuter Blick ins Traveler Resource Center – Haben sich Regelungen vor Ort oder am Abflughafen geändert? Die App TripIt Pro versorgt den Nutzer in Echtzeit mit Sicherheitsinformationen am Zielort. Wenn möglich, bietet es sich insbesondere in diesen Zeiten an, online einzuchecken und elektronische Bordkarten auf das Smartphone zu laden. Das spart am Reisetag Zeit und reduziert Kontakte.

Wenn es losgeht, sollten Mund-Nasen-Schutz und evtl. weitere persönliche Schutzausrüstung griffbereit im Handgepäck verstaut sein. Handdesinfektionsmittel in erlaubter Form (bei Flugreisen gelten auch hier die üblichen Flüssigkeitsregeln) sorgen unterwegs für zusätzliche Hygiene. Auch Flughafenbestimmungen können sich ändern, ein Zeitpuffer für eventuelle Gesundheitsscreenings und Kontrollen trägt zu einem entspannten Reisetag bei. Viele Fluggesellschaften haben zudem vorübergehend einen eingeschränkten On-Board-Service; Wer selbst Getränke und Snacks und bei Bedarf ein Reisekissen mitbringt, ist auf der sicheren Seite und muss nicht auf den gewohnten Komfort verzichten.

Für den Weg zur Unterkunft  beziehungsweise zum Termin sollte es dem Reisenden freistehen, einen Transfer auswählen, mit dem er sich sicher fühlt. Je nach Uhrzeit und Strecke können öffentliche Verkehrsmittel sehr voll sein, in diesen Fällen sind Taxi oder Leihwagen sicherere Alternativen. Dasselbe gilt natürlich auch für die Rückreise!

Nach der Reise: Sicherheitsvorkehrungen und Reisekostenabrechnung

Geschafft – die Geschäftsreise ist erfolgreich zu Ende gegangen und der Reisende wieder Zuhause. Je nach Risikoeinschätzung und Möglichkeit kann es sinnvoll sein, die folgenden 14 Tage von dort aus  arbeiten, um Kollegen vor einer eventuell unbemerkten Ansteckung zu schützen. Auskunft zu weiteren Sicherheitsanweisungen geben die örtlichen Behörden. Einer der ersten Handlungen am nächsten Arbeitstag ist im Idealfall das Einreichen der Reisekosten. Wenn nötig lassen sich anhand der Belege auch Kontakte leichter nachverfolgen. In manchen Fällen können auch Kosten für persönliche Schutzausrüstung erstattet werden.

Es gibt vieles zu bedenken und beachten im „New Normal“ der Geschäftsreisen. Eine Zusammenfassung der Tipps bietet das SAP-Concur-Tippsheet. Ergänzend beugen Schulungen zu Reiserichtlinien Unklarheiten und mulmigen Gefühlen auf Dienstreisen vor. Nicht ohne Grund geben 90 Prozent aller Geschäftsreisenden bei der Global Business Travel Survey an, sich Trainings rund um dieses Thema zu wünschen. Wenn solche Trainings vom Arbeitgeber noch nicht angeboten werden, wäre die aktuelle Lage eine guter Anlass, nachzufragen.  

Weitere Tipps für den Weg ins „new normal“ für Unternehmen bietet das E-Book „ReStart Smart“.