So gelingt das Zusammenspiel von ERP und Reisekostenmanagement

„Wissenschaft wird wohl niemals mit einem besseren Bürokommunikationssystem daherkommen als einer Kaffeepause.” Als der amerikanische Baseballspieler Robert Earl Wilson so über das Plaudern im Büro sinnierte, waren Cloud Computing, Virtual Reality oder Social Media noch Zukunftsmusik. Auch heute ist die Kaffee- oder Zigarettenpause (Gott sei Dank, letzteres immer weniger!) für viele eine wichtige Gelegenheit, um Neues aufzuschnappen, Gedanken auszutauschen und Meinungen einzuholen. „Hast Du schon gehört...?“

Unternehmen, die in Zeiten von Digitalisierung und Internationalisierung nicht das Nachsehen haben möchten, müssen ihre Kommunikationsprozesse allerdings vermehrt überdenken. Zu diesem Ergebnis kommt die Studie „Trendmonitor Interne Kommunikation“, herausgegeben von der School for Communication and Management (SCM) und MPM Corporate Communication Solutions. Es geht darum, schneller, flexibler und verlässlicher zu kommunizieren. Damit ist keinesfalls nur das Gespräch zwischen Management und Mitarbeiter, Vertriebler und Kunde gemeint. Auch die Kommunikation der vielen Systeme und Lösungen, die Firmen heutzutage einsetzen, muss verbessert werden. Warum? Nur so lassen sich Ressourcen wirklich bedarfsgerecht planen und steuern, Fehler vermeiden, Aufwand reduzieren und – das wünschen wir uns doch alle – Prozesse optimieren.

SAP und Concur wissen um die immense Wichtigkeit reibungsloser und gut geplanter Kommunikation. Deshalb unterstützen wir Anwender mit einer gemeinsam entwickelten nativen Integration der Systeme. Der Vorteil für Anwender: Sie profitieren von einer nahtlosen Übertragung der Reisekostendaten ins SAP-System. Abrechnungsfehler und damit einhergehende Verzögerungen von Reisekostenrückerstattungen lassen sich so deutlich verringern. Nativ integriert sind im Moment SAP ERP, SAP S/4Hana und SAP S/4 Hana Cloud sowie SAP Sucess Factors Employee Central und SAP Business One in der EA Phase. Die native Integration von HCM Payroll ist in Planung.

Durch den bidirektionalen Datenaustausch können Unternehmen alle benötigten Stammdaten aus dem SAP ERP in die Concur-Lösung einlesen, Reisekostenabrechnungen in das ERP überführen und die korrekte Datenübertragung ermöglichen. Das Ergebnis: präzise Buchungsvorgänge und eine zügige Zahlungsabwicklung. Bisher konnten Anwender die Datenübergabe von einem in das andere System lediglich über eine Middleware bewerkstelligen, eine Art Dolmetscher. Andere Firmen nutzten eigene Anwendungen. Die Integration von Concur und SAP verknüpft beide Systeme über Webservices und ist deutlich verlässlicher und effizienter. Goodbye Dolmetscher!

Einige konkrete Beispiele: Die Integration ermöglicht es, mögliche Fehlerquellen wie falsche Kostenstellenzuordnungen zu ermitteln und zu beseitigen. Erst wenn der Fehler behoben und alle Daten stimmig sind, ist der Abrechnungsprozess beendet. Außerdem ist die Datenübertragung zwischen Concur und SAP absolut sicher, denn die Kommunikation erfolgt via HTTPS-Verschlüsselung. Da die Kommunikation immer vom SAP-System ausgeht, gibt es von außen zudem keinen ungewollten Zugriff auf Kundensysteme. Ein positiver Nebeneffekt: Die Systeme können sich viel regelmäßiger, ja nahezu in Echtzeit, absprechen.

Und wie lässt sich die Integration von Concur und SAP bewerkstelligen? Denkbar einfach, denn ein Installationsassistent begleitet den Anwender durch die gesamte Implementierung. Abgesehen von der einmaligen Einrichtung sind die nativen Integrationsfunktionen kostenlos. Wer doch noch Fragen zur Schnittstelle hat, kann sich an die erfahrenen SAP-Concur-Partner wenden.

Wenn IT-Systeme so reibungslos miteinander kommunizieren wie SAP und Concur, haben Mitarbeiter auch wieder mehr Zeit für eine Kaffeepause – und einen Plausch mit den Kollegen.

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