Outsourcing von Reisebuchungen

Reisebuchungen outsourcen - ja oder nein? Welcher Unternehmenslenker kennt es nicht: In der Managemententscheidungsrunde wird oft die Frage gestellt, ob man etwas intern ausführt oder an einen externen Dienstleister outsourced. Bekanntlich stellt sich die Frage beim Thema IT, Buchhaltung oder Personalsuche. Fast niemand denkt heutzutage zum Beispiel darüber nach, das Büro nach Feierabend selbst zu putzen.

Doch beim Thema Reisebuchung und Reisekostenabrechnung werden im Deutschen Mittelstand fast wie selbstverständlich und oft ohne große Überlegungen aufwändige Prozesse am Laufen gehalten. Ein Beispiel: Mitarbeiter suchen im Internet stundenlang nach Flügen und Hotels, um ihre Geschäftsreise möglichst günstig zu halten. Auf der anderen Seite wird privates Surfen am Arbeitsplatz verboten, was sehr widersprüchlich ist.

 

Wie können Unternehmen Geschäftsreisen buchen?

Welche weiteren Möglichkeiten nutzen Unternehmen, die Geschäftsreisen zu buchen? Reise - Assistenten, die telefonisch beim Leistungsträger (Fluggesellschaft, Hotel, Mietwagenfirma) direkt anrufen, können den  Buchungsprozess übernehmen. Oder sogar eigene Reisebüros bzw TMC Implants (Ableger eines Reisebüros im Unternehmen) buchen die entsprechende Geschäftsreise.

 

Doch entstehen folgende Nachteile, wenn Reisebuchung und Reisekostenabrechnung in Eigenregie gemacht werden:

  • Bündelung von wertvollen Ressourcen, die anderweitig genutzt werden könnten (Kernkompetenz). Die Ressourcen müssen auch dann vorgehalten werden, wenn saisonal bedingt weniger gereist wird.
  • Bei einem TMC (Travel Management Company) fällt nur die volumenabhängige Service Fee/Management Fee an. TMC Implant muss im Softwarezeitalter nicht mehr sein.
  • Manuelles Suchen auf mehreren Portalen kann Stunden kosten. Dies bedeutet kostbare Mitarbeiterzeit, die zu Lasten der Kernkompetenz geht.
  • Bei einer manuellen Prüfung der Reisekostenabrechnung können absichtliche oder unabsichtliche Fehler passieren.
  • Die Prozesskosten sind hoch, weil statt auf elektronische Medien auf Papier gesetzt wird. Dies ist nicht nur teuer, sondern auch fehleranfälliger.
  • Durch die manuelle Suche wird nicht sichergestellt, dass der beste Preis gefunden wird.
  • Die komplexe Reisekostenrichtlinie kann nicht oder nur mit großem Aufwand umgesetzt werden. Dies kann zum einen teuer für das Unternehmen werden, auf der  anderen Seite entstehen bei Mitarbeitern Unzufriedenheiten, wenn zum Beispiel einige wenige Mitarbeiter plötzlich Business Class fliegen, obwohl das nach Reisekostenrichtlinie nicht erlaubt ist.

 

Durch den Einsatz von Software und einem TMCs entstehen folgende Vorteile:

  • Anwender und Policy Compliance können durch eine Software umfangreich abgebildet werden, in dem der Anwender Gültigkeitsregeln bei der Implementierung der Software erstellt (z.B. muss der Firmenname auf Hotelrechnung ersichtlich sein oder das Verbot von Genuss von Alkohol)
  • Mit Firmenkreditkarten und der automatischen Einspeisung in die Reisekostenmanagementsoftware kann das Zahlungsziel um einen Monat verlängert werden. Dies beeinflusst den Cash Flow positiv, da Verwaltungskosten durch Verzicht auf Barvorschüsse - zum Beispiel für Reisen in teure Länder - gesenkt werden.

 

Durch eine Software bei der Reisebuchung ist eine Vielzahl von Tarifen gesichert:

  1. Offizielle IATA Flugtarife (Fullfare)
  2. Negotarife (Sondertarife im Reservierungssystem)
  3. Consolidator Fares (Sondertarife von Flugticketgrosshändlern)
  4. Firmeneigene Tarife (Corporate Fares)
  5. Low Cost Carrier (offizielle und Sonderraten mit einem Corporate Account z.B. bei Easyjet)
  6. Tarife auf Charterquellen zu Nur-Flug-Sitzplatz-Preisen
  7. Ebenso Firmentarife für Mietwagen und Hotels.

 

Die Konzentration auf die Kernkompetenz des Unternehmens macht Kräfte und Ressourcen frei für innovative Produkte und höhere Wettbewerbsfähigkeit. Aber das ist noch nicht alles: Durch die Einbeziehung intelligenter Software und einem TMC werden Kosten gesenkt und Reisen anhand übersichtlicher Reportings transparenter gemacht.

 

 

Trotz der offensichtlichen Vorteile erledigen immer noch viele Unternehmen ihre Reiseprozesse in Eigenregie. Offenbar hat das Thema große Emotionalität und wird nur ungern in andere Hände gegeben. Moderne Systeme wie TripLink bieten aber auch die Möglichkeit, alle Buchungsprozesse in einem System zu bündeln, um Kosten zu sparen. Deshalb lohnt sich das Outsourcen.

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