Papierlose Reisekostenabrechnung: Schritt zum papierlosen Büro

Das papierlose Büro ist eine jahrzehntealte Vision. Aktuelle Zahlen zeigen, dass der Weg zur Verwirklichung noch immer weit ist. Doch 2020 stehen die Chancen auf ein zumindest papierarmes Büro dank kluger Software-Lösungen besser denn je.

Die Nachricht aus dem Oktober 2019 wirkt nicht eben ermunternd: Die Deutschen verbrauchen mehr Papier als jede andere Industrienation. Mit 241,7 Kilogramm pro Kopf ist der Verbrauch gegenüber dem Vorjahr sogar angestiegen. Zwar geht der Löwenanteil auf Kosten der Umverpackungen, die vor allem durch den Online-Handel immer stärkere Bedeutung erlangen. Doch Zeitschriften, Büropapiere, Zeitungen und Bücher machen immer noch 38% des Verbrauchs aus. 70% der in Büros verwendeten Papiere sind dabei aus Frischzellstoff hergestellt, der Recyclinganteil ist gering. Es scheint, als wären wir dem papierlosen Büro seit den 2000er Jahren nicht näher gekommen. Doch in den letzten Monaten kommt Bewegung in die Vision.

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Das papierlose Büro – ein starker Baustein für mehr Nachhaltigkeit

Sustainability, die Bemühungen eines Unternehmens rund um mehr Nachhaltigkeit, hat im vergangenen Jahrzehnt mehr und mehr Bedeutung erlangt. Aus vielen guten Gründen. Nicht zuletzt achten Verbraucher auf das Image von Marken und fordern zunehmend nachhaltiges Wirtschaften ein. Das zeigt unter anderem eine jährlich durchgeführte Studie von Facit Research. In der Einsparung von Papier steckt jedoch nicht nur die Chance, das klimafreundliche Profil des Unternehmens weiter zu schärfen. Sie ist auch ein wichtiger Schritt auf dem Weg der Digitalisierung und bietet die Möglichkeit, Prozesse zu verschlanken und zu vereinfachen. Die Voraussetzung dafür sind kluge Lösungen, mit denen sich getrost auf Ausdrucke und Aktenordner verzichten lässt.

Digital und zellstofffrei – wo stehen Unternehmen heute?

Digitalisierung, Automatisierung und mobiles Arbeiten sind die drei Säulen, auf denen unsere Arbeit der Zukunft steht und mit denen sich Unternehmen heute grundlegend beschäftigen. Dokumentenintensive Prozesse und Workflows stehen dabei besonders im Fokus. Laut der IDC-Studie „Print und Document Management in Deutschland 2019 – Mit Digitalisierung, Automatisierung und KI zur Operational Excellence“, bei der deutsche IT- und Fachentscheider aus über 200 Organisationen mit mehr als 100 Mitarbeitern befragt wurden, wächst die Bedeutung von Print- und Document-Management-Technologien deutlich. Die meisten Umfrageteilnehmer geben darüber hinaus an, bei vielen klassischen Bürotätigkeiten auf Papier verzichten zu wollen. Notizen auf Papier gehören bald der Vergangenheit an – in 12 bis 24 Monaten werden sie nicht einmal mehr bei einem Viertel der Unternehmen genutzt.

Verzicht auf Papier – die Rolle der GoBD

Am 28. November 2019 erschien eine Neufassung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD. Damit müssen nun nicht nur elektronisch erstellte geschäftliche Belege unveränderbar digital aufbewahrt werden. Seither ist auch sichergestellt, dass eine Erfassung von Handels- und Geschäftsbriefen oder Buchungsbelegen, die in Papierform empfangen wurden, mit Smartphones oder Multifunktionsgeräten erfolgen kann. Aus steuerlicher Sicht steht damit dem Mobilen Scannen künftig nichts mehr im Weg. Ein großer Schritt, auch für die papierlose Reisekostenabrechnung. Wichtig ist allerdings eine steuerliche Verfahrensdokumentation, die den Prozess vom Belegempfang bis zur Archivierung transparent macht.

Mobiles Scannen macht das papierlose Büro greifbar

Das mobile Scannen bringt Unternehmen dem papierlosen Büro näher. Mithilfe von Apps lassen sich Buchungen und Ablage im Vorübergehen erledigen. Belege müssen vollständig und korrekt erfasst werden – das ist eine entscheidende Voraussetzung, damit das Mobile Scannen auch aus steuerlicher Sicht sinnvoll ist. Stimmt die digitale Form tatsächlich mit dem Original auf Papier überein? Wer das bejahen kann, ist auf der sicheren Seite. Darüber hinaus müssen die digitalen Belege unveränderbar sein. Deshalb ist ein „Nur-Lese-Zugriff“ hilfreich – er schließt Änderungen an den Belegen aus. Sie lassen sich dann lediglich neu zuordnen oder austauschen. Für die Indexierung und Ordnung gelten ebenfalls Regeln, die zu beachten sind: Elektronische Belege sind – so will es das Bundesministerium für Finanzen – systematisch, übersichtlich, eindeutig und identifizierbar aufzubewahren. Viele weitere Hinweise rund um das mobile Scannen aus steuerlicher Sicht finden Sie übrigens ausführlich in unserem Whitepaper mit Regeln zum mobilen Scannen.

Die papierlose Reisekostenabrechnung – einfach und GoBD konform

Mit ihren umfangreichen Anforderungen nicht nur in Bezug auf steuerliche Fragen ist die papierlose Reisekostenabrechnung eine Sache für Experten. SAP Concur und PSP bieten gemeinsam ein Lösungspaket, das Unternehmen ein Maximum an Sicherheit bietet. Dazu gehören etwa:

• Coaching zu steuerlichen Vorgaben und deren Umsetzung
• Unterstützung bei der Erstellung einer steuerlichen Verfahrensdokumentation mit GoBD-Template
• Prozess-Audit und Zertifizierung nach GoBD und gängigen Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW)
• Kontaktaufnahme & Abstimmung mit den zuständigen Finanzbehörden
• Steuerkonforme Verlagerung der Archivierung ins Ausland

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