Jahresendspurt beginnt: Die dritte Dezemberwoche ist die arbeitsintensivste Zeit für Buchhalter

Aktuelle Erhebung von Concur: Ende des Jahres steht Buchhaltern weltweit viel Arbeit ins Haus, denn es gibt so viele Spesenbuchungen wie nie. Automatisierte und mobile Lösungen helfen, Hektik zu mindern

Buchhalter aufgepasst: Wie Concur, der führende Anbieter von integrierten Lösungen für das Geschäftsreisemanagement und die Reisekostenverwaltung, jetzt herausgefunden hat, gehört die dritte Dezemberwoche zu den traditionell arbeitsintensivsten Wochen des Jahres. Denn der dritte Montag im Dezember ist bereits seit Jahren der Tag, an dem die meisten Mitarbeiter weltweit ihre Abrechnungen einreichen. In Deutschland war der 20. Dezember 2013 der stressigste Tag des Jahres bezüglich Reisekosten-Reports. Concur hat für diese Erhebung insgesamt 23.000 Unternehmen und 27 Millionen Mitarbeiter in 150 Ländern verglichen, die auf die Reisebuchungs- und Abrechnungslösungen von Concur setzen. Auch in Ländern wie Großbritannien, den Niederlanden, Frankreich, Schweden, Spanien oder Italien ist der 20. Dezember der bei weitem geschäftigste Spesentag des Jahres. In Japan hingegen reichen noch mehr Mitarbeiter ihre Ausgaben am 24. ein.

Viele Angestellte sind bereits im Weihnachtsmodus und haben sich auf ruhige Feiertage eingestellt. Für die Finanzabteilungen sind die Tage vor dem Fest aber die stressigste Zeit des Jahres. Doch woran liegt das? Zum einen rufen die Finanzabteilungen derzeit verstärkt zur Eingabe noch fehlender Daten auf, um so alle Umsätze verlässlich im Jahresabschluss aufführen zu können. Zum anderen hoffen viele Mitarbeiter aber auch auf noch nicht gezahlte Reisekostenrückerstattungen, die den zum Weihnachtsfest geplagten Geldbeutel entlasten könnten. Nicht zu vergessen sind die Ausgaben für Weihnachtsfeiern und Kundenevents, die sich im Dezember häufen und noch verrechnet werden müssen. Daher ist die Vielzahl an Speseneinreichungen zum Ende des Jahres durchaus vorhersehbar und Unternehmen können sich gut vorbereiten.

So ist es beispielsweise ratsam, wenn alle Mitarbeiter rechtzeitig erinnert werden, ihre Abrechnungen einzureichen. Trainingsvideos oder Webinare demonstrieren die Anforderungen der Finanzabteilung. Wichtig ist zudem, dass die Abrechnungen alle relevanten Dokumente und Quittungen enthalten – das verhindert Verzögerungen. Eine Möglichkeit, die Buchhaltung zu entlasten und Stress zu mindern sind automatisierte Abrechnungssysteme.

Mit der mobilen App von Concur können Anwender Kostenabrechnungen auch mit dem Smartphone einreichen und unterwegs bearbeiten. Die Belege können einfach und schnell mit dem Smartphone abfotografiert und dann mit einem Knopfdruck in das System eingespeist werden.

Ein Großteil der Kunden von Concur arbeitet bereits mit der mobilen Anwendung. Die Analyse des vergangenen Jahres hat ergeben, dass die folgenden vier Industriezweige mehr als 37 Prozent aller global eingereichten Spesen ausmachen: Das Gesundheitswesen steht mit 10,8 Prozent an erster Stelle, dicht gefolgt von Pharmazie mit 10,3 Prozent und Retail (8,8 Prozent) sowie Produktion (7,7 Prozent).

Wenn es um die Art der Ausgaben bei den Reisekosten in der dritten Dezemberwoche geht, liegen Unterkünfte und Flüge weit oben und machen mehr als 88 Millionen Euro weltweit aus. Die Ausgaben für Mahlzeiten und Telefon liegen an dritter und vierter Stelle.

Andreas Mahl, Marketing Director DACH bei Concur, kommentiert: „Auch wenn die Weihnachtszeit besinnlich sein sollte, ist sie im Büro oftmals eine sehr hektische Zeit, in der die meisten Abrechnungen eingereicht und bearbeitet werden. Diejenigen Unternehmen, die langwierige und manuelle Prozesse mit automatisierten und vielleicht sogar mobilen Methoden ersetzt haben, sind hier klar im Vorteil. Zudem untermauert unsere Untersuchung: Mobile Mitarbeiter und Arbeitsprozesse sind weiterhin auf dem Vormarsch. Das betrifft alle Bereiche unseres privaten und beruflichen Lebens – darunter auch die Reisekostenabrechnung. Concur kann Firmen und Organisationen dabei unterstützen, effizienter zu planen und zu wirtschaften – und das nicht nur am Ende eines Geschäftsjahres.“

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