Prozessoptimierung: 3 Tipps für Finanzentscheider

Durch die elektronische Rechnungsbearbeitung können potenziell enorme Einsparungen erzielt werden. Auch Unternehmen sind sich dessen zunehmend bewusst und wollen daher verstärkt in Digitalisierung und in die Verbesserung ihrer Geschäftsabläufe investieren. Treiber dieser neuen Strukturen und Investitionen sind vor allem Finanzentscheider. Doch wo sollten Unternehmen ansetzen, die ihre Prozesse auf den Prüfstand stellen möchten und wie entdeckt man Optimierungspotenziale?

Ein schmerzhafter Posten ist für viele CFOs das Geschäftsreisemanagement. Schließlich sind Geschäftsreisen häufig ein großer Kostenblock im Unternehmen. Diese drei Tipps helfen dabei, mehr Transparenz in Ihre Geschäftsabläufe zu bringen und versteckte Kosten – auch im Geschäftsreisemanagement – schneller zu identifizieren.

Tipps für mehr Transparenz in Geschäftsabläufen

1. Digitalisieren Sie papierbasierte Prozesse so gut wie möglich: Papier löst immer einen Medienbruch aus und ist damit ein wahrer Ressourcen- und Zeitfresser. Fehleranfälliges Abtippen, keine automatische Generierung von Echtzeit-Reports, wenig Transparenz – es wird Zeit, dass Unternehmen langfristig komplett auf manuelle oder papierbasierte Prozesse verzichten.
2. Schaffen Sie ein System für alle sicht- und unsichtbaren Finanzdaten: Ein Flug zum nächsten Geschäftstermin kann schnell 400 Euro kosten. Dabei ist eine Buchung gleichzeitig die bewusste Entscheidung dafür, diese Summe auszugeben. Was bei einer Rechnung gegen das Budget oftmals nicht bedacht wird: Im Grunde liegen die Ausgaben höher – beispielsweise durch die anfallende Mehrwertsteuer. Ein gutes System bildet sowohl sichtbare als auch unsichtbare Kosten ab und kann indirekte Kosten identifizieren, bevor das Budget durch nicht wahrgenommene Kosten schneller verbraucht ist als gedacht. Hier bietet es sich zudem nach Möglichkeit an, alle Daten in einem einzigen System zu konsolidieren. So sind sämtliche Kosten sichtbar und kalkulierbar.
3. Nutzen Sie mobile Apps – und integrieren Sie diese Daten in Ihr System: Mobile Apps machen viele Mitarbeitende glücklich. Das Smartphone bucht, bezahlt, legt Belege ab und automatisiert mühselige Genehmigungsverfahren und Prüfungsmechanismen. Aber auch mobile Daten können Finanzentscheider nicht immer in Echtzeit abrufen – beispielsweise, wenn sie in verschiedenen Systemen vorliegen. Daher kann es deswegen selbst bei digitalen Daten noch zu Systembrüchen kommen. Prüfen Sie deswegen, ob und welche mobilen Anwendungen Ihre Mitarbeitenden nutzen und integrieren Sie die Apps in Ihre Lösung für das Geschäftsreisemanagement.

Nutzen Sie die Gelegenheit, um Ihr Unternehmen fit für die Zukunft zu machen und stellen Sie Ihre Prozesse für Geschäftsreisen auf den Prüfstand!