Neufassung der GoBD erlaubt mobiles Scannen

Die papierlose Reisekostenabrechnung ist einfach, reduziert Fehler, beschleunigt Prozesse und spart Kosten. So weit, so gut. In der Praxis sehen wir allerdings immer wieder, dass Unternehmen zögern, auf papierlose Prozesse umzustellen. Erfahrungsgemäß herrschen dabei vor allem Bedenken dergestalt, dass das Steuerrecht papierlose Prozesse, insbesondere das mobile Scannen, nicht zulassen würde. Entsprechend zögert häufig auch die Steuerabteilung, die weiterhin auf Papier setzt, um nichts falsch zu machen. Mit der nun vorliegenden Neufassung der GoBD sollte dies jedoch endgültig der Vergangenheit angehören.

Papierlose Abrechnung

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Neufassung der GoBD bringt Sicherheit

Was lange währt, wird endlich wahr. Mit Datum vom 11.07.2019 wurde die von vielen herbeigesehnte Neufassung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht.

Eine entscheidende Änderung betrifft das mobile Scannen. Denn mit der Neufassung der GoBD wird klargestellt, dass die mobile Belegerfassung mittels Smartphone und App, auch als mobiles Scannen bezeichnet, zulässig ist.

Damit erkennt die Finanzverwaltung die Digitalisierung von Papierbelegen unabhängig davon an, ob der Scan- oder Fotografiervorgang mobil, stationär, zentral oder dezentral erfolgt. Und mehr noch: Die GoBD haben selbst gegen das mobile Scannen im Ausland nichts einzuwenden, wie dies etwa bei Dienstreisen regelmäßig der Fall ist. Was dabei allerdings nicht vergessen werden sollte, ist eine steuerliche Verfahrensdokumentation, die den Prozess „End-to-End“ – vom Belegempfang bis zur Archivierung – lückenlos dokumentiert.

Mit den am digitalen Fortschritt ausgerichteten Änderungen stellt das GoBD-Update damit einen deutlichen Zugewinn an Rechtssicherheit und Klarheit für die Unternehmenspraxis dar. Die Unternehmen werden es dem Bundesministerium der Finanzen danken, gehen damit doch erhebliche Vereinfachungen sowie Möglichkeiten zur Prozessoptimierung im Bereich der Reisekostenabrechnung einher.

Wenn Sie mehr über die Novellierung der GoBD erfahren möchten, können Sie diese in der Version 3.0 des GoBD-Leitfadens für die Unternehmenspraxis nachlesen, den Sie unter www.gobd.de kostenlos herunterladen können.

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